経理の基礎知識
まずは基礎知識として、経理の仕事の概要や、混同しがちな会計や財務との違いについて確認していきましょう。
経理とは？
経理とは、企業の「お金の流れ」を記録・管理する仕事を指します。
企業では、仕入れや販売、経費の支払いなどで、日々お金が動かされています。そうしたお金の流れを記録し、管理するのが経理の主な業務です。
たとえば、取引で発生したお金の動きを起票・記帳したり、そのデータを基に決算書を作成したり、従業員の給与や経費を計算したりといった業務が該当します。
お金は事業活動を行う上で欠かせない資源であり、お金が正確に管理されていなければ適切な経営判断を行うことができません。
このように、経理は企業にとって欠かせない業務であり、業務の正確さはもちろん、スピーディーな処理が求められます。
会計や財務との違い・関係性
経理と同様、お金を扱う業務に「会計」や「財務」があります。
会計は会社のお金の動きを総合的に管理する業務であり、会計という広い業務範囲のなかに経理が含まれています。
会計の業務は大きく2つに分けることができ、財務諸表を作成してステークホルダーに情報提供する「財務会計」と、経営状況を分析・把握して経営層へと報告する「管理会計」があります。
一方の財務は、経理とは明確に異なる業務だと言えます。
財務は経理部門が作成した財務諸表をもとに資金計画を立てて、資金調達や予算管理を行うのが主な業務内容です。
つまり、動いたお金を記録するのが経理であり、お金を動かす戦略を立てるのが財務、というイメージです。
ただし、ベンチャー企業や中小企業では、経理部門が財務を兼任するケースや、経理部門を設けずに総務部門が経理業務を担当するケースもあります。
経理の主な業務内容とは？
経理には、日々行う業務のほか、月・年単位で実施する業務があります。法律や規定に基づいたルーティン業務が多いものの、法改正などで業務フローが変わることも多いため対応力も求められます。
次は、経理の主な業務内容について日次・月次・年次に分けて紹介していきます。
日次の業務
- 預金・現金管理：現金や預金の入出金・残高照合
- 帳票作成：入出金伝票の起票など、帳票類の記帳・管理
- 経費精算：旅費交通費や交際費、備品購入などの経費を精算 など
月次の業務
- 売掛金・買掛金の管理：買掛金の支払いや売掛金の入金確認
- 領収書や請求書の発行：領収書や請求書を作成して取引先に送付
- 給与計算：従業員の基本給や残業代、各種手当などの給与計算 など
年次の業務
- 賞与計算：定期給与と別に支給する賞与（ボーナス・インセンティブ）の総支給額・控除額の計算
- 年末調整：従業員に支払った1年間の給与と源泉徴収した所得税を確定する手続き
- 決算書類の作成：貸借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書といった決算書類の作成
- 各種税金の納付：法人税や消費税など、支払いが必要な税金の納付 など
経理のよくある課題
経理部門でよくある課題として、以下の3点を挙げることができます。
- 作業量・業務負担の増大
- 属人化が起こりやすい
- 人的ミスや業務の停滞
次は、業務効率化を阻む経理部門のよくある課題を見ていきましょう。
作業量・業務負担の増大
経理部門はいわゆるバックオフィス部門に該当し、営業職などのように直接顧客と関わって利益を生み出す部門ではありません。
そのため、少人数で経理業務を担当する場合が多く、規模が小さい会社では経理業務とそれ以外の業務を1人が兼任するケースもあります。
しかし、経理は日々の業務に加えて月次・年次の決められたタイミングで行うべき業務もあるため、担当者数に対して作業量が多くなり、業務負担も大きくなってしまいがちです。
属人化が起こりやすい
経理業務は、属人化してしまいやすい業務でもあります。
経理業務は専門的なスキルや資格を持つ人材が担当することが多く、担当者以外には業務内容や問題点を把握するのが困難なケースが少なくありません。
そのため、退職や休職などに伴う引継ぎが難航したり、業務フローの最適化が進まず生産性が低下してしまう可能性があります。
人的ミスや業務の停滞
お金を扱う経理業務では、少しのミスが自社や取引先に損害を与えたり、ステークホルダーからの信頼を失ったり、場合によっては処罰の対象となる可能性もあります。
しかし、目視による確認や手作業による入力といったアナログな手法で経理業務を行っている場合、人的ミスが発生してしまう可能性は払しょくできません。一方で、正確性を追求するあまり、業務スピードが停滞してしまうケースも少なくありません。
そのため経理業務では、ヒューマンエラーを防止しつつ、業務を効率化する仕組みづくりが課題となります。
経理のペーパーレス化が必要な理由
経理部門は帳票類などの文書を扱う機会が多いため、上記に挙げたような課題を解消するためにはペーパーレス化が欠かせません。
次は、経理業務のペーパーレス化が必要な理由をご紹介します。
業務効率化・負担軽減
経理部門では、帳票類の作成や取引先への送付、発行・受領後の文書のファイリングといった業務を行うことが少なくありません。また、他部署から問い合わせや監査などで提出を求められた際は、大量の書類から該当の文書を探し出す必要があります。
これらの書類が電子化されていれば、PC上で文書の作成・送付を完結することが可能です。また、自社サーバーやクラウドサーバー上で保管しておくことができるため管理も簡単で、必要に応じて即座に検索することもできます。
そのため、紙媒体よりも効率的に業務を行うことができ、担当者の負担を軽減することができるでしょう。
業務の正確性向上
経理業務の正確性を高めるという点でも、ペーパーレス化は非常に重要です。
目視や手入力で行う作業は、項目の抜け漏れや入力ミスといったヒューマンエラーがどうしても発生してしまいます。
帳票類を電子データとして扱うことで、手作業による入力ミスや目視による確認漏れなどのリスクを低減することができ、RPAツールと連携すれば定型作業を自動化することもできるでしょう。
テレワークの推進
テレワークの推進という面でも、ペーパーレスの推進は不可欠だと言えます。
アドビ システムズ 株式会社が2020年に発表した調査では、テレワーク中にハンコの捺印や書類へのサイン、紙書類の確認などのため、やむなく出社した経験があるという人は64.2％にのぼることが示されています。
とくに紙の帳票類を扱う機会が多い経理部門においては、テレワーク推進に向けたペーパーレス化の取り組みは重要だと言えるでしょう。
（参照：アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表| Adobe）
ペーパーレス化の推進には電帳法対応が必須
経理部門の業務効率化やテレワーク導入のためにはペーパーレスの推進が重要だとお伝えしましたが、単純に書類を電子化すれば済む話ではありません。
帳票などの書類を電子化してペーパーレス化を図るのであれば、電子帳簿保存法への対応が必要です。
次は、電子帳簿保存法の概要と、電子帳簿保存法に対応するシステム選びのポイントを解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認める法律のこと。
原則として、国税関係帳簿書類は紙媒体での保存が基本ですが、電子帳簿保存法の要件を満たすことで電子データとして保存することが可能になります。
2022年1月の改正により要件が大幅緩和され、以前よりも対応のハードルは低くなっています。
以下の記事では、電子帳簿保存法の概要や改正のポイントをわかりやすくご紹介していますので、あわせてご確認ください。
システム選びではJIIMA認証の有無をチェック
帳票類を電子化するシステムを選ぶ際は、JIIMA認証の有無をチェックするとよいでしょう。
JIIMA認証とは、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）が定める認証制度で、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに対して与えられます。
JIIMA認証を取得しているシステムなら、電子帳簿保存法に準拠しつつ、安心してペーパーレスを推進することができるでしょう。
経理のペーパーレス化を推進するソリューションは？
経理業務のペーパーレス化を検討しているのであれば、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」の利用をおすすめします。
JIIMA認証を取得しているため電子帳簿保存法に対応することができ、文書の電子化や一元管理、取引先へのWeb配信など、目的に応じてペーパーレスを推進可能です。
次は、「invoiceAgent」のなかから以下の3製品の特徴をご紹介します。
- 紙文書の電子化を実現する「invoiceAgent AI OCR」
- 文書データの一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
- 電子帳票の送受信を実現する「invoiceAgent 電子取引」
紙文書のデータ化を実現する「invoiceAgent AI OCR」
紙媒体で発行・受領した文書のデータ化には、「invoiceAgent AI OCR」が有効です。
「invoiceAgent AI OCR」は、5つのOCR（光学的文字認識）エンジンを搭載しており、文書の種類に応じて適切なOCRエンジンを選択できるほか、1つの読み取り項目に対して複数のOCRエンジンで処理を行うこともできます。
また、自動画像補正機能も備わっているので、紙の文書を高い精度で電子データ化することが可能です。
文書データの一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、文書データの一元管理を実現します。
「invoiceAgent AI OCR」で電子化した文書データはもちろん、他システムから出力される文書データや、新たに作成した文書データを、自動で仕分けて保管することが可能です。
保存された文書データは、取引日付や取引先名、金額といったさまざまな条件で検索することができ、必要に応じて速やかに参照・出力することができます。
また、文書の保存期間に応じた自動削除機能や証跡管理機能によって、文書のライフサイクルを適切に管理することが可能です。
電子帳票の送受信を実現する「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書や注文書、納品書など、企業間取引文書の送受信の効率化を実現するクラウドサービスです。
PDFデータ化した文書を専用のWebサイトにアップロードするだけで取引先に配信可能で、取引先から発行される帳票もWebサイト上で受け取ることができます。
また、簡易承認フロー機能や画像イメージ付加機能を備えているため、配信前の社内回覧や押印も再現できます。
さらに、Web配信と並行して郵送サービスを利用することもできるので、取引先の意向に配慮した紙・電子のハイブリッド運用を実現します。
経理業務のペーパーレス推進事例
最後に、ウイングアーク1ｓｔ製品を活用して経理業務のペーパーレス化を推進した事例をご紹介します。
経理部門の作業工数削減と在宅勤務推進を実現（エムオーテックス）
「LanScopeシリーズ」をはじめとしたソフトウェア開発・販売を行うエムオーテックス株式会社は、請求書発行業務をWeb配信に切り替えるために「invoiceAgent」を導入しました。
「invoiceAgent」の導入以前、経理部門の担当者が請求書の内容を確認しながら封入・郵送しており、事業拡大に伴い請求書発行業務の負担が増大していました。
そうしたなか、新型コロナウイルス感染症の影響で在宅勤務に移行することとなり、請求書の電子化およびWeb配信する仕組みとして「invoiceAgent」を導入。
「invoiceAgent」により、2名がかりで毎月約40時間を費やしていた請求書発行業務の工数が半減。また、原本の郵送を希望する取引先に対しては郵送サービスを利用することで、在宅勤務でも円滑に業務を行える環境が整備されました。
▼事例詳細はこちら
エムオーテックス株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、経理に焦点を当てて、業務内容や課題、ペーパーレスの必要性などをご紹介しました。
経理は、会社の経営状況を正しく把握し、適切な経営判断につなげるためにも非常に重要な仕事です。
そして、経理業務の効率性や正確性を高め、テレワークなどの多様な働き方を推進していくには、ペーパーレス化が不可欠です。
今回ご紹介した情報も参考に、経理のペーパーレス推進の第一歩として「invoiceAgent」の活用をぜひご検討ください。
