キヤノンソフト情報システムに聞く

多回線対応ライトニングFAX

「ライトニングFAX」は、WindowsサーバにインテリジェントFAXボードを差し込み、サーバ上でFAX送受信機能を実現するFAXサーバ製品です。これにより、クライアントPC上からの閲覧や送信・転送・編集が行え、受信と同時にFAXを該当のボックスに自動で仕分けすることが可能です。

インテリジェントFAXボードは、世界シェアNO.1の通信ボードを採用しています。そのため、FAX通信の相互接続問題を気にする必要がありません。通信処理はすべてボード上で行われるため、サーバ自体に負荷をかけませんので、標準的なスペックのサーバで構築できます。またアナログ回線はもちろん、INS64やINS1500であっても直接ボードに接続し、高価なTAやPBXを導入することなく、最大７２０回線という多回線FAXシステムを構築することができます。

「ライトニングFAX」は1998年に販売を開始して約10年になります。当初はカナダの製品の日本総販売代理店として販売しておりました。しかし、FAXサーバは、通信・ハードウエア・ソフトウェア・運用など幅広いサポートが求められる性質の製品であることから、ソースコードを買い取り、以降はお客様に安心してお使いいただけるよう、開発・販売・サポート・構築までのすべての体制を整えています。 　　　　　　　

1000サーバを超える導入実績の理由はAPI

「ライトニングFAX」は日本で約1000サーバの導入実績があります。その8割は何らかのシステムと連携し、ソリューション型のFAXサーバシステムとして高く評価されています。 　　　　　　　

連携における、最大の特長は、当社独自の非常に簡単なスクリプトタイプのAPIの提供です。また、送信系と送受信の結果を取得するフィードバックAPIも用意しています。ファイルインターフェースになっているため、既存システムや他社パッケージとの連携を工数をかけずに容易に行えます。FAXのイメージデータはTIFF形式で渡されますが、2008年3月末はPDFにも対応していく予定です。

受信系ではQRコード・OCR・文書管理、送信系では帳票・データベース・メインフレーム、送受信系ではメール・ERP・CRM・複合機といった幅広い連携を行うことができます。その中でも帳票系やOCRとの連携が最も多く、「SVF」で作成した帳票を自動的に送信する仕組みでのご採用が増えています。

FAX業務のコンプライアンス対策にも威力を発揮

FAXはコピー機などと同様に、総務部で管理されているという企業様も多く、現場で使われているFAX業務とシステムを連携することによって、改善できる業務がまだまだあると感じています。「ライトニングFAX」の利用で、昨今、各社様の関心が高まっている内部統制にも繋がる環境を構築することも可能です。 　　　　　　　

企業に導入されているFAX機が、各フロアや各部署に置かれているというような形ですと、送受信の管理や履歴はそれぞれFAX機ごとに行うということになり、特に顧客との取引データが記載されている書類のやり取りには統制上に問題があります。「ライトニングFAX」の導入で、送受信の履歴管理の一元化や、送信先番号を用いた送受信制御を行うことが可能です。 　　　　　　　

たとえば、「ライトニングFAX」では、セキュリティ面にもオプションを使ったさまざま機能を持たせることができます。送信前に上司に承認を得るようなワークフローの追加や、相手先のFAX番号が正しいかを自動判別するといった機能によりFAXの誤送信防止を実現します。

また、ERPや業務アプリケーションといったITを導入し効率化を行うように、受注エントリー作業の負荷軽減や誤入力によるリスク回避を、FAX送受信のシステム化によって実現できると考えております。

ウイングアークと生み出すFAXイノベーション

通常FAX機に紙で届くFAXドキュメントは、オペレータによる手作業でデータが入力されていきます。コンプライアンスの観点からも、人為的な入力ミスや元データとなる紙の紛失は今後大きな問題となってまいります。また入力後のFAXデータを活用しきれず、スムーズなFAX返信につなげられない点も業務の妨げになり非効率的です。

これらの問題は、FAX受信から送信までの流れをシステム化することにより解消できると考えており、「ライトニングFAX」とウイングアークの「StraForm-X」と「SVF」でその仕組みを簡単に構築できます。

従来は紙で受信していたFAXを「ライトニングFAX」で受け、TIFFイメージにそのまま変換。そのデータを今度はOCRソフトに渡し、文字を認識していきCSV形式で出力します。しかしOCRソフトでは100％文字認識をすることはできません。そこで、「StraForm-X」と連携することにより、FAXで送られてくる紙のイメージをWebの画面にし、読み取ったデータの校正・確認を行います。さらにCSVで出力したデータをXML形式に変換しデータベースに登録します。今度は登録されたデータを「SVF」に渡すことで、受信したFAXデータをもとに、帳票を作成し、そのデータをライトニングFAXに渡してあげることで該当のあて先にそのまま自動FAX配信を行えます。

これにより、一つ一つ手作業で行っていたFAX業務を総合的にIT化することができます。
業務効率の向上やセキュリティ面での改善が実現します。さらにERPやワークフローと組み合わせることにより、FAX業務を全社システムに統合させ完全な内部統制を行うことも可能です。 　　　　　　　

今後はウイングアークとの連携で、高品質且つ開発効率の良い、今までにはないFAXの総合的なソリューションを提案していきます。