エンタープライズ・コンテンツ管理（ECM）の位置づけと重要性

エンタープライズ・コンテンツ管理市場は、米国では飛躍的な成長を見せていますが、日本では、内部統制をきっかけに、コンテンツ管理の重要性が認識される様になってきました。
現在、企業に存在するデータの8割が非構造化データ（帳票、電子メール、Webサイト、音声、ビデオなど多種多様なRDBで通常格納できないビジネスコンテンツ）といわれており、これらのデータ量は加速度的に増加しています。今後は、このビジネスコンテンツをどう管理していくかが企業にとって避けられない課題となります。
ECMの導入の目的としては、コスト削減、業務の効率化、コンプライアンスの3つの柱があります。そのなかで、現在もっとも多いのは業務効率を目的とした導入ですが、徐々にコンプライアンス、内部統制を目的とした導入が増加傾向にあります。
コンプライアンスやガバナンスの大きな潮流の中で、ECMは「バックエンドで支える情報インフラ」としてますます重要になってくると思います。

フォルダ管理からコンテンツ管理へ

コンテンツ管理、業務効率というと、ECMとは結局ファイルサーバの置き換えなのか、と誤解されがちですが、決してそうではありません。企業のコンテンツの8割を占める情報すべてを管理するのではなく、共有すべき情報をきちんと管理してすぐ取り出せるようにするのが目的です。ログ管理、権限管理、セキュリティなどで管理すべき対象は選別してインフラに乗せ、それ以外の情報はファイルサーバなどで緩く管理されるケースが多いです。
日々増加するコンテンツの管理はユーザに大きな負荷をかけ、作業効率を低下させる大きな要因となっています。たとえば、私のパソコンのなかにもフォルダ毎に膨大なファイルの集合を抱えています。このなかから１つのキーワードで資料を探し出したい、いろいろな視点で取り出したいと思っても、フォルダ内でファイル名で管理している限り、瞬時に検索することができません。これがフォルダ管理の限界です。
自分のパソコンでさえこのような状態ですから、大人数で膨大なコンテンツをファイルサーバに保存するだけでは、必要なものをすぐ取り出して活用することはできません。また、コンプライアンスも満たせず、セキュリティも限界があります。
IBMのECM製品であるContent Managerでは、検索用のインデックスと保存ファイルを分けて、インデックスの部分だけをRDBで管理しています。ユーザーはRDBに高速検索をかけ必要な情報を取り出します。欲しい情報がある場所はシステムがバックエンドでしっかり管理していますのでユーザーは全く意識する必要がありません。災害対策用に分散配置やデュプリケーションを持たせれば、ネットワークの負荷も軽減され、セキュアな運用が可能になります。

内部統制に対応するコンテンツ管理の手法と考え方

本来は、内部統制は不正のない健全な企業経営が目的ですが、金融商品取引法で内部統制報告書の作成が義務となっているため、とりあえず文書化しなければと、文書化が目的になっているお客様は少なくありません。ITが支援する内部統制のフレームワークの例をご紹介すると、
ステップ1としてまず体制を作り、
ステップ2で今ある業務処理を洗い出し（可視化させ）、
ステップ3でリスクを評価して、リスクに従いステップ２のプロセスを変更しますが、
ステップ4でプロセス通りに運用していることが重要となります。そのためには、
ステップ5における監査・テスト・報告が大変重要となります。
この2〜5を永久に回すのが本来の内部統制ですが、ステップ５を支える仕組みが重要となってきます。つまり、社内処理で発生するインプットとアウトプットの文書類を、改ざんなどの不正を回避しながら、長期に安全に保管し、監査要求に迅速に応じる必要があるのです。

紙での運用をContent Managerによる管理へ

監査では対象プロセスのインプット、アウトプット、エビデンス（いつ、だれが、何をしたのか）が必要となります。現在、プロセスのインプットにあたる部分、取引のインプットなどは紙で運用されているケースが非常に多いと思います。
このインプット部分にStraForm-Xを使いContent Managerと連携させることで、これまで管理しにくかった業務現場の書類を簡単にWeb化でき、StraForm-Xで生成されたドキュメントデータをContent Managerで管理して、内部統制に備えたデータの安全な集中管理をはかることが可能となります。
スムーズな監査の実施には、対象となるコンテンツをアプリケーションの外に置き、他のシステムやアプリケーションは、このデータを参照しプロセスを実行するという仕組みが有効であり、今後のWebサービスも視野に入れた対応となります。
安心できるインフラと業務効率を向上させるためのインプット部分、StraFrom-XとContent Managerの連携によって、内部統制への対応を含め、永く使い続けることができるコンテンツ管理のための環境がご提供できると思います。