活用シーン

業務書類・文書ごとの課題を
invoiceAgent 文書管理で解決するイメージを
ご紹介します。

invoiceAgent 文書管理

invoiceAgent 文書管理は、ビジネス文書にまつわる業務の効率化とリスクの低減をサポートします。
invoiceAgent 文書管理がどのようなシーンで活用できるか紹介します。

01

請求・支払書類(発行)

課題

  • 請求書や支払通知書などの印刷~発送作業、控えのファイリング管理の負担がかかっている​
  • 電子化を検討しても郵送を希望する取引先もおり、出社しなければならない​

解決策

  • invoiceAgent上で請求書を送ることで郵送やファイリング作業が不要となり、テレワークでも業務が可能
  • 自動仕分け(分割や配布)によって、手作業によるセキュリティ事故を防げる
  • 郵送希望の取引先には、サービス内で郵送代行も可能​

02

請求・支払書類(受領)

課題

  • 紙による承認作業や入力作業、ファイリング作業の負荷が高い​
  • 緊急、有事の際にすぐに書類を確認できない​
  • 書類を受け取るための出社がなくならない

解決策

  • 紙文書を電子化し、OCRによって記載内容をデータ化することで、入力作業を簡略化
  • invoiceAgentに格納する際にタイムスタンプを付与し、取引先名/日付/金額等の情報を保持
  • 基幹システム側で付与した、決算番号をinvoiceAgentへ連携することで電子帳簿保存法(スキャナ保存)へ対応し、紙原本は破棄
  • スキャニング時のみ出社し、その他業務はリモートワークが可能に

03

図面・マニュアル

紙・ファイルサーバー
運用の問題点

  • 文書内情報で検索できず必要な文書が探せない
  • 保管ルール通りにファイルが保存されない
  • 新旧の図面やマニュアルが混在しているため、正しい版管理が難しい
  • 情報漏洩リスクが高い

解決策

  • 多様な検索方法で目的の文書をすぐに見つけられる
  • 自動仕分けで保管ルール通りに管理できるため運用が楽に

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