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日本アイ・ビー・エム株式会社
ソフトウェア事業 インフォメーション・マネジメント事業部
CM営業部 主任
栗原 猛氏 氏
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「SAP R/3」データの肥大化を防ぎ、業務の効率化を実現する |
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「IBM DB2 CommonStore for SAP」で紙保管の限界を超える |
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e-文書法施行により、高まるイメージデータの活用ニーズ |
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ウイングアークとの連携で、イメージ管理の世界を強力にバックアップ |
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「SAP R/3」データベースの懸念材料としては、日々のトランザクションが発生することによるデータの肥大化があげられます。その結果、バックアップ作業の長時間化やパフォーマンスの低下など、運用効率の低下が予想されます。
これらの運用効率を改善するツールとして、当社が提案しているのが「IBM DB2 CommonStore for SAP」です。「IBM DB2 CommonStore for SAP」は、パフォーマンス改善、運用時間の短縮などによる、運用の効率化を図ることができるアーカイブソリューションで、ある一定期間を経過したデータを、データベースから外部にマイグレートしていく機能をご提供しています。バックアップと大きく異なる点は、オンラインで検索しアクセスすることが可能になっている点で、「SAP R/3」のデータベースに入っているものと同じようにアクセスすることができるということです。このことより、お客様の利便性を落とさずに、運用を改善していくことができます。
もう1つの特長として、イメージの電子ファイルをアーカイブストレージ側で管理できることです。「SAP R/3」のデータベース上では、保管が難しいイメージファイルをSAP R/3に連携させて管理することができる機能をご提供いたします。「SAP R/3」ではトランザクションデータだけしか参照できませんが、この機能をお使いいただくことにより、伝票記入の元になっているお客様の伝票のイメージファイルや、データをエントリーした伝票の印刷イメージファイルなどを元のＳＡＰ R/3コードデータと紐付けて管理することができます。
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「SAP R/3」の肥大化を防ぐために、データを削除するという選択肢がとられているのも事実です。極端な例ではありますが、古いデータはリストにして紙に印刷をし、データは削除されている場合があります。帳票を印刷して紙による保管により法的に対応するので、データ自体は消してしまうというような話が多いのが現実です。紙による保管には、保管場所のコスト、ひとつの帳票を見つけるまでの検索性といった業務効率に対する弊害があり、また、紛失や破損の可能性もあり、バックアップも取ることができません。さらに、セキュリティにおいては、参照権限設定ができず、ログも残りません。このような紙による保管の限界に対応するためには、ハードディスクを増強し、何年分ものバックアップを、そのまま残しておくしかありません。
また、電子帳簿保存法の観点から、帳簿関係に関わるデータに関しては、7年保管しなければなりませんが、「SAP R/3」のDBの中に7年分のデータを全部保管するとなれば、「SAP R/3」データの肥大化は免れることはできません。
業務効率、セキュリティなどの点も併せてお考えいただければ、「IBM DB2 CommonStore for SAP」をお使いいただくことは、最良の選択になるのではないでしょうか。
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さらに、もう1つの特長であるイメージファイルの管理の利点は、エントリー業務の効率化というところにあります。
エントリー方法は、請求書や交通費の精算、小口の領収証などを、スキャナーで取り込み、SAPのワークフローに載せます。エントリー業務の方は、その帳票イメージをポップアップ画面で見ながら、データのエントリーをします。今まで、紙を見ながら転記を行い、エントリー業務をするというのが主体でしたが、イメージを使ってエントリーをしていただくことになります。そして、エントリーが終了すると、そのイメージデータとＳＡＰ R/3データが自動的にリンクされ、イメージデータは保管されます。あとあとのペーパーレスにも繋がりますし、間違って誤入力した場合の確認業務も、すぐにイメージデータを参照することができます。エントリー業務の改善と、全体の業務プロセスの改善に役立つ、というような観点でお使いいただけるのではないかと思います。
また、e-文書法の施行により、一部の文書の電子保管が認められるようになりました。ペーパーレスの手段としての紙のイメージ化（電子化）という観点からも、イメージデータの保管というお客様のニーズは高まってきています。
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このように「IBM DB2 CommonStore for SAP」では、イメージのセキュアな管理と利便性を追及したソリューションを提供しています。
さまざまな業務の中で発生する帳票に対し、帳票作成とアウトプットの部分がウイングアーク、そしてそれらのイメージ管理の部分を我々ＩＢＭがバックアップするという形で「SAP R/3」の利便性を高め、業務改善を図ることができます。
また、「SVF」で出力された書類（帳票）を7年間管理して、いつでも監査に耐えられる仕組を我々の方で提供することにより、電子帳簿保存法に対応でき、さらに、バーコードやOCRなどを活用し、自動読み取りを正確に行えるように帳票を作成し、それらの書類をイメージデータ化（電子化）して保管することで、再度R/3の伝票データに紐付けて管理を行うということができると思います。
このように、「IBM DB2 CommonStore for SAP」のソリューションとウイングアーク製品の組み合わせを、e-文書法対応ソリューションとしてお客様にご提供できるのではないかと考えています。
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