契約書の基礎知識
契約書とは、双方が締結した契約を証明するための文書のこと。
冒頭でも触れた通り、契約自体は口頭でも成立するため、契約にあたって契約書を作成する義務はありません。
しかし、契約後のトラブルを避け、円滑に取引を進めるためにも、契約書は非常に重要な役割を果たします。
まずは基礎知識として、契約書を作成する目的と、混同しがちな類似用語との違いを確認していきましょう。
契約書を作成する目的とは？
契約書を作成する主な目的として、以下の2点を挙げることができます。
- トラブルの防止
- 取引の円滑化
トラブルの防止
契約書を作成する目的として、トラブル防止を挙げることができます。
先述の通り、契約自体は文書を作成せず口約束でも成立します。しかし、当事者間で何らかの問題が発生した際に、契約書が存在しないことで大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。
たとえば、「約束と異なる金額を請求された」「提供されたサービスが当初の要件を満たしていない」など、双方の認識にズレが生じ意見が食い違ってしまう事態が考えられます。
双方が合意した内容・条件を書面として残しておくことで、当事者間の合意内容が明確になり、トラブルを未然に防ぐことができます。
万が一、当事者間のトラブルが訴訟に発展してしまった際でも、契約書があることで第三者が合意内容を正確に把握することができ、責任の所在を示す客観的な証拠となるでしょう。
取引の円滑化
円滑に取引を進めるためにも、契約書は重要な役割を果たします。
とくにビジネスにおける契約では、その内容は詳細かつ多岐にわたるケースがほとんどです。
書面で契約内容を明確に残しておくことで、口約束で起こりがちな情報の抜け・漏れを防ぐことができます。これにより、確認のために何度もコミュニケーションを取る手間を省くことができ、取引を円滑に進めることができるでしょう。
類似用語との違い
契約書とよく似た用語に、「誓約書（念書）」や「覚書」があります。
- 誓約書（念書）：当事者の一方が、相手に対して何らかの事項を約束する文書
- 覚書：双方の合意内容をまとめたり、契約書の内容を補足したりする文書
契約書と誓約書（念書）の最大の違いは、契約書が双方の合意に基づいたものであるのに対し、誓約書（念書）は当事者の一方が意思表示を行う文書である点です。
覚書は、契約書と同様、双方が合意した内容を記載する文書であり、契約書と同等の法的効力を持ちます。
主に、契約書を交わす前に当事者間で合意した内容を取りまとめたり、締結済みの契約の一部を変更する際に作成します。
契約書の構成・書き方
ビジネスシーンで交わされる契約書には、以下のようにさまざまな種類が存在します。
- 基本契約書（取引基本契約書）
- 秘密保持契約書（Non-DisclosureAgreement：NDA）
- 売買契約書
- 業務委託契約書
- 雇用契約書 など
契約の内容によって契約書の種類は変わりますが、基本的に以下のような項目で構成されています。
- タイトル（表題）
- 前文
- 本文
- 後文
- 契約締結日と署名捺印
各項目の内容や書き方のポイントについて見ていきましょう。
タイトル（表題）
まずは、契約書のタイトル（表題）を記載します。
先述の通り、契約書はその内容によってさまざまな種類に分けられます。
「何に関する契約書か」が伝わるよう、雇用に関わる契約書であれば「雇用契約書」、商品やサービスの売買に関わる契約書であれば「売買契約書」、といった具合にタイトルを記載しましょう。
前文
前文とは、「誰と誰の契約か」「どのような契約を交わそうとしているのか」という当事者と主題を明確にするための部分です。
前文では、一方の当事者を「甲」、もう一方の当事者を「乙」と定義します。なお、当事者が3名以上になる場合は、「丙」「丁」と続くのが一般的です。
また、前文以降の文章で契約内容を省略できるよう、契約内容を明示したうえで「本契約」と定義します。
株式会社〇〇（以下「甲」という）と株式会社△△（以下「乙」という）は、以下の通り□□契約（以下「本契約」という）を締結する。
本文
本文は、前文で定義した当事者間の契約内容を具体的に記載する部分です。
一般的に、本文では複数の事項を規定していくことになるため、「第1条」、「第2条」のように「条」を設けて内容を整理します。各「条」には、その内容を端的に表した見出しを付けます。
必要に応じて、「条」のなかに「項」、「項」のなかに「号」を設けて、規定を細かく記載していきます。
なお、「項」は（1）（2）のように表記、「号」は①②のように表記するケースがあります。
第1条（委託業務）
甲は、乙に対して、〇〇に関する業務（以下「本件業務」という）を委託し、乙はこれを受託し、本件業務を遂行する。
第2条（契約期間）
甲が本件業務を乙に委託する期間は、令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日までとする。
第3条（契約の解除）
（1）本契約の当事者の一方は、本契約期間中であっても、相手方が本契約に違反したときは、本契約を解除することができる。
（2）甲は、本契約期間中であっても、乙が本件業務を実施することが困難であると認めたときは、本契約を解除することができる。
後文
後文では、契約内容に関する事柄ではなく、「契約書が何通作成されたのか」「誰が所持するのか」といった情報を記載します。
当該の契約でトラブルに発展した場合、契約書原本の通数や所持者を証明するために役立てることがあります。
本契約の成立の証として、本契約書を2通作成し、甲乙各1通を保有するものとする。
契約締結日と署名捺印
「いつ締結された契約なのか」「いつ作成された契約なのか」を明確にするため、契約締結日もしくは契約書作成日を記載します。
和暦・西暦のどちらでも問題はありませんが、混在することがないようどちらかに統一しましょう。
また、記載された契約内容について、当事者が合意したことの意思表示として署名捺印をします。法人の場合、代表者もしくは委任された担当者が署名捺印を行い、立場や役職もあわせて記載します。
令和〇年〇月〇日
甲 株式会社〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 （印）
乙 株式会社△△
代表取締役 △△ △△ （印）
契約書の保存期間と保存方法
契約書は、法令によって保存期間や保存方法が定められています。
次は、契約書の保存期間と保存方法について確認していきましょう。
契約書の保存期間
会社法では、契約終了後10年間にわたって契約書を保存することが義務付けられています。契約締結日ではなく、契約が終了した時点から起算するという点に注意が必要です。
なお、法人税法においても契約書の保存期間が定められており、7年間保存することが義務付けられています。ただし、会社法で定められた保存期間の方が長いため、法人税法で定められた7年間を過ぎたからといって廃棄しないよう注意が必要です。
契約書の保存方法
契約書の保存方法には、大きく以下の2種類が存在します。
- 紙での保存
- 電子データでの保存
従来、契約書は紙での保存が原則であり、契約を締結した年月日や、取引先ごと、契約内容などで分類・ファイリングして保管するのが一般的でした。
しかし、
「契約書の量が累積的に増え続けて、スペースの確保が大変」
「契約内容を後から参照する際、大量の書類のなかから探し出す負担が大きい」
「従業員による持ち出しや、災害などによる紛失・破損の恐れがある」
といったデメリット・リスクから、近年は契約書の電子化に着手する企業が増えつつあります。
契約書を電子データとして保存するには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要がありますが、法改正による保存要件緩和によって対応ハードルが下がりつつあります。
以下の記事では電子帳簿保存法について詳しく解説しているので、あわせてご確認ください。
契約書の電子化に関する基礎知識
契約書を電子データとして保存するという選択肢があることをお伝えしましたが、次は電子化の方法や、契約書を電子化するメリットについて詳しく見ていきましょう。
契約書を電子化する方法
契約書を電子データとして保存するには、主に以下2つの方法があります。
- 紙の契約書をスキャンして電子データとして保存
- 電子契約サービス上で契約を締結して電子データのまま保存
1.紙の契約書をスキャンして電子データとして保存
紙の契約書をスキャンして保存する方法は、タイムスタンプ機能などによる「真実性の確保」や、ディスプレイ上および書面で明瞭かつ速やかに出力できる「見読環境の確保」など、電子帳簿保存法で定められているスキャナ保存要件を満たす必要があります。
また、紙の契約書をスキャンする手間がかかるほか、民事訴訟においては「原本」ではなく「原本のコピー」として扱われてしまうことから、後述する電子契約サービスを利用する方法のほうが電子化のメリットは大きいと言えます。
2.電子契約サービス上で契約を締結して電子データのまま保存
もうひとつの方法が、電子契約サービスを利用する方法です。
電子契約は、電子データの契約書に電子署名やタイムスタンプなどを用いて締結する契約方式で、書面による契約と同等の法的効力が認められます。
電子契約サービスで締結された契約書データはサーバー上に保管され、電子帳簿保存法にも対応することができます。
後述する「契約書を電子化するメリット」を最大限享受するには、一連の契約手続きを電子化できるこの方法が適していると言えます。
契約書を電子化するメリット
次は、契約書を電子化することで得られるメリットとして、以下の4点をご紹介します。
- 契約業務の効率化・迅速化
- 契約書管理の負担軽減
- ペーパーレスによるコスト削減
- テレワークの促進
契約業務の効率化・迅速化
契約書を電子化するメリットとして、契約に関わる業務の効率化が挙げられます。
書面での契約の場合、契約書を印刷・製本して捺印し、取引先に送付する必要があります。さらに、相手方でも捺印を行い返送する必要があるため、契約の締結まで時間がかかってしまいがちです。
先述した電子契約サービスを利用することで、印刷や製本、捺印、郵送といった工数を削減でき、契約締結までの期間も短縮することができるでしょう。
契約書管理の負担軽減
契約書を電子化することで、契約締結後の管理における負担も軽減されます。
書面で契約を行っている場合、過去の契約書を参照する際は、大量の書類のなかから該当の契約書を探し出す手間がかかってしまいます。また、セキュリティの観点から、保存期間を超えた契約書は速やかに廃棄する必要があるため、定期的なチェックも必要になります。
電子化された契約書であれば、契約書の種類や取引先名、締結した年月日などで検索することができ、過去の契約書を速やかにチェックすることができ、保存期間を過ぎた契約書の廃棄も効率的に行うことができるでしょう。
ペーパーレスによるコスト削減
契約書の電子化によるペーパーレス化が進み、コストの削減にもつながります。
契約書を電子化することで、印刷コストや郵送コストを削減することができるほか、先述した業務効率化によって人的コストも削減可能です。
また、物理的な保管スペースを必要としないため、保管スペースの賃料やキャビネットなどの備品にかかっていたコストの節約にもつなげることができるでしょう。
テレワークの促進
契約書の電子化は、テレワークの促進にも効果的です。
従来の書面での契約手続きでは、原本の印刷や捺印、封入封緘、郵送手続きなど、在宅での対応が難しい作業が多くありました。
しかし、電子契約サービスによる契約であれば、上記に挙げたような手作業が不要で、サービス上で契約を完結させることが可能です。
そのためオフィスにいなくても契約手続きを円滑に進めることができ、テレワークの促進や定着に効果が期待できます。
電子契約サービスなら「invoiceAgent 電子契約」
契約書を電子化することで、さまざまなメリットが期待できることがわかりました。
しかし、数ある電子契約サービスのなかから、どのサービスを利用すればよいか迷ってしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。
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まとめ
今回は、契約書の基礎知識から保存方法、電子化のメリットや方法についてご紹介しました。
契約書はトラブルを防止して円滑に取引を進めるために重要な文書であり、法令に基づいた適切な保管が必要です。
そして、契約業務を電子化することによって、記事内で紹介したようなさまざまなメリットが期待できます。
今回ご紹介した情報も参考に、「invoiceAgent 電子契約」で契約業務の電子化に着手してみてはいかがでしょうか。
