NTTデータビジネスブレインズに聞く
パッケージグループ 担当部長
的羽 幸洋 氏
帳票をとりまく課題
日々の企業活動の中で、帳票は大変重要な役割を果たしていると思います。 しかし、高度な情報化社会が進むにあたって複雑多彩化した帳票が、また新たな課題の種になってきているのも事実です。 たとえば、帳票を扱う現場では
- 紙がオフィスに散々していて、必要な帳票にすぐにたどりつけない
- もう、紙で保管しておく場所がない
- 印刷コストがかさむ
- 紙のままでは、セキュリティが確保できない
また、情報システム部門においては
- 全ての帳票が、本当に必要かつ利用されているのか疑問
- 現場からの要望による帳票作成に、多くの工数を必要とする
- 印刷や仕分け作業・配送、それぞれの帳票の管理にも工数を必要とする
- 基幹システムの今後など、やるべきことは沢山あり、ルーチンワークは最小限にとどめたい
など、新たな問題を抱えてきています。
電子帳票化のすすめ
そこで私たちは、まずはコンピュータから出力される帳票を手始めに、電子化されることをおすすめしています。 紙で印刷・配布される帳票が、デスクの上のパソコンで見ることができれば、それだけで印刷する時間も必要ありませんし、 もちろん紙も必要ありません。情報システム部門では、印刷・仕分け・配送といったルーチンワークから解放されますし、 同時に人的ミスも解消され、本来の業務に時間を割けるようになることでモチベーション向上も期待できます。 私たちは、そういったほんの少しの身の回りのことがらから、お役にたてればと考えています。
内部統制における電子帳票の役割
日本版ＳＯＸ法（実際には金融商品取引法の一部規定）の施行とともに、これからますます内部統制への対応が重要かつ急務になってきます。 現時点では比較的、「ＲＣＭ（リスクコントロールマトリックス）に従った証跡を正確に残すこと」に重点が置かれているように思いますが、 今後重要になってくるのが“監査”であると考えています。 すなわち、「残した証跡を、いかに迅速に運用・管理・評価できるか？」ということです。この点でも電子帳票は非常に有効です。 電子帳票化することによるセキュリティ効果で、改ざん防止や的確な利用権管理によるアクセス制御はもちろんのほか、 複数帳票下での名寄せや串刺し検索・抽出などにより、データ突合せなども瞬時に行うことができます。 またネットワークで接続されていますから、各地方拠点等に保存されている帳票においても、瞬時に一括して運用・監査を行うことが可能です。 このような点からも、内部統制の推進に大きくお役に立てると考えています。
統合帳票ソリューションの提唱
ＮＴＴデータビジネスブレインズでは、統合帳票ソリューション「ＡＬＭＰＡＳ（アルムパス）」を提唱しています。
これを一言でいうと「企業活動の全ての紙帳票（帳票類、契約書・請求書等の証憑類、各種文書 等）の
ライフサイクル全般を統合管理」するということです。
たとえば、日頃の業務においては「紙に出力された帳票やパソコン上の業務システムでちょっと確認」で十分なことも多いでしょう。
しかし法務における各種監査等では、原本そのものが必要になることも多々あります。
この、“ちょっと確認”と“厳密に原本を確認”を両立させる必要があります。
また内部統制の点からも有効です。「いつデータが発生したのか？それがどのように活用されたのか？誤り・改ざんはないか？
適切な時期に適切な方法で破棄・処分されたか？」それらについてもトータルとして明確にしておかなければなりません。
そこで、私どもは、そういった帳票の元となるデータに注目して、様々な状況にあわせてご提案させていただいています。
まず最初に、オフィス内のコンピュータで作成・出力される帳票です
「売上日報」や「出荷指示書」などといった、日々の業務で必要とされる帳票類があります。これについては、紙に出力するのをやめて
パソコン上で閲覧・検索できるようにします。これが「電子帳票」です。
次に、取引先などからいただく請求書や納品書、そして契約書といった”紙”で頂く、証憑や帳票類があります。
これらについても、スキャナで取り込むことによって電子化し、日々の利用はパソコン上で閲覧・検索できるようにします。
これは「文書管理」です。こうしていくと”誰かが使っているから使えない”といったことからも解放され、情報の共有化や
伝達スピードも増すことができます。
そして三つ目として、文書管理で電子化した基となる証憑や契約書そのものの利用と管理です。
証憑や帳票類には長期保存を求められるものや、厳密な持出管理やトレーサビリティを確実にしておく必要のあるものがあります。
これらについては、ＲＦＩＤを用いて厳密かつ確実な利用と管理を促進していこうというものです。
これは「ＲＦＩＤによる物品管理システム」によって実現します。
このように帳票データの発生時点から、その活用・保管、そして破棄に至るまで、私どもにお手伝いさせていただければと思っています。
いわば、紙帳票についての“ゆりかごから墓場まで”、私たちはお役にたてると考えています。
ウイングアークとともに、細やかな連携を・・・
グローバル化したビジネスの中でも、見やすくきれいに書式化された帳票は、非常に有効なビジネスツールであると感じています。 また、帳票とデータの有効活用による“業務の可視化“ これらはまず企業文化に浸透させるべく待ったなしの解決すべき課題でしょう。 これらにあたっては、なかでも強力かつ使いやすさにも定評のあるＳＶＦをはじめとするアプリケーションをお持ちのウイングアークさんと 連携していくことは、お客様のご要望に応えるためへの的確な選択であると考えています。 私どもの「統合帳票ソリューション」とともにお客様に常に一歩先をご提供できるように、今後も努力してまいります。
