全社基盤としての大規模展開を可能にした「GlobalFlow」

松下グループでは、従業員間で情報共有をはかる、コミュニケーションツールをコラボツール呼んでおります。これらには、グループウェア機能として文書管理、メール、スケジューラ、ワークフローがあり、弊社のGlobalFmailyが採用されております。そのなかのワークフローが「GlobalFlow」で、現在、8万のIDを持つワークフローとして松下グループで広く使われており、全社的なワークフローの基盤として位置づけられています。

日常業務のアプリケーションを統合できるコラボレーションセンター

グループウェアを使い、全社的にスケジュール管理やワークフロー、文書管理などの情報共有を計っている企業は多いと思います。松下グループも同様で、今までは世界的に実績のあるグループウェアを使っていたのですが、データ量の増加にともなう動作スピードの問題や、全社基盤としてさらに堅牢なグループウェアをもとめた結果、最終的に弊社の「GlobalFamily」への置き換えが決まり、現在マイグレーションが進んでいます。「GlobalFamily」の場合、Web環境で使えることや、拡張性の高さ、また例えば、個別に最適化されたシステムにワークフロー機能を就けたい場合、柔軟に接続できる事など、ユーザニーズを捉えた機能があり、他社のグループウェアからの乗り換えを促進している理由だといえます。

「GlobalFlow」は、「GlobalFamily」のワークフローとして、他の構成要素であるWeb対応グループウェアの「GlobalWare」、企業情報ポータル「GlobalPoratal」、ナレッジマネジメントシステムである「GlobalDoc」と連携し、プラットフォームとしてニーズに応じた柔軟なオフィスソリューションを提供することが可能です。今後は、携帯電話を使うといったユビキタス環境での決済も可能になります。
これは、お客様が日常業務、自分が会社に来て業務を遂行するうえで必要なアプリケーションを統合できるプラットフォーム、もしくはコラボレーションセンターという形にしていきたいと考えているからです。

日本版SOX法に準拠した業務形態へ

現在、日本版SOX法に向けての取り組みが課題となっていますが、これには企業の業務活動を対外的にも証明できるように残していく必要があります。そういったなかでは「人間系」として残っている、リスクポイントの部分にワークフローを適用して、業務を標準化しリスクコントロールしていきましょうということでお話しをしております。
例えば、受発注業務などでもマスター登録は、マスターエントリー画面に認証ができれば誰でもできてしまいます。このような場合でも必ずワークフロー製品と連携し、誰が登録したのか、または複数の承認が得られなければ登録されないといったことも機械的に証明していくことが必要になります。
セルフチェックということが言われていますが、承認系ワークフローをすべて機械化していれば、セルフチェックがサンプリングではなく全件チェックすることが可能になります。このような事からワークフローシステムは日本版ＳＯＸ法に対応するために必要不可欠なシステムソリューションであると考えられます。

アプリケーションの幅を広げるStraForm-Xとの連携

例えば、受発注システムと他の業務システムがあるとします。発注業務には承認機能が必要で、このなかにワークフローを作ってしまうというケースがありますが、これですとこのワークフローを他の業務システムと連携させることはできません。
「GlobalFlow」では、外部のWebシステムとの連携ができるようにAPIを公開しています。ユーザー情報や組織情報、役職、権限といった情報は「GlobalFlow」で一元管理し、他のシステムと連携させることで、同じ承認系のルートは一本化するなどシステムのメンテナンスを高めることができるようになります。
入力画面を作成するStraForm-Xは、広い意味で業務アプリケーションということが言えると思いますが、個別のアプリケーションをユーザーには単一に見せずに、業務システムの画面設計とポータルをつなぐ役目として捉えることができると思います。