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クオリティ株式会社
取締役 マーケティング本部長 兼 業務プロセス推進室長
飯島 邦夫 氏
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クオリティ株式会社
マーケティング本部 販売促進部 兼 商品業務グループ マネジャー
山田 勝志 氏
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機密文書をファイル単位の暗号化とアクセス制御で守る |
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「DKS Plus」が生まれた背景 |
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「人への権限」でアクセス制御 |
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ウイングアークとの連携で提供できるソリューション |
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現在、個人情報保護法をきっかけにして、ドキュメントの管理方法や情報漏えいに対する意識が高まってきています。企業内で扱われるドキュメント類は、完成文書として人に見せるためにやりとりをしているものがほとんどで、これら完成文書を社内・社外に流通させるために、改ざんや漏えいを防止するための仕組みづくりが重要になっています。
以前は、WordやExcelで作成された見積書をはじめとする重要な文書が、簡単に改ざんできるような形式（ファイル）で流通しているということもありましたが、PDFの普及でさすがにこのような例は少なくなってきました。しかし、たとえPDFになっていても、本来提出した人以外にも簡単に見られてしまうという可能性は残ります。見積書を競合他社に見られてしまうという危険性を含んでいるということが言えるわけです。
また、新製品カタログの作成を協力会社依頼する場合の新製品に関する情報もしかりです。これらのデータへのアクセス制御をよりセキュアに厳密にする必要性があります。
「DKS Plus」は、これらの設計仕様書、図面データ、製造ノウハウ、見積書、個人情報、会員リスト、履歴書など、流出して困る重要情報・文書の管理をファイル単位の暗号化とアクセス制限による、完成文書のセキュリティ確保のための製品です。
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弊社で「KeyServer」というソフトウェアの起動制御製品を販売していたときに、「文書」も同様にアクセスコントロールしたいというご要望をお客様よりいただきました。
この頃はまだPDFがなく、文書にアクセス制御をかけても、開いて閉じてしまうと平文に戻ってしまい、この平文状態を作らないようにするというコンセプトを実現化するのがかなり困難でした。印刷やコピー＆ペースト等の制限も必要でしたので、Word等の各製品に対応したビューアを作成してその中に制御機能を追加する、またOSに機能を追加するという方法も考えましたが、利便性やOSのバージョンアップへの即時的な対応など多くの課題がありました。情報漏えい対策として、PCのデータを管理するためにさまざまな方法がありますが、あまりPCに制御をかけていきますと利便性が損なわてしまうことも否めません。それより本当に制限したい文書に鍵をかけてアクセス制限したほうが簡単だし、的確にコントロールすることができるという結論になったのです。
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「DKS Plus」の制御は、「ファイルへのパスワード」ではなく「人へのパスワード」にあります。PDFでその違いを説明しましょう。PDFの場合は「ファイルに対してのパスワード」ですので、そのパスワードさえ分かれば誰でも見ることができます。ところが「DKS Plus」の場合は、「開封権限のある、その人へのパスワード」の配布になります。権限は変えることもでき、たとえば見積書をある人に送付したあとに権限を削除すれば、もうその人は見積書を閲覧することもできなくなります。また、自分の仕事をアシスタントにやらせたいのでアシスタントに権限を与えるというケースも可能です。このような場合でもすべてアクセス記録が残ります。一時的に与えた権限の変更履歴、誰が誰に権限を与えたという記録を含め、ファイルのアクセス履歴が管理されているので、開封、閲覧、印刷などの操作状況をすべて把握することができます。これにより、見積書が変更され競合他社に回ってしまうなどといった不正行為もトレースでき、機密漏えいや不正操作の防止策にもなります。
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SVFで作成される帳票は、企業間で流通する、まさしく完成文書であって改ざんされてはいけない文書です。これらの文書をいかにセキュアに、かつ操作する人を限定して出力するかということが、セキュリティに関心が寄せられている今注目されはじめています。
今回の連携によって、SVFで帳票が作成されると同時に、作成された帳票がすでに「DKS Plus」による鍵がかけられているというようなシームレスな環境をつくることができます。人の手を介在することなく、セキュアな帳票運用ができる仕組みを提供することができるこの製品連携により、ファイル単位・利用者単位でアクセス制限をかけることが、PDF帳票運用の新しい常識になっていくと思います。
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