企業内のあらゆる情報ソースから必要な情報を安全かつ包括的に検索する

GoogleやYahoo! などの検索エンジンを使って情報を検索することは、いまや当たり前のこととして行われています。ところが企業の業務システムやその運用現場を見てみると、個別のアプリケーションごとに作成されたファイルがファイルサーバに保存されている、またはデータベースとして格納されているという環境から、「今すぐ知りたい」というデータや情報を探し出すためには、個々のアプリケーションやシステムごとに個別にログインをして個別に検索を行う必要があります。検索という面からすると非常に面倒で使い勝手が悪い状況ですね。
現場に散在するあらゆる形式の情報を共有し、再利用できる環境を作ることは、社員の生産性の向上や、有効なナレッジマネジメント実現する上で非常に重要なテーマと言えます。

ところがインターネットの検索サービスと異なり、企業の検索システムには、より高いセキュリティが求められます。これは、情報共有とは相反する要件となります。そのため、｢アクセス権に応じた検索結果を返す｣ということが非常に重要になります。またインターネットの検索サービスでは、検索対象の基本がWebサーバとなりますが、企業の業務現場で情報を検索したい場合には、さまざまなリポジトリ（ファイルサーバ、メールサーバ、部門別のシステム、データベース、クライアントPCなど）から検索対象を複合的に選択、設定（必要なときに登録・削除）できることも必要です。

「Oracle Secuer Enterprise Search（以下、Oracle SES）」は、このような企業の業務現場のニーズにあった検索環境を非常に簡単に構築できます。権限に応じた検索結果を表示することは基より、導入の仕方も、たとえば、最初は限定したサーバのみを検索対象とし、運用しながら、段階的に検索対象を増やすという使い方ができます。最初はファイルサーバとWebサーバの検索から始めるだけでも、社内の情報共有レベルが上がるのを感じていただけると思います。

企業内データ管理の実情−Know whoからKnow howへの移行

前述のとおり企業内にはファイルサーバ、データベース、Webサーバなど多種多様なリポジトリがあり、その先には各種の業務アプリケーションが存在しています。そこに存在するデータは、構造化データも非構造化データもあります。これらに対する検索の現状は、データベースでは、既存の検索の機能を使う。メールは、メールソフトの検索機能を使うというように、個々での検索はできるといった環境が一般的ではないでしょうか。
しかし、それでは社内のさまざまなシステムから情報を取り出すには非常に手間がかかります。なかなか自分の見たい情報やデータにたどり着けず時間を費やし、従業員の生産性向上のさまたげになっているのが現状です。業務現場では、自分の欲しいデータが確実にそこにあるのにうまく引き出せず、あちこち探し回っては結局人に聞いたり（Know who）、あるいは既にあるドキュメントの存在に気付かずに同じものを作成し直したりということが多く行われています。
紙の時代であればまだしも、電子ファイルの時代に経営者も社員が相も変わらず「Know who」に頼っていることほど不合理なことはありません。
この「Know who」から「Know how」へ移行するためには、社内に存在するさまざまなシステムとの壁を取り払う必要があるのです。そして、Oracle SESはそのブリッジ的な役割を担います。

1つのキーワードで全システムを検索できるのがベストソリューション

現在、企業のシステムには、業務効率化をねらい部分最適を行った結果として部門ごとにシステムが存在するケースも多く、これらを「全社一元化」しようとすると多大なコストと労力が必要となります。また使い勝手という点から考えますと、たとえばOracleデータベースにありとあらゆるものを入れてOralcleテキストで全文検索をかけることができるシステム、またはメールもCRMもERPもさらにはファイルも入っているようなシステム、が本当に良いシステムといえるのかは疑問です。
目的に応じたシステムが現場で機能している形が本当の意味での部分最適であると考えており、現状の部分最適を維持しながら、１つのキーワードでさまざまなリポジトリから必要な情報やデータにアクセスすることができる検索が現在のベストソリューションであると考えています。

システム連携によって実現する検索の効果

Oracle SESは、何かのキーワードやキー業務でひもづけられた複数のシステムを、サーチによってブリッジをかけることができます。システムが橋渡しできるということは中に入っている情報の橋渡しができるということになりますので、ユーザーは自分の欲しい情報がどこにあっても関係なく、必要な情報を必要なときに得ることができるようになります。
そのときに探している情報は企画書かもしれませんし、業務アプリケーションに入っているものか、データ化されていなものかもしれません。Oracle SESによる検索ソリューションはある意味ファイルサーバからの置き換えでもあり、特定の情報は検索できるが別の情報が検索できないというのでは困りますので、StraForm-Xによるデータ化は非常に有意義だと思います。
また、StraFrom-Xは、ユーザーがわかりやすい形で探してきた情報を見せることができることができるわけですが、この情報を引き出す部分と、Oracle SESの見たいものをみつける部分が連携することで本当に使えるものになると思います。