導入事例

ダイナパック株式会社

IBM i 上の帳票基盤をSVFで再構築
法令に準拠した保管体制を確立し、保管コストを大幅に削減
  • SVF
  • 製造
  • 電子帳簿保存法
  • IBM i、快速サーチャーGX連携
Before
「紙の帳票の印刷量が多く、仕分けの作業負荷が増大し、保管する場所も限られることから、改善してほしいという要望があった。また電子帳簿保存法への対応で会計帳票を7年間保管しておくことが必要だった」
after
「電子帳票システムを構築したことで、大量帳票の保管作業負荷が軽減した。また、用紙代、人件費、保管料で、年間数百万円程度のコスト削減効果を試算していたが、予想を上回るコスト削減効果を実現している」

導入背景

● 大量帳票の仕分け、保管作業の負荷増大

● 電子帳簿保存法に準拠した保管体制の確立

● 各拠点に分散した帳票システムの統合

導入ポイント

● IBM iで動作する帳票システム基盤

● 帳票作成ツールとしての評価、実績

● 帳票作成と電子保存のシームレスな連携

導入効果

● 大量帳票の保管作業の負荷軽減

● 当初の想定を超えるコスト削減

● 高い汎用性でデータの2次利用が容易に

導入製品

SVF for System iSVFX-DesignerRDESVF for PDFUniversal Connect/X

(※SVF Connect SUITEの構成製品です。)

Company Profile

創業:1962年8月
  2005年1月、大日本紙業株式会社と日本ハイパック株式会社が経営統合
所在地:名古屋市中区
事業内容:段ボール、印刷紙器、軟包装材および紙製緩衝材などの包装資材の販売を事業として展開。
ダイナパック株式会社
左:経営企画本部 情報システム部 部長代理 兼 情報企画グループ 課長
榊原 良二 氏
右:経営企画本部 情報システム部 システム管理グループ
吉田 実生 氏

1962年の会社設立から培ってきた、段ボール、印刷紙器、軟包装材メーカーとしての「包む」という遺伝子を生かし、環境にやさしい製品と技術の開発を推進するダイナパック株式会社(以下、ダイナパック)。各拠点で大量に出力される帳票や伝票を一元管理し、電子帳簿保存法に準拠して保管することを目的に、SVF for System iを活用して電子帳票システムを構築した。これにより、大量帳票を保管するための手間やスペースを削減するとともに、当初の想定を超えるコスト削減を実現した。

大量帳票の保管作業の負荷軽減と電子帳簿保存法への対応が急務

「ダイナミックな事業展開で、21世紀に勝ち続ける企業」という企業理念に基づき、トータルパッケージング・ソリューション・プロバイダーとして、「人に、モノに、地球にやさしい企業」を目指すダイナパック。食品や電子機器などをやさしく保護し、美しく機能的かつ経済的でユニバーサルデザインに対応したパッケージ製品を創造している。

現在、「グループ5社合併」「収益力の改革」「ビジョン2020」で構成される2020年に向けた長期経営計画「ダイナミック10」を推進している。

ダイナパックでは、国内14拠点において、請求書や売掛金元帳、仕入先元帳などの大量帳票を出力している。出力された帳票は、各拠点の担当者が仕分けをして保管場所に保管するのだが、この作業が非常に大きな負担となっていた。経営企画本部 情報システム部 部長代理 兼 情報企画グループ課長の榊原 良二氏は、「紙の量も多く、保管しておく場所も限られることから、改善してほしいという要望がありました」と話す。

また電子帳簿保存法への対応で会計帳票を7年間保管しておくことが必要なことから、電子帳票を保存するための方法も模索していた。さらにダイナパックでは、各拠点にIBM iが導入されており、拠点ごとに必要な帳票を作成・出力していた。そのため帳票フォーマットが拠点ごとに統一されておらず、メンテナンスも困難なため、帳票管理を集中化したいと考えていた。

そこで6社に提案を依頼。その中の1社から、ウイングアークのSVFと、大量帳票を一元管理できる電子帳票システム「快速サーチャーGX」(開発元:株式会社インテック)とを組み合わせたシステムが提案された。榊原氏は、「SVFはこの提案で初めて知りましたが、帳票作成ツールの評価、実績でナンバーワンであるという話を聞き、さらにIBM iでも利用できることを評価しました」と話している

SVFで電子帳票システムを構築
IBM iもデータセンターに統合

電子帳票システムは、2010年夏より電子帳票ツールの検討を開始し、2011年初めにSVFと快速サーチャーGXの組み合わせの採用を決定。2011年よりシステムの構築を開始し、4月には導入およびテストを完了した。また並行して2011年3月に、帳票の電子保存の申請を所轄税務署で行い、承認を得て2012年より電子帳票システムの運用を開始。同時に各拠点に分散していたIBM iを本社データセンターに統合した。

電子帳票システムは、「売掛金元帳」「仕入先元帳」「請求書」という3つのパターンが開発されている。

売掛金元帳は、IBM iのスプールデータを抽出し、CSVデータに変換して、SVFX-Designerで設計した帳票フォーマットに基づいてPDF化を行い、快速サーチャーGXに登録する最も一般的な業務パターン。登録された電子帳票は、必要なときにブラウザーから参照したり、印刷したりすることができる。

次に仕入先元帳は、スプールデータをCSVデータに変換することなく、IBM iから出力されたプレーンテキストのまま快速サーチャーGXに登録するパターン。このとき快速サーチャーGX側でフィールド設定を行う。

さらに請求書は、IBM iやその他のシステムから、必要なデータをCSVデータで抽出し、そのまま保管する。必要に応じて電子帳票化したり、各拠点のプリンターに直接印刷したり汎用的に使用できる。原価計算や売掛金関連の資料、伝票類など、ほかのシステムの帳票も、指定されたフォルダにCSVデータを登録しておけば、容易に電子帳票化できる仕組みになっている。

また別の活用として、一部の荷札ラベルは、スプールデータから変換されたCSVデータをRDEに登録し、必要に応じてSVFX-Designerで設計されたラベルを各拠点のプリンターに直接出力することができる。

経営企画本部 情報システム部 システム管理グループの吉田 実生氏は、「現在、年間で約51万枚の帳票を印刷しています。内訳としては、約45万枚がSVFと快速サーチャーGXで電子帳票として管理している帳票で、SVFから各拠点のプリンターに直接印刷されているラベルが約6万枚です」と話している。

想定以上のコスト削減を実現
今後はSVFの汎用性に期待

榊原氏は、SVFと快速サーチャーGXを組み合わせ電子帳票システムの効果について、「請求書は、送付用、営業担当別、総務控えの3種類が出力されます。お客様に請求書を送る作業は残っていますが、保管のための作業はなくなりました。また営業担当別に仕分けをして配布していましたが、その作業もなくなりました」と話す。

また吉田氏は、「商品の拠点間売買という取り引きがあるのですが、これまでは紙の伝票を印刷して、FAXで情報のやりとりをしていました。しかし、SVFでPDF化ができたことにより、ほかの拠点の取引状況を端末から確認できFAXでのやりとりもなくなりました」と話している。

さらにシステム管理面での効果を吉田氏は、次のように語る。「SVFと快速サーチャーGXがシームレスに連携されているので、SVFで定義された項目は快速サーチャーGXで再定義することなく、引き継ぐことができるのは便利でした。また快速サーチャーGXに登録した時点でExcelにもダウンロードできるので、データの2次利用が容易になりました」

そのほかコスト面での効果を榊原氏は、「SVFと快速サーチャーGXによる電子帳票システムを導入することで、用紙代、人件費、保管料をあわせて、年間数百万円程度のコスト削減効果を試算していました。しかし現状では、予想を上回るコスト削減効果を実現しています」と語る。

今後の展望について榊原氏は、「帳票作成のためにExcelやSVFなどいろいろな帳票ツールが利用されていて、管理が非常に煩雑になっているのが実情です。そこでSVFを標準にして、帳票管理を一元化したいと考えています。そのためには、今後もウイングアークの支援に大きな期待を寄せています」と話している。

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