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「帳票電子活用」による業務改革のススメ

2016/07/29

電子化した帳票を業務に積極的に活用し効率がUP!
顧客満足度向上、ペーパーレス化、保管コストの削減などの業務プロセスの改革を実現
e-文書法規制緩和やマイナンバー(社会保障・税番号)制度の施行などにより、多くの企業で帳票管理・運用方法の見直しが行われている。
もちろん、それらの法令への対応は企業として実施しなければならない。法令対応をせっかく実施するのであれば、単なる法令対応ではなく、「帳票電子活用」をすることで、さらなる企業価値を生むことができる、とウイングアークは提唱している。
本コラムは電子化した帳票を業務に積極的に活用することで、短期に効果をあげたケースをヒントに帳票電子活用の効果を解説する。

執筆:ウイングアーク1st株式会社 執行役員CMO 小島薫

目次
  1. 帳票の電子化によるイノベーション
  2. 「紙」では実現できなかったこと
  3. 紙出力から電子保管へ
  4. 電子保管から電子活用へ
  1. 合理的で安全な保管方法
  2. 地方自治体での電子活用
  3. 紙帳票の電子活用
  4. マイナンバー制度と電子保管管理

帳票の電子化によるイノベーション

SVFは、電子化の先駆け “インターネット時代の帳票”としてプリンターへの紙出力ではなく、PDFを高品質で高速に出力させることをいち早く実現させた。
今では当たり前のように利用されているAdobe社が開発したPDFを出力する「SVF for PDF」を開発し2007年にリリースしている。

これにより、業務帳票は「紙」との常識を覆し、PDFによる「電子化帳票」を実現することで、メール等で即時に相手先に届け、確認することができるようになった。ファイルサーバーで共有することも可能となり、業務にイノベーションをもたらした。
当時、PDFはパーソナルな電子ドキュメントとして利用が始まったばかりで、PDF出力は市場に大きなインパクトを与えた。

「紙」では実現できなかったこと

「PDF」による「電子化帳票」の最初の活用事例は、グローバル企業の世界各国にある拠点への製品情報の配布だった。
それまでは、イメージ化してCDに記録、それを国際便で各国に送っていた。内容に修正や変更が発生する都度CDを再配送していた。それが即時に送れるようになった。これらは、「紙」では実現できなかったことだ。

さらに現在では、「SVF」で出力したPDFをはじめ、さまざまなシステムやツールを利用して作成したPDFを保管管理し、積極的に活用する帳票電子活用ソリューション「SPA」をリリースしている。
国税関係帳簿の電子帳簿保存法やe-文書法の対応としての電子保管をはじめ、電子化の価値と具体的な導入例を紹介する。

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