導入事例

トランコム株式会社

物流における、トラックの「空車情報」と荷主の「貨物情報」のマッチング確度を向上させ、マッチングビジネスの成約率を前年比20%向上

  • MotionBoard
  • 倉庫・物流
  • マッチングビジネス
  • 人材不足解消
  • 未来予測
Before
「徹底した業務分析の結果、貨物情報と空車情報のピークのタイミングにズレがあり、クライアントごとにピンポイントな、高確度のアプローチが必要だった。そのためには情報共有システムの見直しが必要だった」
after
「クライアントが空車/貨物を必要とするタイミングでピンポイントにアプローチできるようになり、成約率が2倍となった。実績分析によって未来予測や売上目標に対する進捗の視覚化もできたほか、スタッフの強み・弱みの分析や評価も容易になった」

導入背景

● 景気変動で空車不足に。マッチングのアプローチ手法を改善したかった

● 空車と貨物情報を簡単に調査し、容易にマッチングできる仕組みが必要だった

● 過去実績データを統計的に分析して未来予測し、営業や運営に活用したかった

導入ポイント

● クライアントライセンスフリーなのでライセンス費が他社の3分の1だった

● ウイングアーク1stの手厚い導入サポートと定着化への支援を評価した

導入効果

● 実績データに基づく分析による未来予測で、確度の高いアプローチが可能になった

● 計画達成を日割りで数値化し、視覚化できるため、努力すべき目標が明確になった

● オーダー特性を分析することで、パート社員の勤務時間の適正化とオペレーションの効率化が図れた。結果、労働生産性が向上し、人材不足が解消した

導入製品

MotionBoardBI コンサルティングサービス

Company Profile

トランコム株式会社
設立:1959年6月22日
所在地:愛知県名古屋市
事業内容:物流のプランニングから運営管理、情報システムの開発運用までをワンストップで提供可能な、物流企業の枠を超えたロジスティクスコラボレーター企業。日本国内を中心にアジア130の拠点、1万社を超えるパートナー企業
によるネットワークがクライアントの物流の最適化を実現している。
トランコム株式会社


※字幕付

あらゆる業界の物流を知り尽くした物流サービスのプロフェッショナル企業、トランコム株式会社(以下、トランコム)。同社の物流情報サービスグループが提供している、トラックの「空車情報」と荷主の「貨物情報」をマッチングするサービスでは、未来予測によるマッチング精度向上や業務の効率化のためにMotionBoardを採用した。データ分析と活用によるワークスタイル改革によってマッチングビジネスの成約率は前年比20%向上し、売上高も増加した。人材不足の解消 やスタッフのモチベーションと顧客満足度向上を実現した。

荷主と空車のマッチングで 物流を劇的に効率化する

日本国内外に合計130の拠点をもつ総合物流企業トランコム。その中で、コアビジネスの物流情報サービスグループは、日本国内外に合計31の拠点と全国1万社を超える物流パートナー企業のネットワークを持っている。物流を運送会社へ委託しているメーカー企業にとって、コストを抑制しつつ商品を目的地へ適切に届けることは、重要な課題のひとつだ。一般的に運送会社は、目的地で貨物を降ろした後、新たに積む貨物がない場合、空車のまま回送する。これでは運送会社にとっては片道分の利益にしかならず、非効率的である。

運送企業には中小企業が多く、独自に貨物を集 めるには労力が大きすぎる。そこでトランコムの物 流情報サービスグループでは、こうした「貨物を求 めるトラック」と、「トラックを求める荷主」の情報 を収集して照会し、相互のニーズが一致した場合は マッチング(成約)することをビジネスとしている。

運送会社の利益改善に貢献し、荷主にとっても 輸送コスト削減や業務効率化を実現するこのビジネスのニーズは飛躍的に高まっており、トランコムの物流情報サービスグループは年間約100万台のマッチング実績によって、年商616億円(2015年3月)の事業へと成長した。

景気の変動で空車不足に直面
業務分析で課題を発見

このマッチング業務には4つのステップがあると、同社物流情報サービスグループ 管理・システム担当 マネージャー 加藤由貢氏は話す。

「①運送会社の空車情報の獲得 ②荷主の貨物情報の獲得 ③獲得した空車情報と貨物情報とのマッチング ④集荷に向かうドライバーへの経路の連絡(誘導)。これらの業務を担当する正社員とパート社員の営業スタッフを当社では『アジャスター』と呼んでおり、アジャスターの業務を最適化することが、物流情報サービスとして重要です」(加藤氏)

トランコムでは他社に先駆けて2002年に、独自の配車システム「COMPASS(コンパス)」を運用開始。それまでは個人ベースで管理されて属人化していた取引先情報をシステムで共有したことで情報収集力が圧倒的に強化され、マッチング成約も順調に増えていた。

しかし10年が過ぎ、物流情報サービスグループにとって死活問題ともいえる現象が生じたのである。2008年に発生したリーマンショックによって景気は悪化。貨物は減少し、運送会社もコンプライアンス強化や労働環境改善の影響によってトラック台数を減らしつつあった。ところが2012年頃から景気は徐々に回復し、2013年には貨物量は一気に増加に転じた。その結果、従来の「貨物情報より空車情報の方が多い」という状況から逆転し、「空車よりも貨物の方が多い」と いう事態となったのである。空車情報をより正確に把握し、トラックを1台でも多く確保することが必要となった。

この課題解決が求められたタイミングで加藤氏は着任した。「何が起きているのか、徹底的な現状分析を行いました」と加藤氏は振り返る。「分析によって、興味深い事実に気づきました。空車情報は減少しているにも関わらず、マッチング率は40%程度。トラックは不足しているのに、60%のトラックが成約できずにいたのです」(加藤氏)。

明らかになったのは、「空車情報は前日午前にピークを迎えるが、貨物情報は前日午後にピークを迎える傾向がある」ということ。つまり空車ピーク時に貨物情報はなく、貨物情報がピークの頃には空車がない」のである。「それまで当社では、独自に時間枠を区切り、社内の独自のリストに従って取引先に電話をしていました。しかし情報を取得できるタイミングはお客様によって異なり、需要と供給のタイミングにズレがありました。お客様ごとにピンポイントかつ、確度の高いアプローチが必要だと考えたのです」(加藤氏)

基幹システム内の実績データを基に、クライアントごとに適した電話のタイミングを統計的に割り出すなど、加藤氏は新たなアプローチを模索した。その一方、社員にかかっている負荷を調査したところ、午前中に業務が集中していることが判明したのである。

パート社員の活用とBI導入
導入コストと支援の品質を評価

加藤氏は時間帯別の業務負担と必要な人員を分析し、時間と人の使い方を見直した。そしてサービスレベルが低下していた午前を中心に、ショートタイムのパート社員の大幅増員に踏み切った。だが、単に人を増やすだけでは成果に結びつきにくい。いかにして熟練したスタッフと同等のパフォーマンスを発揮してもらうかを検討した結果、加藤氏が行きついたのがBIツールの導入と活用だった。

「短時間でも働きたいという意欲のある女性を中心に採用したことは非常に良い効果がありました。パート社員は効率的に事務作業に当たってくれて、何よりしっかりと数字を作ってくれます。パート社員の時給を上げても、効率的に働いていただくことにより、トータルでの人件費を抑 えることが可能です」(加藤氏)

そして、「誰にでもわかりやすく、簡単に扱えるシステムを作りたいと考えました。そこでまず 自分たちの業務を仔細に分解し、何を改善すればより効率が上がるのかを徹底的に調査しました。出来上がった『営業利益分解図』は、経営的視点の KPIと、業務現場のKPIを多層的に表現した内容です。重なる視点と切り分ける視点が明確に分解されています」と加藤氏は説明する。「当社では職位・階層で見るべき視点が異なります。そのため、『何をみせるべきか』『具体的にどうみせるべきか』『そのデータから何がわかるのか(定着)』をしっかり考え、管理職者が見るデータと、現場のアジャスターが見るデータを分離する必要がありました」

MotionBoardの導入に際し、KPIの整備されたこの図と、基幹系にすでに必要なデータが用意されていたことから、3ヶ月という短期間でシステムの構築が実現した。

トランコムがMotionBoardを選定した理由として、加藤氏は次のように述べる。「当社では現場から経営層まで全従業員がBIツールを利用する必要があります。そのためMotionBoardのクライアントライセンスフリーである点は有効な決め手でした。他社製品ではライセンス費によってコストが3倍になってしまう試算だったのです。また、ウイングアーク1stの対応が優れていたことも挙げられます。ウイングアーク1stの担 当者は当社の課題を理解し、相談にも柔軟に応じてくれました。現場への利用の定着に向けて積極的にサポートしてくれたことも高く評価しています」

目標達成までの道筋を視覚化
労働生産性が向上し、新人も短期に戦力化

パート社員を含む全従業員がアクセスする MotionBoardのトップ画面には、「集計(全社員が 共有する実績。昨年比などで自社の実態を把握できる)」、「ユーティリティ(営業担当が把握するための機能)、「分析(センター長など管理者が確認する機能)」の3つに機能が分類され、そこから小分類に枝分かれしている。

新しいシステム名は「B-STRONG」。ビジネス環境の変化によって空車情報を取得できず疲れ切っていたアジャスターを、BIツールによって笑顔にするシステムを作りたいとの願いで命名された。「BIツールをみんなで使って『強くなろう』というコンセプトとメッセージを込めています」(加藤氏)

実績集計の画面では、累計実績と目標に対する着地が簡単に把握できる。特長は目標数値を“見える化”している点だ。例えば、その日までの日割りの実績から計算して、あとどれほどで目標を達成できるのかという指標(通称「がんばるライン」)が簡単にわかるようになっている。

例えば300件/日の計画に対して250件/日しか達成できていない場合、残りの日数は1日350件を達成していく必要があると視覚的に示される。「目標設定がわかりやすくなることで、各担当者は目標を必ず達成するんだ、という意識を持ちます。このように目標達成までの道のりを見えるようにしました」(加藤氏)

集計の画面では、取引先別の成約情報などを分析できる。分析したい取引先をクリックすると、情報を取得した時間帯が表示され、その取引先の曜日別の状況がわかる。また、どの時間帯に最も多くの情報を取得できているかが掲載される。バロメーターも表示され、当日、前日、前々日のデータがまとめられており、取引先ごとの特性を確認しながら判断する。それを「テレビ欄風 取引先別アプローチリスト」に落とし込んで利用する。これは現場が自主的に作成するもので、曜日と時間帯別 に高確率で情報を取得できる顧客が整理されている。「こうした仕組みによって、新入社員でも、熟練スタッフと同等の働きができるほか、お客様がサービスを必要とする時間に手厚くスタッフを配置できるようになり、顧客満足度も向上しました」 と加藤氏は言う。

労働生産性の向上に加え、データに基づく評価で現場モチベーションも向上

トランコムでは、自己スキルや実績の分析、計画をする際にもBIツールを利用する。「すべての情報がデータベースに保存されているので、個人実績集計も容易です。スタッフ一人ひとりのデータを実績系レーダーチャートと情報系レーダーチャートの2つに表示させ、自分自身の強み・弱みの把握や、同じ部署のメンバーとの比較ができます。これにより、自分自身のスキルを向上させる際の目標を設定しやすくなります。実は、過去は実績しか社員を評価する軸がありませんでしたので、水面下でチームに貢献しているスタッフを評価することが困難でした。しかし現在ではBIツールで確認することで、『縁の下の力持ち』的なスタッフをセンター長が見つけ、評価できるツールとしても機能しています」と加藤氏は言う。

スタッフを公平に評価でき、昇給・昇格の根拠とできるこの仕組みによって、社員のモチベーションは向上し、組織としてのパフォーマンスも高まったのである。

利用定着のカギは 目的別マニュアルと説明会

トランコムがBIツール活用に成功した理由として、利用の定着に向けた工夫がなされた点も挙げられる。「システムを現場に活用してもらうには、作った人が『その想いを伝えられるかどうか』がキーポイントです。使わない人が悪いのではありません」と加藤氏は話す。「当初、用意された機能説明マニュアルは55ページもあり、IT担当者の私が読んでも分かりにくいものでした。現場へ提供すれば終わりという考えでは、絶対に現場は使ってくれません。そこで『荷主ごとの売上分析や貨物 情報の曜日別・時間帯別の分析の方法』といった目的別マニュアルを作りました」(加藤氏)

マニュアルと共に「機能をどのように使って欲しいか」などの説明に全国を飛び回り、利用普及の努力を惜しまなかったことが、導入の真の成功要因とも言える。

「昨日までの実績データを基に統計的に分析して未来予測して、営業に活用することが実現しました。例えばセンター長は、成約数を増やしたければ過去実績を基に分析し、次のアクションである『対策』を考えて実行します。管理者はお客様の特性情報や、求貨情報と空車情報の量に適した従業員の時間配分になっているかを容易に把握できます」と成果を語る。また、加藤氏はITシステムのスペシャリストではないが、何よりも、ビジネスや現状を理解し、徹底的な調査結果を熟慮し、課題を解決することに全力したことが成功の要因のひとつとも言える。

このようにデータ視点で物事を考え抜いた加藤氏が先導しながら、ビッグデータを価値へと変える仕組みを完成させたことで、現場スタッフが情報を活用しつつ、生き生きと働き、成果を出せる環境をトランコムでは実現したのである。

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