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総合帳票基盤


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ウイングアーク製品紹介
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帳票のウイングアーク テクノロジーズ
日本IBMに聞く
広瀬 なるみ 氏
日本アイ・ビー・エム株式会社
ソフトウェア事業
インフォメーション・
マネージメント事業部 ECM営業部
プロダクト・マーケティング
広瀬 なるみ 氏
●文書管理はファイルサーバーの置き換えなのか？
●PDFによる文書管理
■文書管理はファイルサーバーの置き換えなのか？

現在、企業に存在するデータの8割が非構造化データ（電子化された帳票、Office文書、電子メール、Web、音声、ビデオなど多種多様なRDBで通常格納できないビジネスコンテンツ）といわれており、これらのデータ量は加速度に増加しています。 今後は、これらの業務コンテンツをどう管理していくかが、企業にとって避けられない課題となります。
文書管理とは、ファイルサーバの置き換えと誤解されがちですが、決してそうではありません。膨大な情報の中から、キーワードで瞬時に資料を探し出したい、いろいろな視点で検索したいと思っても、フォルダ内でファイル名で管理している限り、瞬時に検索することができません。これがフォルダ管理の限界です。また、すべての情報を厳格に管理するのではなく、企業がしっかり管理したい情報を選択して保管、共有、活用するのが大切です。すべての情報を一元管理するのは、逆に非効率を生み出してしまいます。
■ＰＤＦによる文書管理

文書のフォーマットを何にすればよいのか。１０年後、２０年後にも存在するフォーマットは何か？文書管理を実施するにあたって、頭を悩ませることの一つにフォーマットの問題があります。米国ニューヨークの弊社のお客様を数社ご訪問して、実際に文書管理を見せていただいたことがあります。すべてのお客様がＰＤＦを採用されていました。やはりＩＳＯ（国際標準）であることの安心感からでしょうか。企業標準に依存しないＯｐｅｎなフォーマットを採用することも目安になると思います。もちろん、定期的にフォーマットを見直して、存続性に疑問のあるフォーマットは、まとめてフォーマット変換かけることも視野にいれておかないと、保管していても、見ることのできないゴミの山をかかえこむことになる恐れがあります。