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富士電機システムズ株式会社
産業営業本部 第四統括部 営業第四部長
平山 博之 氏
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富士電機システムズ株式会社
産業営業本部 第四統括部 営業第四部
福島 健吾 氏
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ワークフローは基幹システムの分散入力機能 |
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人事異動や組織変更に対し、優れたメンテナンス性 |
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日本企業で求められる固有の機能を反映 |
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データに付加価値を与える「帳票」「ワークフロー」 |
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私どもがワークフロービジネスを始めたのは8年程前になります。MicrosoftのグループウェアであるExchangeが日本企業で採用されるために、日本固有の機能をアドオンできるパートナーを探しておられました。このときに富士電機でワークフローを作りませんかとオファーをいただいたのが始まりです。
当時、海外から高価なワークフローが入り始めておりましたが、どのように使えば良いのかわからないというのが一般的なユーザーの声でした。ワークフローというと「紙をまわす」というイメージが強いですが、私どもの製品は「ワークフローは、基幹システムの分散入力の機能である」というところを強く意識したパッケージコンセプトとなっており、一般利用者が利用する「起票画面」「申請画面」の他に、基幹システムと連携するための業務部門専用のインタフェース「部門決裁機能」が加えられております。流したデータがスムーズに基幹システムに連動できないと、ワークフローの導入に伴う業務合理化に結びつかないと考え、この機能を初めてパッケージ機能に加えました。
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「ExchangeUSE」は、組織構成をワークフロー側のマスターで持っていること、それとワークフローの定義が一体化していることが大きな特徴です。このため定義をした後に組織移動があったとしても、組織マスターだけ変えればルート定義自体は一切手をつけることがなく、次の日からでも使えます。導入後の企業様に大変喜ばれている部分で、リピート導入の要因にもなっているようです。
また、日本企業の業務や組織に必要な機能や仕組みを多く持たせており、それらがプログラミングをせずにビジュアルでシステム側に反映していきます。例えばルート定義ですがが、これは業務フローを実際に作る方は総務や経理といった業務部門の方で、この申請書はどう流していきたいという思いを持っておられます。それらをビジュアルに、ドラッグ&ドロップで定義していくことができます。
組織変更や人事異動があった際、他のシステムではどのような変更をするのかを一度考えて整理してから作業しなければならないものが多いですが、「ExchangeUSE」では、組織の変更があった場合には組織のメンテナンス、業務運用ルールが変わったときにはルートの定義を変更するということができますので、辻褄合わせを気にする必要がありません。
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ユーザー様のリクエスト内容にひとつひとつお応えして機能アップをしてきた「ExchangeUSE」には日本固有の機能が多く盛り込まれています。
そのひとつ「却下」は、一般的なワークフローではひとつ前に戻す機能ですが、日本の場合ですとこれに当てはまらないケースがあります。また、再申請時に同じ手順は踏まないといった場合もあり、これは各企業様の思いと業務運用ルールにより非常にさまざまです。
このほかにも、自らが代理の権限を業務ごとに指定することができる「代理」、承認ルートではないけれどもこの部署にも伝えたいといった「根回し」などといった機能があります。日本では、一人一人がクローズしたビジネススタイルではないので、会社全体のなかでの根回しで行われるということで、海外製品ではなかなかないものです。
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「承認」や「決済」は、デシジョンやこの帳票を認めるという行為です。単にデータの羅列ではなく、これは誰が「承認」「決済」したというように、データに付加価値を与えるのがワークフローであり帳票だと思います。
帳票には「イン」と「アウト」があり、この「イン」のところでワークフローとの連携があります。ユーザー様の思い通りの帳票を作ることができ、それがワークフローで流れていく、ワークオフィスに入る、ERPや他の業務システム、文書管理システムに入るといったシステムが考えられるわけですが、このような異なるカテゴリーの製品連携や実績がお客様からの評価にもつながっていくと思います。
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