本コンテンツは、株式会社日本総研ソリューションズ様のご協力のもと、帳票システム構築のアライアンスサイトとしてウイングアーク テクノロジーズが運営しています。掲載する主要な帳票連携ソリューションは、動作確認に基づいて情報をご提供しています。
ZeroGravityコンセプト
「御社ではワークフローを導入されていますか？」
この質問に対して、多くの企業が以下のどちらかタイプの回答をします。
| （タイプ1） | 「まだ導入していません。内部統制対応も考慮し、現在導入検討中です。」 |
| （タイプ2） | 「はい、既に導入しています。経費精算はXXシステムで、人事申請はYYシステム、その他の申請はZZシステムでやっています。」 |
つまり、「未導入」か「複数導入」という答えが圧倒的に多いのです。
特に早くからワークフロー導入に取り組んできた企業は、業務ニーズとワークフロー機能のマッチングに苦労し、業務システム付随のワークフローを利用したり、業務に合わせ既存のワークフローを無理やりカスタマイズしたりしてきました。
その結果、社内に同じような機能を持つワークフローシステムが乱立したり、パッケージ導入にも関わらず予想以上の開発を必要する結果となり、費用対効果は限定的にならざるを得ませんでした。
ZeroGravityは「一企業に一台のワークフロー」をテーマとして、いかに「業務とワークフローの融合を実現するか」「企業全体の業務をカバーできるか」を考えて作られました。
これが「内部統制ワークフロー基盤」のコンセプトです。
「内部統制ワークフロー基盤 ZeroGravity」は、ワークフローシステムの一元化により
- 管理コスト削減
- ワークフローシステム投資の適正化
- （容易な業務拡張による）内部統制対象業務のさらなる拡充
- ユーザビリティの統一とユーザサービス向上
など、様々な導入メリットを提供します。
ここがスゴい！ZeroGravity （1）業務実現の方法
ワークフロー構築に際して、「ワークフロー上で業務要件をどう実現できるか」は最も重要な判断要素です。
ZeroGravityは、様々な業務の要件を実現するために、４つの業務構築方式を持っています。
各業務要件の特性と構築コストを考慮し、適切な業務構築方式を選択することが可能です。
【４つの業務構築方式】
タイプ |
説明 |
難易度 |
画面機能実装 の自由度 |
直接ファイル型
|
現行運用されているMicrosoft Excel、Microsoft Word、PDFなどのドキュメントをそのままの形で利用することが可能です。 最も簡単にワークフローに業務をのせられるパターンです。 回覧ファイルはDBで一元管理され、同一ファイルの複製による煩雑な管理を防止します。 また、ファイルのUPLOADは履歴管理され、誰がいつファイルを更新したのかが管理されます。 |
易 |
通常のファイル機能を利用。 マクロ利用可 |
StraForm-X型
|
ウイングアーク テクノロジーズ社「StraForm-X」を利用し、ノンプログラミングでWebフォームの作成が可能です。 データは全てXML形式で管理され、データの再利用も簡単に。 Webフォームのデザインは、Microsoft Excel、Microsoft Word、PDF、紙などからインポートすることができ、GUIベースでのフォームコントロールの配置をするだけで、すぐに利用できます。 また業務データの検索・参照機能や、ワークフローデータの読込み機能などリッチな画面機能を組み込むことで、十分に業務画面として利用することが可能です。 |
易〜中 |
HTML,JavaScript,Ajaxを利用可能。 業務マスタ検索やWF連携の実装も可能。 |
業務サイト型
|
別サイトのWeb業務画面を、ほぼそのままの形でZeroGravity内に呼び出します。 既存のWeb業務サイトを再利用したり、複雑な画面をスクラッチ開発してZeroGravityと連携させることが可能です。 画面、チェック、保存の業務モジュールを、ZeroGravityと完全に独立させて開発可能です。 |
中〜難 |
通常のSIにて、自由度高く構築が可能。 |
SOA連携型
|
他システムに対してワークフロー機能を提供します。 連携元システムはワークフローの部品を、WebServiceまたはHTML経由で呼び出すことで、ログインや申請/承認、またはフロー画面の表示などを行うことが可能です。 これによって、ワークフローを持たない既存システムに対して、ワークフロー機能を容易に付け加えることが可能です。 |
易〜中 |
連携元システムに依存する。 |
企業内の申請業務は、いずれかの構築方式を用いてZeroGravity上で実現することが可能です。
例えば、
- 総務申請は今使っているWordドキュメントをそのまま使うので、「直接ファイル方式」で。
- 人事申請は、社員マスタと連携して、マスタ検索・存在チェックを行うので「StraForm-X方式」で。
- 出張精算は、仮払の消込みや、チケット発券を実現したいので「業務サイト方式」で。
- 購買申請は、既存の購買システムがあり、ワークフロー部分のみをZeroGravityに統一したいので「SOA連携方式」で。
など。
４つの方式の中でも、最も活用範囲が大きいのが「StraForm-X型」です。
業務データと連携することができ、単なる「紙の電子化」に留まらず、業務データの入力フロントとしてもご利用可能です。
ここがスゴい！ZeroGravity （2）内部統制
一般的にワークフローシステムはフローを可視化・自動化し、規定に遵守したフロー制御をシステム的に実現します。
そして承認処理が適切な認証・権限コントロールの元に行われ、承認ログが保存されます。
さて、これらの機能があれば、「内部統制」の視点から問題なしと言えるのでしょうか？
当社では、これまでのワークフロー導入企業の内部統制監査の結果から、上記の基本機能以外にもマスタ管理やフロー定義の部分での指摘を多く見受けました。
それらのノウハウを反映し、以下の内部統制機能を「ZeroGravity」で実現しています。
１．マスタメンテナンスの権限コントロール
文書登録やフロー定義などのマスタメンテナンスは、通常、各業務の担当者が実施します。
この場合、各担当が自分の領域だけを編集できる制限をつけることで、他の領域の閲覧や編集、誤操作などを防ぐことが可能になります。
ZeroGravityでは、誰がどの領域の編集担当者かを定義し、その権限コントロールに応じてマスタメンテナンスの編集メニューを制限します。
２．承認キー発行による内部牽制機能と変更ログ管理
適切に権限コントロールを行っても、担当者の一存でマスタ編集できてしまうことは、承認者と作業担当者の職掌分離原則に違反します。
そこでZeroGravityでは、承認者による「承認キー」の発行と、その「承認キー」をベースとした作業担当者による編集を行う仕組みで、内部牽制をサポートします。
さらに全てのマスタ更新ログは保管され、作業者や承認キーをもとにトレースをかけることができます。
３．「規定遵守のための制限」と「フロー柔軟性」の共存
フロー定義では、規定が厳し過ぎれば業務が円滑に回らなくなり、柔軟性が高ければ内部統制が甘くなるというトレードオフが存在します。
ZeroGravityでは、「プロセスポリシー」をきめ細かく設定できることにより、「制限」と「柔軟性」の共存を実現します。
（プロセスポリシーの例）
- 最終承認者を申請者の役職以上に制限したが、社長は例外とした。
- フロー内で庶務担当はユーザ削除可能としたが、業務担当はユーザ削除不可能にした。
- 庶務担当は組織情報を元に自動的に決定するが、仮に取得できない場合はユーザ指定必須とした。
上記以外でも、ログイン履歴管理やイレギュラー案件の抽出（代理実行、役職逆転）などの機能が要求されるケースもあり、ZeroGravityではそれらの機能も実装されています。
ここがスゴい！ZeroGravity （3）フロー制御
ZeroGravityはバージョン管理可能な人事組織情報を元に、フロー定義を行います。
フロー定義は人事異動に強く、定義数をできる限り少なくするために、通常、部署や役職などの指定を使います。
（例）「承認者を申請者の直属上司」「最終承認者を承認者の直属上司」「業務担当を人事部の申請業務担当」など
また、組織情報からの判断では担当を決定できない場合は、ビジネスロジックから判断した社員を割り込ませたり、申請者本人に強制的に選択させることが可能です。
（例）画面に入力された負担部門コードから該当部門の承認者を決定する
そして、ルーティング機能も、承認・差戻・根回しはもちろん、「戻り先を指定した差戻し」や「強制決裁」「権限委譲」「ループ」など、多彩なルーティングが可能です。
ここがスゴい！ZeroGravity （4）SOA連携
ZeroGravityは他システムからワークフロー機能を利用してもらうために、いくつかのWebServiceを提供しています。
例えば、ログインや申請、承認といったアクションや、処理待ち一覧のデータ取得などがあります。
加えて、ZeroGravityは「ルート制御画面」をHTMLとして外部に提供できます。
これにより、ワークフローを持たない外部システムでも容易にZeroGravityと合体させ、フローの閲覧や変更、履歴確認などを行うことが可能です。
