帳票とは？意味や種類、帳票作成・管理を効率化する方法を解説！

帳票とは？

帳票とは、企業や個人事業主の経営活動に関わる書類で、「帳簿」と「伝票」の総称です。

帳票を確認することで経営状況を把握することができ、適切な経営判断を行うためにも必要不可欠です。

まずは、帳票の基礎知識として、帳簿と伝票の役割や種類を確認していきましょう。

帳簿の役割・種類

帳簿は、会社で行われる取引を記録する書類のことで、経営状況を把握するために作成します。確定申告や決算の際にも必要になるため、適切に作成する必要があります。

帳簿のうち、日々の取引全てを記帳するものを主要簿、主要簿の内容を補足する書類を補助簿と言います。

主要簿には大きく以下の2つがあります。

• 仕訳帳：全ての取引を日付順に記録した書類
• 総勘定元帳：仕訳帳を元に勘定科目ごとに分類した書類

※仕訳帳は取引ごとの金銭などの動きを時系列で表示するのに対し、総勘定元帳は勘定科目ごとの金銭などの動きを記録する。

また、補助簿の主な種類としては以下を挙げることができます。

• 出納帳：現金のやり取りや残高の記録を残す書類
• 買掛帳：仕入先に対し買掛金を管理する書類
• 売掛帳：取引先に対しする売掛金を管理する処理
• 固定資産台帳：減価償却（固定資産の購入費用を何年かに分割して経費として計上すること）が必要な固定資産をまとめた書類
• 経費帳：仕入以外の必要経費をまとめた書類

など

伝票の役割・種類

伝票は金銭の動きを記入する書類で、企業が行うあらゆる取引の度に作成されます。

帳簿の内容を証明する役割があり、主に以下のような文書が該当します。

• 入出金伝票：金銭の出入りを一件ずつ記録する書類
• 振替伝票：現金以外の取引について記録する書類
• 見積書：取引開始前に、納品物の内容や金額、納期などの条件を記載する書類
• 請求書：納品物の対価として金銭の支払いを請求する書類
• 納品書：商品やサービスを相手方に納品したことを証明する書類
• 領収書：商品やサービスに対して料金が支払われたことを証明する書類

など

帳票と証憑の違いとは？

帳票とよく似た言葉に、「証憑（しょうひょう）」があります。

証憑とは、社内外で発生する取引の成立を証明する書類のことで、金銭に関わる書類のほか、人事や労務に関する一部書類も含まれます。

帳票と証憑は、「取引内容や経営状況を記録するもの」と「取引の成立を証明するもの」という点が違いだと言えます。

以下の記事では、証憑について詳しく解説しているので、あわせてご確認ください。

帳票の保存期間と保存方法

経営活動を記録した帳票は、適切な方法で保存する必要があります。

次は、帳票の保存期間と保存方法について確認していきましょう。

帳票の保存期間

帳票は、法律によって一定の保存期間が定められています。

法人税法では、帳簿の保存期間は原則7年間とされており、欠損金が生じた事業年度については9年間の保存が必要です。また、領収書等の伝票は、法人は7年（欠損金が生じた場合は9年間）、個人事業主は5年間の保存が義務付けられています。

また、会社法では決算書や総勘定元帳、仕訳帳、各種補助簿について10年間の保存が必須とされています。

帳票の保存方法

帳票は、紙媒体での保存が原則とされています。

ただし、電子帳簿保存法の要件を満たすことで、電子データ（電磁的記録）として保存しておくことも可能です。

2022年1月の電子帳簿保存法改正に伴う要件緩和により、帳票の電子化に着手する企業は増えつつあります。

以下の記事では、電子帳簿保存法の内容や改正のポイントについて詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

帳票を紙で扱うデメリットとは？

帳票は電子帳簿保存法の要件を満たすことで電子データとして保存できることをお伝えしましたが、現在も紙ベースで運用しているという企業は少なくないことでしょう。

しかし、紙ベースでの帳票運用には、以下のようにいくつかのデメリットが存在します。

• 業務の停滞・非効率化を招く
• 帳票管理の負担・工数が増加
• テレワーク導入の妨げ
• セキュリティ・ガバナンスの不安
• データ活用の促進を阻害

次は、帳票を紙で扱うことのデメリットについて確認していきましょう。

業務の停滞・非効率化

帳票は、社内での確認や承認のために回覧を行うケースが少なくありません。

紙媒体で帳票を扱っている場合、印刷した帳票を手渡しで回覧する必要があり、承認者が不在の場合には回覧が停滞してしまいます。

また、取引先に送付する際には、封入封緘したうえで郵送手続きを行う手間がかかるほか、発送から受領までに数日のタイムラグが発生してしまいます。記載内容に誤りがあった場合には、修正した上で再度印刷し、承認フローを経て再送することになるため、さらに時間がかかってしまうでしょう。

このように、紙の帳票には非効率な作業が多く、業務スピードが停滞してしまう要因となってしまいます。

帳票管理の負担増加

先述の通り、帳票は発行・受領後も一定期間保存しておく必要があります。

紙で保存している場合、取引先や帳票の種類ごとに仕分けを行い、ファイリングした上で保管場所に格納する必要があります。

また、監査対応で帳票の提出を求められたり、他部門から問い合わせに応じて帳票を参照したりする場面も少なくありません。そのような際、大量の書類のなかから該当の帳票を探し出すのは大きな負担となってしまうでしょう。

テレワーク導入の妨げ

紙の帳票がテレワーク導入・定着の妨げとなっているケースもあります。

先述のように、紙の帳票運用には非効率な作業が少なくありませんが、オフィスにいなければ行えない作業が多いのも特徴です。

たとえば、紙の帳票の印刷や回覧、取引先への送付準備などの作業を在宅で完結することは困難だと言えるでしょう。

そのため、帳票を紙で扱っているために、テレワークを実施したくても導入できない、あるいは導入しているものの出社せざるを得ない状況が多くて定着しないという企業は少なくないのです。

セキュリティ・ガバナンスの不安

帳票を紙ベースで運用するデメリットとして、セキュリティ・ガバナンスの不安も挙げることができます。

紙の帳票は、社内での回覧や郵送、仕分け・書庫への格納の過程で紛失してしまうリスクや、経年劣化や災害などにより文書が破損してしまう可能性があります。

また、書庫に保管していたとしても、第三者による盗み見や持ち出し、改ざんを防ぐための対策を徹底する必要があります。

データ活用の促進を阻害

紙ベースで帳票を運用していることで、データ活用を阻害してしまうケースも考えられます。

紙媒体で帳票をやり取りしている場合、当然ではありますが書面の情報をデータとして扱うことはできません。

帳票の情報を集計したり分析したりするには、書面を確認しながらシステムに手入力したり、OCR処理を施してデータ化する必要があり、活用のハードルが高まってしまうでしょう。

帳票の電子化によるメリットとは？

先述したような課題を解消するには、帳票の電子化が有効です。

帳票を電子化することで、以下のようなメリットが期待できます。

• 業務効率化・生産性向上
• コスト削減
• テレワークへの対応
• セキュリティ・ガバナンスの強化
• データ活用の促進
• 企業イメージの向上

次は、帳票を電子化するメリットについて詳しく見ていきましょう。

業務効率化・生産性向上

帳票を電子化することで、業務効率化や生産性向上につなげることが可能です。

電子化された帳票であれば、目視や手作業で行っていた業務システムへの入力工数を大幅に削減できるでしょう。

また、わざわざ印刷する手間も不要で、PCなどのデバイス上で回覧や取引先への送付、仕分けや管理といった作業を完結できるため、紙媒体よりも効率的に業務を行うことができます。

さらに、過去の帳票を参照する際はファイル名などで検索することができ、必要に応じて紙媒体として出力することも可能です。

こうして削減された工数を付加価値の高いコア業務に充てることで、組織全体の生産性を高めることもできるでしょう。

コストの削減

帳票の電子化は、コスト削減という面でも有効です。

帳票を電子データとして扱うことで、従来の紙の帳票で発生していた以下のようなコストを削減することが可能です。

• 紙代・インク代などの印刷コスト
• 仕分けや封入封緘作業にかかっていた人的コスト
• 拠点間や取引先への郵送コスト
• 保管スペースの賃料やキャビネットなどの設備・備品コスト

など

テレワークへの対応

テレワークをはじめとした柔軟な働き方に対応する上でも、帳票の電子化は効果的です。

先述の通り、帳票を紙で扱っている場合、オフィスにいなければできない作業が少なくありません。

帳票を電子化することで、PCなどのデバイス上で帳票関連の業務を遂行することができるため、場所の制約を解消することが可能です。

働き方改革の推進という面でも、帳票の電子化は大きな役割を果たすでしょう。

以下の記事ではテレワークのメリットや導入方法について詳しく解説しています。あわせてご確認ください。

セキュリティ・ガバナンスの強化

帳票を電子化することで、セキュリティ・ガバナンスの強化にもつなげることが可能です。

先述したように、帳票は一定期間の保存が義務付けられていますが、自社の経営状況に関わる重要な情報が含まれているため、扱いには細心の注意を払う必要があります。

帳票を電子化して管理することで、ファイルごとに閲覧権限を設定したり、タイムスタンプや電子署名等の技術を用いることで改ざんを防止・検知することも可能です。

そのため、紙媒体で帳票を運用するよりも強固なセキュリティ・ガバナンス体制を整えることができるでしょう。

データ活用の促進

あらゆる分野でデジタル化が進んでいる昨今、データ分析の重要性はますます高まっています。

そして、経営状況を記録した帳票は、経営判断の材料となる重要な情報源だと言えるでしょう。

帳票を電子化することで、記載された情報をテキストデータとして扱うことが可能になり、データ活用の促進につなげることが可能です。蓄積された帳票のデータを集計・分析することで、今まで見えてこなかった事業戦略のヒントが見えてくるかもしれません。

企業イメージの向上

帳票を電子化してペーパーレスを推進することは、ESGやSDGsにつながる取り組みでもあります。

とくに近年は、サスティナビリティ（持続可能性）に対する関心が高まっており、ESGの観点から投資を行う「ESG投資」にも注目が集まっています。

ペーパーレスを推進することで、社会課題に向き合う企業というイメージにもつなげることができるでしょう。

帳票を電子化する3つの方法

帳票の電子化には大きなメリットがあることがわかりましたが、どうやって電子化するべきか迷ってしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

次は、帳票を電子化する主な方法として、以下3つの方法について解説します。

• エクセルなどで作成した帳票をPDFで出力
• 電子帳票システムを利用
• 紙の帳票をスキャンして電子化

エクセルなどで作成した帳票をPDFで出力

エクセル（Excel）などを使用して帳票を作成し、書面印刷ではなくPDFファイルとして出力する方法があります。

PDF化した帳票であれば、メールやクラウドサービスを介して社内や取引先に展開することができ、記載された情報を簡単に書き換えることができないため改ざん防止にもなります。

ただし、電子帳簿保存法の要件を満たす運用体制を独自に整える必要があり、専用システムを導入する場合に比べて電子帳票に関わる業務が煩雑化しやすい点に注意が必要です。

電子帳票システムを利用

2つめが、電子帳票システムを利用して帳票を作成する方法です。

電子帳票システムにはさまざまな種類があり、帳票データの作成や送受信、管理など、目的に応じて製品を選択することができます。

また、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに与えられる「JIIMA認証」を取得している製品であれば、スムーズに電子帳簿保存法に対応することが可能です。

帳票の電子化と電子帳簿保存法への対応を円滑に進めたいと考えているのであれば、電子帳票システムの利用が有力な選択肢となるでしょう。

紙の帳票をスキャンして電子化

3つめは、紙の帳票をスキャンして電子化する方法です。

取引先から受領した帳票や、自社で発行した帳票の控えなど、紙媒体で保存している帳票は、スキャナや複合機を使って電子化することができます。

また、OCR機能を利用することで、読み込んだ帳票の記載情報をテキストデータとして扱うことが可能です。

紙の帳票をスキャンして電子化する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応する必要があるため、「JIIMA認証」の電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品を選ぶことをおすすめします。

取引先から紙の帳票を受け取る機会が多い場合や、すでに保存している帳票が大量にある場合などは、スキャン・OCR処理による帳票の電子化を検討してみましょう。

電子帳票に関する企業の動向は？

次は、電子帳票に関する企業の動向について、ウイングアーク１ｓｔが2023年4月に実施した「企業間取引の電子化に関する実態調査」をもとに紹介します。

▼調査の詳細はこちら
「企業間取引の電子化に関する実態調査」を実施 | ウイングアーク１ｓｔコーポレートサイト

半数以上の企業が社外取引の電子化を推進

この調査によると、「請求書や契約書などの社外取引について、どの程度電子化が進んでいるか」という旨の質問をしたところ、「完全電子化」という回答が7.9％、「80%以上電子化」が19.4%、「50％以上80％未満の範囲で電子化」が24.7％という結果となりました。

つまり、50%以上電子化していると回答した企業が全体の52.0%であり、半数以上の企業が社外取引の電子化を推進していることがわかりました。

電子帳票における「ツールの散在」が課題になるケースも

この調査では、電子帳票のツールに関するアンケート結果も示されています。
なかでも興味深いのが、ツールの散在による業務効率への影響についてです。

この調査結果によれば、電子帳票の保管・管理と受け取りで異なるツールを利用している人のうち、じつに90.8%の人が「業務効率が悪い」と実感しており、76.6％（前年比120.4％）が情報漏洩リスクの高まりを懸念していることが判明しました。

この調査結果を踏まえると、電子帳票に関するシステム・ツールを選定する際は、帳票データの保管・管理と送受信を同一のプラットフォームで行えるかどうかが重要だと言えるでしょう。

帳票の電子化なら「invoiceAgent」

次は、帳票の電子化・一元管理・送受信を一気通貫で実現可能なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。

「invoiceAgent」は、JIIMA認証を取得している文書活用ソリューションで、電子帳簿保存法の法的要件に対応しています。

次は、「invoiceAgent」のなかから3製品の特徴をご紹介します。

帳票のデータ化を実現する「invoiceAgent AI OCR」

「invoiceAgent AI OCR」は、帳票などの紙文書のデータ化を実現するソリューションです。

「invoiceAgent AI OCR」には高精度な5つのOCR（光学的文字認識）エンジンが搭載されているほか、自動画像補正機能も備わっています。

帳票の種類に応じてOCRエンジンを選択したり、1つの読み取り項目に対して複数のOCRエンジン処理を施すことも可能です。

これらの特徴により紙の帳票を高い精度でデータ化することができ、手作業や目視による入力作業の工数削減や、RPAとの連携による定型作業の自動化につなげることも可能です。

帳票の一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」

「invoiceAgent 文書管理」は、電子化した帳票の一元管理を実現するソリューションです。

「invoiceAgent AI OCR」で電子化した帳票データのほか、他システムから出力した帳票データや新規作成した帳票データをまとめて取り込み、自動で仕分けすることができます。

また、高精度な検索機能が備わっているため、取引日付や取引先名はもちろん、帳票内の文字や数字による検索も可能です。

証跡管理機能や保存期間に応じた自動削除機能もあるため、帳票のライフサイクルマネジメントを適切かつ効率的に行えます。

帳票データの送受信を実現する「invoiceAgent 電子取引」

「invoiceAgent 電子取引」は、請求書や納品書といった企業間で交わされる帳票の送受信の効率化を実現するソリューションです。

PDF化した帳票データを専用のWebサイトにアップロードすることで配信することができ、取引先から発行される帳票もWebサイト上でやり取りすることが可能です。

また、Web配信に加えて郵送サービスを利用することもできるので、一部の取引先からWeb配信をスモールスタートすることもできます。

簡易承認フロー機能や画像イメージ付与機能により、従来の社内回覧・承認作業を再現することができるので、既存の業務フローを大きく変更することなく導入できるのも強みのひとつです。

「invoiceAgent」で帳票の電子化に成功した事例

最後に、「invoiceAgent」を活用して帳票関連業務の電子化を実現した企業事例をご紹介します。

取引先から受領する帳票の電子保管を実現（丸木医科器械）

医療機関向けの専門商社である丸木医科器械株式会社は、「invoiceAgent」の導入により取引先から受領する帳票類の電子化を実現しています。

同社では従来、取引先とのやり取りはFAXなどの紙ベースで行っていました。
しかし多くの取引先を抱える同社では、取引先から受領する帳票の数が年間40万から50万枚にのぼり、システム入力作業や保管コストが大きな負担となっていました。

コロナ禍に入り電子取引促進の機運が高まったことや、電帳法改正による要件緩和も重なり、外部との取引領域も含む業務の電子化・ペーパーレス化に向けたプロジェクトを開始。
外部から送られてくる注文書や納品書をスキャン・OCR処理を行って「invoiceAgent」に取り込み、中間アプリを介して販売管理システムとデータ連携する仕組みを構築しました。

現在、仕入納品書の約20%相当を電子化することに成功し、月に17時間の工数削減効果を得ています。

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丸木医科器械株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

バックオフィスDXの第一歩として帳票を電子化（伊藤忠商事）

大手商社である伊藤忠商事株式会社は、請求書をはじめとした社外向け帳票のWeb配信を実現するため「invoiceAgent」を導入しています。

2020年春、コロナウイルス感染症拡大により在宅勤務への移行を余儀なくされた同社では、各営業部署で行われていた請求書発送業務を在宅で完結することができず、テレワーク中であっても出社せざるを得ない状況が発生していました。

そこで、請求書などの帳票をWeb配信する仕組みとして採用されたのが「invoiceAgent」です。

導入決定から約6か月という短期間で本格運用を開始し、請求書や関連する帳票の電子化およびWeb配信を実現。

帳票の電子化をバックオフィスDXの第一歩と位置づけ、電子化およびWeb配信のさらなる範囲拡大を図っています。

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SDGsへの貢献として帳票電子化を推進（三井住友ファイナンス＆リース）

社会課題の解決に向けたSDGs経営に取り組む三井住友ファイナンス＆リース株式会社は、「invoiceAgent」を利用して紙帳票の電子配信を実現しています。

同社では以前、請求書や支払通知書を印刷して取引先へと郵送しており、郵送によるタイムラグや印刷・郵送コストが大きいという課題がありました。さらに、コロナ禍となりリモートワークが加速するなかで、請求書の発行・郵送業務により出社せざるを得ない状況も発生していました。

そこで、既存の帳票を引き続き利用できて、Web配信のスモールスタートが可能な「invoiceAgent」を導入。

現在は約1200件の取引先がWeb配信に切り替わり、リモートワークの推進とコスト削減を実現しています。今後もSDGs経営の取り組みの一環として帳票の電子化を推進していく考えです。

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三井住友ファイナンス＆リース株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、経営活動において欠かすことができない帳票に焦点を当て、その意味や保存方法、電子化することのメリットや事例などをご紹介しました。

帳票の電子化は、業務効率化やテレワーク推進、データ活用の促進など、企業にとって大きなメリットをもたらします。

紙の帳票による業務に課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考に「invoiceAgent」による帳票の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。