StraForm-X│StraTrend StraForm-Xの役割を解説
文書管理
文書管理システムユーザーの過半数が「不満」と回答
ビジネスを行う上で避けられないこと、それは日々増え続けるさまざまな文書の管理だ。社内には、公式な紙文書・帳票に限らず、MS-Wordなどを使って書いた議事録や提案書、それに社内で処理するさまざまな申請書などがある。こうした文書やファイルを中心に、日々の業務が回っていく。逆にいえば、文書やファイルがしっかり管理されていなければ、業務が滞ってしまうということだ。 こうした課題を解決するために登場したITツールが「文書管理」といわれる分野だ。これは主に、PCファイルのバージョン管理を中心に、文書ファイルを主軸にしたワークフローの構築、セキュリティ確保といった機能を提供する。文書管理に悩む企業にとっては救いの存在であり、実際にキーマンズネットが行った「文書管理ツールに関するアンケート」によると、「（文書管理システムを）導入済み」と答えた企業は34.4%、「導入予定」は24.6%と、非常に高い関心を持っていることが伺える。 導入のきっかけとしては、「全体的なコンテンツ管理のため」「社内ナレッジ活用の一環として」のほか、「SOX法対策として」を挙げる企業が増えている。これまで“何となく”管理していた文書を、IT導入により、文書管理プロセスそのものや、業務フローを確立しようという動きだろう。
日本版SOX法における「ITへの対応」の位置付け
出典：キーマンズネット「文書管理ツールに関するアンケート」より
一方、その効果はどうか。同アンケートによると、「非常に不満がある」と回答した企業は全体の13％、「やや不満がある」とした企業は41.5％にのぼる。つまり導入企業の過半数が、文書管理システムに不満を抱いているということだ。
文書管理ツールの満足度
出典：キーマンズネット「文書管理ツールに関するアンケート」より
この理由はなぜか。さらに深い調査によると、「不満がある」とした企業の多くは、「文書管理システム導入時に、具体的な利用方法をきちんと考えていなかった」としている。つまり、「導入すれば管理しやすくなるだろう」という期待値が先行したわけだ。
だが文書管理システムは、予想以上に管理工数を要するシステムだ。個人のファイル管理のモラルに依存することも多いため、社内全体で効果を出すには時間がかかる。ITにも業務にも詳しい専任担当者も必要になる。また、紙文書とPCファイル文書が混在し、1つの業務でもワークフローが複雑になってしまう。そもそも、新しく導入したシステムの操作や画面にも慣れる必要がある。結果、現場業務に支障を来たすケースも少なくない。
こうした不満を解決すれば、文書管理システムの効果は劇的に上がる。それを解決するのが、ウイングアーク テクノロジーズの「StraForm-X」だ。
文書管理ツールの重視ポイント
出典：キーマンズネット「文書管理ツールに関するアンケート」より
SOX法対策や業務効率につながる「文書管理」とは
多くの企業が不満としているのは、「文書管理システムを導入したために、管理に工数が取られたり、業務フローが複雑化してしまった」ことに尽きる。つまり、「管理工数がかからず、現在の業務フローを変えることなく」文書を管理できたら、満足度は向上するということだ。満足度が向上するだけでなく、IT化することで、文書へのアクセスログや業務フローのトレース（追跡）もしやすくなり、SOX法対策や業務のスピードアップにもつながる。また、紙文書やPC ファイルも含め、すべてシステムで管理できれば、文書保管場所も効率化できる上、検索しやすくなるというメリットもある。IT初心者でも使いやすいものならば、専任の管理者も不要になるだろう。
そのためには、文書管理システムは、少なくとも以下の機能を備えていなければならない。
- 紙文書やWord／Excel／PDFファイルなどあらゆる文書を一元管理できること
- IT初心者でも、紙文書やWord／Excel／PDFファイルなどを簡単にシステムに取り込めること
- 現場業務を変えることなく、むしろ効率化を促すこと
こうした機能条件を満たすのが、StraForm-Xだ。その特徴は、基本的なWeb技術を有効活用することで、あらゆる文書を一元化し、初心者でも容易な操作性、現場業務の効率化を実現したこと。具体的にいえば、紙文書やWord／Excel／PDFファイルなどを簡単にシステムに“取り込み”、Web 化することで、文書の管理や閲覧・利用を効率化する。Webブラウザ自体、あらゆるレベルのユーザーに非常に馴染みが深いので、「専用の文書管理システムに慣れないといけない」ということはない。 問題は、社内に散在する紙文書やWord／Excel／PDFファイルを、どのようにシステムに取り込んでWeb化するかだ。これもStraForm-Xでは、専任担当者を要することなく、「誰もが簡単にWeb化できる」仕組みを備えている。
3ステップであらゆる文書をそのままHTML化
StraForm-Xは、どのような手順で、社内のあらゆる文書やファイルをWeb化するのか。
本製品は、文書やファイルをHTMLに変換する「StraFormデザイナ」と、変換したHTMLをWebブラウザで利用できるようにする「StraForm サーバ」に分かれている。なおStraForm サーバは、既存のデータベースとの連携など、ニーズに応じて機能追加できるようになっているのも、特徴の1つだ。
StraForm-Xの概要
さて、StraFormデザイナで紙文書やファイルをHTMLへと変換するステップは次のとおり。
- （1）
- 文書をそのままHTML化：StraFormデザイナを起動し、HTML化したいファイルを指定して、「取り込む」とする。紙文書ならば、スキャナーのTWAINを経由して「取り込む」とすれば、そのままHTML化できる。原本のファイルそのままの見た目だ
- （2）
- ノンプログラミングで機能を追加：取り込んで生成したHTMLファイルに、Webブラウザからでも入力できるように、入力フィールドや入力支援機能を追加。追加したい機能をウイザードで指定していくだけなので、初心者でも簡単に「動きのあるHTML」が作成できる
- （3）
- StraFormサーバにアップロード：これも上記のように、アップロードしたいHTMLファイルと保存先を画面で指定して、「アップロード」とすれば、これまで紙やPCソフトで見ていたそのままの形でWeb閲覧できる。また、WebブラウザやITならではのさまざまな入力支援機能、業務効率化機能により、StraForm-X導入以前より格段に業務プロセスが向上できる
Webシステムだから「管理」と「効率化」が進む
StraForm-Xでは、誰もが使えるWebブラウザというソフトで、普段業務で使っている文書や帳票そのままのイメージの画面が表示されるため、不慣れなシステム画面による業務の支障も起こらない。
このHTMLは、図4のように、レイアウトを決める「XMLフォーム」と、フォームに書かれた内容である「XMLデータ」の2つに分かれている。一般に、議事録や報告書にあるような非定型データは、システムでは扱いにくいとされているが、XMLデータ化することで、保存や検索、参照が容易になる。
StraForm-Xの仕組み
利用イメージとしては、通常業務で利用していた種々の文書をWebブラウザで使うシーンを想像してもらえばいい。今まで紙で読んだり書き込んだりしていたものが、WebブラウザにURLを入力し、ほかの人が書き込んだ情報を見て、必要があれば自分も書き込む。ちなみに文書の参照時には、日付や書き込んだ人で検索すればいいので、何枚も紙文書を出力するより無駄がない。
また、日付入力時にカレンダーを表示させたり、半角数字や漢字などフィールドに応じた入力形態を促すのは、Webブラウザだからこそできること。加減乗除など簡単な計算機能を盛り込むこともできるので、出張費やそのほか財務申請書を書く時にも便利だ。
さらに、既存のデータベースと連携する「StraForm DB参照」などを追加すれば、入力ミスも防げる。具体的な利用イメージとしては、例えば納品書に、商品番号と商品名を記載する場合を考えてもらえばいい。手作業だとミスも起こりやすいが、StraForm DB参照を導入していれば、Webブラウザのフォームに商品番号（もしくは商品名）を入力すれば、そのままデータベースから必要情報を引っ張ってくる。こうした諸々のメリットは、ITシステムならではのものだろう。
加えて、SOX法対策も万全になる。理由は、フォームとコンテンツを一元管理できること、Webサーバのログを見れば、誰がいつどのフォームにアクセスし、どんな行為（参照または入力）を行ったかが分かるので、万が一何か事故が起こった場合でも、原因を特定しやすい。
気になるコストだが、最小構成で始めれば、部門単位での導入も可能。データはすべてXMLなので、部門ごとに導入し、ある程度まとまったところで全社連携も可能になる。試しに導入してみると、一般的な文書管理システムとまったく異なり、その使いやすさに効果を実感するだろう。