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マイナンバー社会保障・税番号制度 法定帳票の対策

2016年1月からマイナンバー制度がスタートし、企業は法定帳票への新たな対応が必須となりました。行政機関においては、帳票の電子化を後押しする規制緩和なども進んでおり、さまざまなニーズに対応できる柔軟な帳票運用ソリューションが求められています。

対応帳票サンプルをご提供しています

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「マイナンバー 社会保障・
 税番号制度」とは

国民一人ひとりにマイナンバーが割り当てられます。

「マイナンバー 社会保障・税番号制度」とは、国民一人ひとりに固有の番号(マイナンバー)を割り当て、複数の行政機関に存在する個人の情報を紐付けることで、各機関での情報連携を実現する制度です。
個人としては各行政機関に提出する添付書類などが不要になることで、申請の手続きが簡素化されるなどのメリットがあります。

マイナンバー 社会保障・税番号制度

業務への影響と課題

「給与・報酬の支払い」や「個人情報管理」の
面において、業務上の影響が大きい

マイナンバー制度は、社会保障と税の分野を軸に導入されますが、企業では主に「給与・報酬の支払い」や
「個人情報管理」の面において、業務上の影響が大きいとされます。
帳票に関しては、「給与明細」や「源泉徴収票」などへマイナンバーを記載することが義務付けられます。

企業におけるマイナンバーの利用例

※現時点で想定される例であり、今後変更される場合があります。

帳票対応時の課題
帳票への記載は、単純に従来の帳票にマイナンバーを追加すれば良いというものではありません。
「退職した社員のマイナンバーは、すべての帳票から削除すること」が義務づけられています。

マイナンバーにおける
帳票対策のポイント

高いセキュリティと柔軟な帳票運用を実現

マイナンバーの運用は、マイナンバー情報の追加や削除をシンプルかつスムーズに行う必要があります。
例えば給与明細を発行する場合、社員が退職した際には対象者のマイナンバーを全て削除することが義務づけられています。

  • マイナンバーに対応した帳票等への対応
    (人事・給料・会計システム等への対応)
  • 情報漏えいの防止
    (アクセス制御・退職時の番号削除など個人番号の登録・管理・セキュリティ面での対応)

ウイングアークが提供する「SPA」

ウイングアークが提供する「帳票電子活用ソリューション」は、マイナンバー付の給与明細を仮想PDFとして出力する事が出来ます。
会計担当者などのマイナンバーの持ち主以外が帳票をチェックした場合は、マイナンバー部分が記載されていない仮想PDFが出力されるのでマイナンバー情報の保護を担保できます。
そして、社員が退職した場合は、帳票からマイナンバー情報のみを削除する事が出来ます。マイナンバーが記載されていない給与明細を帳票として保管する事ができ、マイナンバー破棄のルールに則しながら帳票の保管も可能になります。

マイナンバーの管理方法

また、仮想PDFごとに異なるセキュリティ制限をかけた運用をすることもできます。
例えば、原本となる元の帳票ファイルは所定の場所に厳重なセキュリティを施して保存しておき、そこから各電子棚に対して仮想PDFを作成します。電子棚毎に印刷不可やマル秘の透かし等を設定する事ができ、その棚にアクセスしたときに設定されたセキュリティの基づいて出力されます。
高いセキュリティと柔軟な運用の両立とファイルの不要なコピーを行わない運用が可能です。

個人番号・家族番号が必要な帳票類は、すべて番号を記載して出力できます。

マイナンバー制度が始まると、右図のように現行のA6
サイズからA5サイズに変更になるほか、個人又は法人
番号欄が追加されます。


マイナンバー対応帳票サンプルをご用意しています

帳票サンプルSVF導入企業様(※1) にマイナンバー対応の帳票作成における工数をできる限り削減いただくことを目的とし、公開されているマイナンバー記載が必要な申請に対する、SVFで利用可能なサンプル帳票様式を、サポートサイト内でご提供させていただきます。
SVF導入企業様の自社内利用に限定して、改変および業務で自由に利用することができます。

※1 SVF Java PRODUCTS製品 Ver.8.2以降のライセンス導入済みで保守契約を締結している企業様、またはSVF Cloud契約締結の企業様に限定させていただいています。

サンプル帳票様式には、以下のものが含まれています。SVF導入企業であれば、既存システムと連携して短期に対応が可能となります。

  • 様式ファイル(xxxx_XXXX.xml)
  • テストデータ(テストデータ_xxxx_XXXX.csv)
  • フィールド定義説明書(フィールド定義_xxxx_XXXX.xlsx)
  • サンプルデータテスト印刷(xxxx_XXXX_サンプルデータテスト印刷.pdf)
  • オリジナルサンプル(オリジナル_xxxx_XXXXサンプル.pdf)

まずは下記より帳票サンプルのPDFをご確認ください!
帳票サンプルはこちら(サポートサイト)
ご登録後、最後の画面よりPDF形式のサンプル帳票がダウンロード可能です。

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関連情報

マイナンバー 社会保障・税番号制度
内閣官房ホームページ
マイナンバー(社会保障・税番号)制度について