安心してお使いいただける「ライトニングFAX」

「ライトニングFAX」は、Windows系サーバにインテリジェントFAXボードを差し込み、サーバ上でFAX送受信機能を実現するFAXサーバ製品です。FAXを受信と同時に電子データに変換しサーバ内に保管、クライアントPC上からの閲覧や返信・転送・編集が行えます。
そのため、サーバのOSに負荷をかけずにアナログ回線はもちろん、INS64やINS1500であっても直接回線に接続し、高価なTAやPBXを導入することなく、多回線FAXシステムを構築することができます。

ソフト面での最大の特長は、当社独自の非常に簡単なスクリプトタイプのAPIの提供で、送信系と送受信の結果を取得する２つのAPIです。このAPIをお使いいただくことによって、既存システムや他社パッケージとの連携も容易に行うことができます。

「ライトニングFAX」は1998年に販売を開始して約10年になります。当初はカナダの製品の日本総販売代理店として販売しておりました。しかし、FAXサーバは、通信・ハードウエア・ソフトウェア・運用など幅広いサポートが求められる性質の製品であることから、ソースコードを買い取り、以降はお客様に安心してお使いいただけるよう、開発・販売・サポート・構築までのすべての体制を整えています。

業務に対しFAXを使用したさまざまなソリューションを提案

「ライトニングFAX」は日本で約900サーバの導入実績があります。その8割は何らかのシステムと連携し、単なる大量FAX送信ではなく、ソリューション型のFAXサーバとして高く評価されています。
既存システムやパッケージとの連携では、受信系ではQRコード・OCR・文書管理、送信系では帳票・データベース・メインフレーム、送受信系ではメール・ERP・CRM・複合機といった幅広い連携を行うことができます。その中でも帳票系やOCRとの連携が最も多く、FAXサーバからOCRシステムを経由して、ファイリング、ドキュメント、ワークフローなどのシステムと自動的に連携する仕組みでのご採用が増えています。

また、「ライトニングFAX」では、セキュリティ面にもオプションを使ったさまざま機能を持たせることができます。送信前に上司に承認を得るようなワークフローの追加や、相手先のFAX番号が正しいかを自動判別するといった機能によりFAXの誤送信防止を実現します。

FAXはコピー機などと同様に、総務部で管理されているという企業様も多く、現場で使われているFAX業務とシステムを連携することによって、改善できる業務がまだまだあると感じています。
たとえば、ERPや業務アプリケーションといったITを導入し効率化を行うように、受注エントリー作業の負荷軽減や誤入力によるリスク回避を、FAX送受信のシステム化によって実現できると考えております。

また、企業に導入されているFAX機が、各フロアや各部署に置かれているというような形ですと、送受信の管理や履歴はそれぞれFAX機ごとに行うということになり、特に顧客との取引データが記載されている書類のやり取りには統制上に問題があります。「ライトニングFAX」の導入で、送受信の履歴管理の一元化や、送信先番号を用いた送受信制御を行うことにより、内部統制にも繋がる環境を構築することが可能です。

注文書の受信からWebまでの流れを一気にシステム化

FAXで届いた注文書は、オペレータによってシステムに入力されている場合が多いと思います。しかし、入力ミスやセキュリティ、あるいは内部統制におけるリスクの観点から考えますと、これらの人手による作業をIT化することにより、作業の効率化やその後のアプリケーションとの連携をシームレスに行うことができると考えます。

FAX受信データをデータ化する場合、OCRソフトと連携してFAXの内容をデータ化するのが一般的です。しかしOCRソフトでは100％文字認識をすることはできません。OCRソフトで読み取ったデータの校正・確認をする画面が必要です。現状は入力画面をスクラッチで開発していますが、費用面や拡張性にかける点がありました。
そこでFAXで送られてくるさまざまな紙のイメージを、簡単にWebの画面にすることができるツールはないかということで今回「StraForm-X」と連携することとなりました。

「ライトニングFAX」で受信したFAXをOCRで読み込み、「StraForm-X」であらかじめ作成しておいた画面で受信データを確認することにより、FAXを手作業で入力していた業務現場を一気にIT化することが可能です。

FAXサーバ「ライトニングFAX」と簡単にデータ入力画面を設計できる「StraForm-X」との連携により、FAXによる受発注業務や予約業務、照会業務、社内の申請書類、アンケート収集などの入力業務の改善と、セキュリティや統制の視点から考えても有効な環境を早期に実装できる、現実解となると考えます。