導入事例

アラガン・ジャパン株式会社

Salesforceを情報共有基盤として徹底活用
レポート、データ入力、帳票作成の効率化により
現場の作業負荷を大幅軽減し、働き方改革につなげる
  • MotionBoard
  • 卸売・小売
  • クラウド
Before

「売上達成率、管理者用レポートなどは、Excelで加工してメール添付で各担当者に送っていました。特に月末には、翌日の会議に間に合うよう月次資料を作成する必要があり、大きな作業負担になっていました」

after
「各部門ともレポート作成に携わるスタッフの残業が大幅に減少しました。経理部門においてもモチベーション、生産性のアップにつながり、目に見える効果が出ています」

導入背景

● 売上達成率などのレポート作成を、毎日Excelによる手作業で行っていた

● 頻繁に発生するSalesforceの情報更新や大量のレコード作成に手間がかかっていた

● 申請書類をその都度郵送で取り寄せる必要があり、煩雑で時間がかかっていた

● 営業担当者が個々に見積書や注文書を作成しており、入力ミスなどが発生していた

導入ポイント

● Salesforceと相性が良く、高度なスキルがなくても利用できる

● Salesforceによるビジネスアプリケーションマーケット「AppExchange」で紹 介されている信頼感

● クラウドサービスのため初期費用を抑えて導入でき、月契約、年契約など柔軟な 契約が可能

導入効果

● レポーティングとメール配信にかかる時間が大幅に削減され、作業負担を軽減[ MotionBoard Cloud for Salesforce]

● Salesforceへの入力・変更業務を効率化[VyNDEX]

● 承認業務を大幅に短縮。帳票のフォーマット化によりSalesforce 上に正確な情報・数字を反映[SVF Cloud for Salesforce]

導入製品

MotionBoard Cloud for SalesforceSVF Cloud for SalesforceVyNDEX

Company Profile

本社所在地: 東京都渋谷区
アイルランドを本拠地として、世界100ヶ国以上で多領域の治療を提供しているアラガン。2010年に設立された日本法人のアラガン・ジャパンでは、皮膚科・美容外科・形成外科・乳腺外科を対象に、女性を美しく元気にするための製品を展開している。
アラガン・ジャパン株式会社
コマーシャルエクセレンス統括部 データアナリスト 緑川 留美氏(写真左)
世界100ヶ国以上で多領域の治療を提供するヘルスケア企業、アラガン。その日本法人であるアラガン・ジャパン株式会社(以下、アラガン・ジャパン)では、Salesforceに蓄積された売上情報などを集計・分析しスピーディに担当者にメール配信できるよう、BIツール「MotionBoard Cloud for Salesforce」を導入した。また、申請業務や見積書などの作成業務を効率化するために帳票ツール「SVF Cloud for Salesforce」と、Salesforceへのデータ入力・更新を効率化するために「VyNDEX」も導入。3つのツールでSalesforceを徹底活用して業務効率を向上させることにより作業時間を短縮し、働き方改革につなげている。

医療機関の情報や契約管理に 不可欠だった Salesforce

多岐にわたる医療・美容製品を世界100ヶ国 以上で提供しているヘルスケア企業、アラガン。 2010年に設立されたアラガン・ジャパンでは、特 に女性に対する医療・美容に特化したビジネス展 開をしており、しわ治療の「ボトックスビスタ ®」、 顔面注入用ヒアルロン酸「ジュビダームビスタ ®」、 睫 毛 貧 毛 症 治 療 薬「 グ ラ ッ シ ュ ビ ス タ ® 」、乳 房 再 建シリコン「ナトレル ® シリーズ 」を提供している。 特にナトレル ® シリーズは、厚生労働省の特定保 険医療材料として承認を受けた国内唯一の製品 で、患者に安心感を与えるとともに、保険適用に よる低価格な製品提供を実現している。

現在、日本法人の社員は約100人で、そのうち 約40人が営業担当者だ。アラガン・ジャパンでは、 一部の製品を除いて、全国各地の病院・クリニッ クとの直接契約によるダイレクト販売を採用し ている。そのため営業担当者は全国に散在し、自 宅や出張先のホテルから直接客先を訪問し、客先 からそのまま自宅やホテルに戻って業務を行う、 いわゆるリモートワークを行っている。こうし たリモートワークには IT 活用が欠かせない。ア ラガン・ジャパンにおいても、グローバルで利用 していた Salesforce を活用して情報の集約・共 有を行っていた。

しかし、2016年4月から、Salesforce の代わり に別の CRM(顧客関係性強化 )システムを利用 することがグローバルで決定された。ところが 準備を進めていくうちに、新しい CRM システム では日本法人のオペレーションに必要な要件を 盛り込んだカスタマイズが難しいことが明らか になってきた。

同社データアナリストの緑川 留美氏は次のよ うに振り返る。

「グローバルでは Salesforce を CRM として利 用していましたが、日本法人は CRM としてだけ ではなく、ダイレクト販売のための顧客マスター として利用しており、各医療機関の情報や契約書 などの管理も行っていました。Salesforce を利 用していたときには管理者権限を認めてもらい 機能拡張によって対応していましたが、新しい CRM システムはグローバルで一括管理されるた め、日本向けの機能追加ができなかったのです。 そこで、日本法人で独自に Salesforce を導入す ることを決断しました 」

こうして2016年の夏から、日本独自のSales force 構築がスタートした。構築にあたっては、か ねてより Salesforce に関するサポート支援を行っ ていた株式会社テラスカイをパートナーに選んだ。

「グローバルの Salesforce を使っていたとき、 売り上げなどの基幹データを管理するSAPと Salesforce との連携が認められておらず、SAP へのアクセス権限のある数名がローデータを取 得して確認するしか方法がありませんでした。そ こで、テラスカイの『SkyOnDemand』を利用し て、売上明細データを Salesforce に取り込み、契 約状況や出荷状況を Salesforce 内で管理し、誰 もがSalesforceで売上情報を見られるように したのです。そうした経緯もあり、日本独自で Salesforce を構築する際も、当社の状況をよく 知るテラスカイさんにお願いすることにしました」(緑川氏)

Salesforce を徹底活用する ウイングアークの3つの製品

日本独自の Salesforce を構築するにあたり、 次の4つを実現しようと考えた。

●毎日手作業で行っていたレポーティングを自動化する
●Salesforce の情報更新や大量のレコード作成 を効率的にする
●紙ベースでの申請作業を Salesforce に移行し 効率化する
●見積書・注文書を Salesforce から出力し、入力 ミスをなくす

こうした課題は、グローバルの Salesforce を 使っていた時代から、感じていたことだった。そのため、Salesforce やテラスカイのイベントや セミナーなどに参加し、これらの課題を解決でき 自社の Salesforce 活用をさらに効率化するため のツールを探していた。そうした中で出会った のがウイングアークの3製品であり、導入機会を うかがっていたときに、日本独自で Salesforce を構築することになり導入が一気に現実化した のだ。

ウイングアーク製品を選んだ理由に関して Salesforce 製品との相性の良さ、Salesforce. com がグローバルで展開しているアプリケーショ ンマーケット「AppExchange」で取り引きされ ている信頼感、さらには、クラウドサービスなら ではの導入の容易さや契約の柔軟性を挙げる。 もちろん、ウイングアークのセミナーに参加した り、無償トライアルで実際の操作性も確認したり し、「IT の専門家ではない自分たちでも、すぐに使 えるようになる簡便な操作性 」だったことも採用 の重要な理由となった。

【MotionBoard Cloud for Salesforce】
日々のレポーティング作業を自動化作業時間を大幅に削減

課題の1つ目である「毎日手作業で行っていた レポーティングを自動化する 」のが、BI ツール のMotionBoard Cloud for Salesforce(以下、 MotionBoard Cloud)だ。

レポーティングを担当していた緑川氏は、「売 上などの数値は Salesforce のレポートレベルで 閲覧できていましたが、売上達成率・管理者用レ ポートなどは、Excel で加工してメール添付で各 担当者に送っていました。特に月末には、翌日の会議に間に合うよう月次資料を作成する必要が あ り 、大 き な 作 業 負 担 に な っ て い ま し た 」と 打 ち 明ける。また「グラフなどビジュアル化も不十分 だと感じていました 」と話す。

さらに業務効率の面だけではなく、データ活用 の「属人性 」を排除するという意味でも、BI ツー ルの必要性を感じていたと言う。

「SAP のローデータを Excel で必要な情報に加 工することに長けている営業担当者も中にはい ます。しかし、スタッフが増えてくると、そうし た人ばかりではありません。以前の職場で既に BI ツールを利用していた人が入社することも多 くなっていました 」

「ローデータを落とすタイミングで、ベースと なる数字が異なってしまい、数字が食い違うこと もありました 」(緑川氏 )

組織が成長するにつれ、誰もが簡単に、“ 正確 な数字 ” をベースに集計・分析できる環境が必要 だった。

導入後、最初に作られたダッシュボードは、毎 日の売上達成率を集計し営業担当者に自動配信 するというシンプルなものだ。これだけでも、緑 川氏の日々の作業負荷は軽減され、他の業務を 行う時間も増えた。また営業部門だけではなく、 サプライチェーンを担当する製品出荷部門でも、 Excel を使い1日3回配信していた出荷状況を自 動集計するダッシュボードを作成した。従来は 1つの Excel ファイルを数人の出荷担当者が共 有して使っていたため誰かがファイルを編集し ていると他の人は作業できなかったが、同時に更 新できるようになり、時間になれば自動的に配信 されるので無駄な待ち時間がなくなった。

MotionBoard Cloudの機能については、 Salesforce 以外の Excel や CSV データを取り込 んで利用できることもメリットだ。同社の場合、 グローバルで利用することになった新しい CRM システムから営業担当者の活動履歴をダウンロー ドし、MotionBoard Cloudに取り込んで分析し ている。また、細かい設定ができる点も満足度が 高く、「こうしたいという要望は、ほぼ実現でき ます 」と評価する。

【VyNDEX】
煩雑な情報の更新や大量のレコード作成の手間を軽減

課題の2つ目の「Salesforce の情報更新や大量 のレコード作成を効率的にする 」のが、Excel を 利用して Salesforce のデータを自在に編集でき るクラウドサービス VyNDEX だ。

アラガン・ジャパンの顧客である医療機関の担 当者は頻繁に異動があるため、担当変更作業も頻 繁に行われていた。こうしたデータのメンテナ ンスをはじめ、特定の顧客にだけキャンペーンフ ラグを立てる、開催したイベントに参加した医師 を一括登録し、追加情報を事後に登録するなどの 作業に VyNDEX を活用している。

「VyNDEX によって、Excel 上で Salesforce の レコードを一括変更してアップロードする作業だ けで済むようになり、作業負荷が大幅に軽減しま した 」と緑川氏は話す。

【SVF Cloud for Salesforce】
申請業務のデジタル化、見積書や注文書の入力ミスを削減

課題の3つ目の「紙ベースでの申請作業を Salesforce に移行し効率化する 」と、4つ目の「入力ミスが発生していた見積書・注文書をフォーマット化する」のが、SVF Cloud for Salesforce (以下、SVF Cloud)だ。

こ れ ま で 地 方 在 住 の 社 員 は 、 例 え ば 、「 臨 床 試 用サンプル」などを申請する際、複数枚が1セッ トになった申請書類を本社から取り寄せ、記入後 も複数の責任者のサインをもらう必要があり、申 請から承認までに時間がかかっていた。それを Salesforce 上で帳票を出力することで、時間を 大幅に短縮できるようになった。

また、見積書や注文書も Salesforce に移行し た。これまで見積書は、営業担当者が自分で単価 表を見ながら個別に Excel に単価と数量を入力 したり、顧客ごとに異なる割引率を入力したりす る必要があり煩雑で、ミスにつながることもあっ た。例えば宛先の住所・電話番号・名称を古い情 報のままで印刷したり、1箱2個入りの製品を1箱 1個入りとして発注したりといったことだ。SVF Cloud の導入で、常に Salesforce の最新情報を ソースとして見積書や注文書に反映させられる ようになり、作業効率の向上やミス減少につな がっている。加えて、見積書などが Salesforce に蓄積されることで、「営業担当者が変わっても、 過去にどんな製品を、どれだけ、いくらで提供し たかが把握でき、業務の引き継ぎも効率化されま し た 」と 緑 川 氏 は 別 の 効 果 が あ る こ と も 指 摘 す る 。

社内に導入メリットを伝え、協力者を増やすことが成功の秘訣

Salesforce の構築に加え、ウイングアークの3 つのツールを、ほぼ同時期に導入するにあたって、 社内の協力者の存在が大きな力となった。
例えば、MotionBoard Cloudの導入を振り返 り、次のように話す。
「実際の稼働まで約半年しか時間がありません でしたので全ての作業をやるには時間が足りま せん。各部署を巻き込んで協力してもらうことで、 導入、稼働を完了させることができました 」

社内での協力者づくりは、日頃 Excel を使って レポート作成に苦労している人や、分析業務に興 味がある人を選び出して、システム稼働前に10 人弱にウイングアークが開催するセミナーに参 加してもらい、使い方を勉強してもらった。これ は本来業務とは直接関係のない業務だったが、従 来の Excel での作業を自動化できることが分か り、多くのスタッフが前向きに協力してくれた。 中でも、協力者の一人である総務のスタッフは、 Access、Excel が使いこなせるので協力を仰ぎ、 予想以上に大きな戦力となった。

「私たちは、システムありきでそれにビジネス にあわせようと導入しているのではなく、まず “ 実 現したいことありき ” で導入しています。そこを みんなに理解してもらえたからこそ、定着と成果 につながっているのだと思います 」(緑川氏 )

他部署に導入メリットを説き、新しいシステム が自分たちの業務にプラスになると理解しても らうことこそ、新しいツールの導入と定着を成功 させる近道だといえそうだ。

残業時間の削減に貢献 さらなる情報活用を目指す

アラガン・ジャパンでは、ウイングアークの製 品により、業務の効率化、スピードアップを実現 した。中でも、各部門ともレポート作成に携わる スタッフの残業が大幅に減少した。これまで22 時、23時の退社があたりまえだったものが、19時、 20時で終わるようになるなど、目に見える効果 が出ていると二人は笑顔を見せる。

「働き方改革が社会のキーワードとなっていま すが、当社では、MotionBoard Cloudの導入が 働き方改革の一助となることに期待しています。 まだまだチャレンジしたいことが、いくつもあり ます 」と緑川氏は今後を見据えている。

その一つが、個人ごとのダッシュボードだ。個々 の営業担当者の活動状況をレポート化し、上長が 部下にコーチングする際に利用することで、マネ ジメントの質を向上することを実現するために 活用する準備を進めている。

検討中だ。同社ではドクター向けセミナーを頻 繁に開催しているが、そのスケジュールなどを管 理するとともに、そのイベントが売り上げに貢献 しているか効果測定を行う。
さらに、経営状況の概況を経営トップに見せる ためのダッシュボードや、マップ機能を使って営 業テリトリーの最適化を図るためのダッシュボー ドなど、アイデアは尽きない。

緑川氏のリーダーシップのもと、同社のSalesforce 活用、データ活用に対する取り組みはますます進 展していきそうだ。

 

 
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