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紙ゼロ宣言。つながる、電子活用

ウイングアークは、
“つながる。電子活用システム”
「SPA」を提供し、企業の成長を支える
電子化への取り組みを支援します。

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紙から電子化の社会へ

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(外部リンク)

なぜ必要?本当に使える?生産性向上につながる正しい「社内文書電子化」スタートガイド

北陸コカ・コーラボトリングが電子帳票システムを大幅改修する4つの目的

JIIMA「規制緩和の効果は絶大スキャナ保存申請件数が13倍に!2015年度税務統計発表」

経済産業省「文書の電子化の促進」

電子化のメリットって?

ススム電子化社会への道

スマートフォンによる電子決済や電子マネーなど、生活のさまざまなシーンで電子化が進んできました。
最近では、厚労省の方針を元に、病院や薬局で提供されるお薬手帳も電子化を推進し、お薬手帳忘れによる薬の重複投与を防いだり、デジタルデータで処方履歴を管理することで運用コストが抑えられることに注目が集まっています。
また、欧州では、処方箋や納税状況などや行政サービスを全て電子化するなど、新たな社会インフラとして電子サービスに期待がもたれています。

紙のメリット?電子化のメリット?

一方、ビジネスの世界では帳票類をはじめ、紙の書類や紙文書がいまだに主流です。
紙は閲覧性や可読性のよさに加え、紙文書1枚で持ち運べるし即座に書き込める、というメリットがあります。
けれども、ビジネスでの業務運用になると途端に“紙” の強みが薄まります。
たとえば、日々の業務を実施する際、書類1枚を回覧して、決済して、手書きで修正して・・・という業務のプロセスを紙文書で回すとします。
その間に、紙書類を持ちまわす手間や、誰かの所で紙書類がとまってしまったり、あるいは、どこかで紙書類を紛失してしまった、というハプニングが生じてしまったり、、

電子化することにより、上記のようなハプニングのリスクは低くなることはもちろんですが、最大のメリットは「情報をデータ化できる」という点です。
過去の蓄積を分析し、リアルタイムに把握し、未来の動向を予測し戦略を立てることも可能となります。

漏えい媒体・経路(単年分析・件数)

電子化を拒む要因

とはいえ、「電子テキストや業務が変わることへの抵抗感」、あるいは「電子化への取り組みは何から始めたら」と感じられている方も少なくないのではないでしょうか。

例えば、製造業の現場では、紙の利便性はそのまま残したい、という要望も多く、パソコンでの作業が業務の妨げになることもあります。そういった場合は、タブレットなどで回覧や決済など、紙の業務の流れや手順は変えずに、電子ペーパー化からはじめる。初期投資も少なく業務の変更負担が少ないことは、運用が定着するポイントと言えます。

そして、紙文書にまつわる課題を解決するために、電子化に取り組んだものの、次のような頭を悩ます結果が業務上でおこっています。(図)

現在の電子帳票管理の課題
出典: 『電子帳票についてのアンケート』(2016年5月:有効回答398件)アイティメディア株式会社/ウイングアーク1st株式会社

SPAができること

電子化の悩みから生まれたサービス

「従来の帳文化の運用を変えることなく、電子化(PDF帳票)の一元管理・運用を実現するには」と考え、生まれた製品が「SPA」(SVF PDF Archiver)です。
「情報(プロセス)の共有」を自動化できます。

SPAの3つの“強さ” ~機能編~

①検索がはやい
電子化されたPDF帳票を簡単にためて、素早く探し出すことを得意としています。文書の取得から削除まで制御が可能なため、一貫した文書管理が可能となります。
②セキュリティが安心
電子化された原本のドキュメントは動かさず、ページ単位に切り出した原本の情報を仮想PDFとして閲覧できます。もちろん印刷不可、閲覧制限、文書によっては、「透かし」や「マスク」を設けるなどの権限設定が可能です。
③ 簡単自動化
人が紙をファイリングする際に決定した仕分けの決まりや思考のルールを、運用管理に適応できます。紙やPDFから日付、数字、文字列などの条件を読み取り、キーとして利用することで指定したフォルダに自動振り分けできます。

活用

SPAは電子化(PDF帳票)の一元管理・運用に関して、あらゆる業種に柔軟に活用できます。
お客様のステージに沿い、業務改善やプロセスの自動化によりスマートなビジネスの成長を支援します。

物流・倉庫タブレットでの倉庫ピッキング作業の効率化

課題
紙出力したピッキングリストを担当者ごとに手で仕分けを行い大変な時間を費やしている
ピッキングリストは事務所で出力し、事務所から広い倉庫への移動やチェックしたピッキングリストを事務所に持ち帰る移動など、ピッキング開始と終了の度に広い倉庫を移動して事務所を往復。業務効率が悪い。
効果
タブレットから直接参照、入力することで業務効率化が図れた
紙出力が不要となり、SPAへデータが自動アップロードされる。人員移動工数の削減につながった

経理・管理部門領収書の電子化と電子帳簿保存法対応

課題
ワークフローシステムを導入していたが、経理部での確認処理は領収書の原本が必要の為、原本が届くまで経理部での処理ができなかった。また、配送時の紛失リスクもあった。
領収書原本はチェック・回覧後、経理部にてファイリングし保管していた為、保管コスト・管理コストが発生していた。
効果
領収書のスキャンにより原本の到着を待たずに処理が可能となり、経理の業務効率化が実現。
領収書原本は一時的に保管するが、スキャンした領収書を SPA で電子保管する為、定期チェック後原本廃棄が可能となった。紙保管コストと管理コストの削減を実現。

電子帳簿保存法での利用(PDF: 2.8MB)

飲料メーカーフィールドサービスの作業報告書電子化による業務フローの改善

課題
故障連絡がメール及び電話でのため、外出して仕事をしているフィールドエンジニアの状況によっては連絡が届くまでに時間がかかることがあった
修理作業内容の記載と記載内容のPC入力負担が大きかった
メンテナンス履歴が紙の為、簡単に参照することが難しかった
修理部品の車上・倉庫在庫の入力ミスや記載内容の不備、修理部品の在庫情報との不一致などが起きやすくなっていた
効果
メンテナンス担当者の状況把握や修理状況・修理内容の把握がしやすくなった
客先電子サイン承認による紙削減及び2重入力(事務作業)の抑制につながった
メンテナンス詳細情報共有による情報共有向上につながった

そのコスト、ウイングアークなら削減できます!

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