納品書とは？
納品書とは、受注側が商品を納品する際に発行する書類のことで、納品した商品・サービスの内容や金額などの情報を記載します。
まずは、納品書の必要性や役割、発行するタイミング、混同しやすい請求書との違いについて確認していきましょう。
納品書の必要性・役割
納品書は法的に発行を義務付けられている文書ではなく、納品書を発行せずに取引が進められるケースもあります。
しかし、納品書の発行をルールとして義務付けている企業は少なくありません。
その理由として、納品書を発行することによる安心感を挙げることができます。
発注者である取引先は、すべての取引内容を正確に把握しているとは限りません。
とくに注文から納品までに期間を要する取引では、契約内容の詳細を覚えていない可能性があり、突然商品が届いて混乱してしまうケースも考えられます。
納品書を送付することで、取引先の混乱や不安を解消し、安心して納品物を受け取ってもらうことができるでしょう。
また、納品書は経理上の処理でも役立ちます。
発注前に受け取った見積書や、検収完了後に発行される請求書と照合することで、当初の契約通りに商品・サービスが納品されているか、請求金額は適切かどうかを確認することが可能です。
請求書との違いや関係性
混同しがちな納品書と請求書の違いについても確認しておきましょう。
請求書は提供した商品・サービスの対価として代金の支払いを求める文書であり、厳密には納品書と役割が異なります。
納品書は取引先への配慮として納品内容を通知する意味合いが強いのに対し、請求書は取引先に支払いを促す一種の督促状のような意味合いが強いと言えます。
とは言え、商品・サービスの内容や金額など、重複する記載項目も多いため「納品書兼請求書」として発行する企業もあります。
納品書の記載項目や書き方、作成時のポイント
納品書には、正式なフォーマット（形式）や記載項目が定められているわけではありません。
しかし、一般的に記載が推奨される項目や、経理上記載しておくべき項目があります。
次は、納品書の主な記載項目と、納品書作成時のポイントをご紹介します。
納品書の記載項目と書き方
納品書に記載するべき項目は以下の通りです。
- 発行者情報
- 発行日
- 納品内容
- 合計金額
- 宛名
ただし、これらはあくまで納品書の一般的な記載項目であり、納品書兼請求書として発行する場合には記載すべき項目にも違いがあります。
詳しくは後述する納品書作成のポイントをご確認ください。
発行者情報
納品書の発行者を明記しましょう。
企業名や氏名のほか、住所や連絡先（電話番号やメールアドレスなど）も含め正確に記載します。
捺印
商習慣として、発行者情報とあわせて社印を押すケースもあります。
発行者情報の一部に被さるように捺印することで改ざん防止につながり、納品書の内容について会社が責任をもって保証するという意思表示にもなります。
発行日
納品書の発行日を記載しましょう。
とくに複数回にわたって取引を行う場合は、いつの取引なのかを明示しないと混乱を招く恐れがあります。
納品内容
納品書には納品内容の記載が不可欠です。
品名（商品名・サービス名）はもちろん、数量や単価、品目ごとの金額（数量×単価）も記載します。
合計金額
納品内容全体の合計金額を記載しましょう。
納品した商品・サービスの小計金額と消費税額、合計金額（小計金額＋消費税額）を明示します。
宛名
宛名として、納品先の会社名・氏名を記載しましょう。
納品先が企業の場合は会社名の後に「御中」を、個人の場合は氏名の後に「様」を付けるのが一般的です。
納品書作成のポイント
次は、納品書作成のポイントとして以下の2点について説明します。
- 社内でフォーマット（形式）を統一する
- 関連書類と内容を合致させる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
社内でフォーマット（形式）を統一する
納品書には決まったフォーマット（形式）があるわけではないとお伝えしましたが、取引のたびに異なるフォーマットの納品書が届いた場合、取引先が困惑してしまう可能性があります。
また、フォーマットが統一されていないことで、作成効率が下がってしまうだけでなく、記入漏れなどのミスも発生しやすくなってしまいます。
取引先への配慮としてはもちろん、納品書作成の効率・正確性を高めるためにも、フォーマットを社内で統一し、一元管理する仕組みを整えましょう。
見積書と内容を合致させる
納品書を作成する際は、見積書の内容と合致させることが重要です。
納品書に記載された納品内容や金額が、双方が合意した見積書の記載内容と異なる場合、取引先からの信用を損ねてしまい、トラブルに発展する恐れもあります。
合計金額はもちろんですが、納品内容（品名・単価・数量など）についても、見積書に記載した内容と相違がないか必ず確認しましょう。
納品書兼請求書として発行する際の注意点
先述したように、請求書の役割を兼ねて納品書を発行するケースがありますが、その場合は記載事項に注意が必要です。
2023年10月のインボイス制度（適格請求書等保存方式）の開始以降、納品書兼請求書を発行する場合には、適格請求書の要件を満たさなければならない可能性があります。
インボイス制度とは仕入税額控除に関する新しい制度のことで、課税事業者が仕入税額控除を受けるには適格請求書の保存が必要になります。
そして、適格請求書は従来の区分記載請求書とは記載事項が異なり、発行するには適格請求書発行事業者として登録を受ける必要があります。
現在、納品書兼請求書という形式で発行している場合は、適格請求書の記載事項や発行するための要件を確認しておきましょう。
納品書の保存期間・保存方法
納品書は取引の事実を証明する証憑書類に該当するため、発行・受領後も適切に取り扱う必要があります。
次は、納品書の保存期間と保存方法について確認していきましょう。
納品書の保存期間
納品書の保存期間は、法人と個人事業主で異なるため注意が必要です。
法人の場合、原則として7年間の保存が義務付けられています。ただし、欠損金の繰越がある場合には、10年間保存する必要があります。
個人事業主の場合は、青色申告か白色申告かを問わず5年間の保存が義務付けられています。
この保存期間は、納品書を発行・受領した日ではなく、法人税の確定申告期限の翌日から起算するという点に注意が必要です。
納品書の保管方法
納品書の保管方法には、「紙媒体での保存」と「電子データでの保存」の2種類があります。
納品書などの帳簿書類は紙での保存が原則とされていますが、電子帳簿保存法の要件を満たすことで電子データとして保存することも認められています。
2022年1月の電子帳簿保存法改正により保存要件が緩和されたことで、納品書を含む帳票書類の電子化ハードルは低くなりつつあります。
以下の記事では電子帳簿保存法について詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。
納品書は税務調査や監査時に提出を求められることがあるため、必要に応じて速やかに提示できるよう保管しておく必要があります。
とくに紙で保管する場合には、大量の書類のなかから該当の納品書を探し出すのは負担となってしまいがちです。また、紙文書は物理的な紛失・破損などのリスクもあるため、保管環境やセキュリティに一層の注意が必要だと言えます。
納品書を電子化するメリット
近年、働き方改革やSDGsの取り組みの一環として、納品書をはじめとした帳票の電子化に着手する企業が増えつつあります。
ここでは、納品書を電子化するメリットとして以下の3点について解説します。
- コスト削減
- 業務効率化
- テレワーク促進
コスト削減
納品書を電子化することでペーパーレス化が促進され、コスト削減につながります。
紙ベースで納品書を発行して取引先に郵送している場合、印刷費や郵送費などのコストが発生します。また、納品書は最大10年間の保存が必要になるため、保管スペースやキャビネットなどの備品も必要になるでしょう。
電子化された納品書であれば、印刷することなくインターネットで取引先に送付することができ、物理的な保管スペースや備品などのコストもかかりません。
また、後述する業務効率化の効果により、人的コストの削減にも効果が期待できるでしょう。
業務効率化
納品書の電子化は、業務効率化にも効果を発揮します。
電子化した納品書であれば、印刷や郵送手続きなどの工数を削減することができます。
また、文書管理の観点からも納品書の電子化は効果的だと言えます。
過去に発行もしくは受領した納品書を参照しなければならないときや、監査や税務調査で提示を求められた際、取引先名や納品時期など複数条件で検索することができるため、必要な情報を速やかに探し出すことができます。
テレワーク促進
テレワークの促進という面でも、納品書の電子化は効果的です。
紙ベースで納品書を運用している場合、印刷や郵送準備といった作業のためにオフィスに出社しなければならないケースが考えられます。
電子化された納品書であれば、オフィスに縛られることなく納品書を発行することができ、インターネットを介して取引先に送付することが可能です。
納品書の電子化を実現するソリューション
上記のように、納品書を電子化することにはさまざまなメリットがあります。
納品書をはじめ、帳票の電子化を実現する方法のひとつが、ウイングアーク１ｓｔが提供する帳票DXソリューション「invoiceAgent」です。
ここでは、「invoiceAgent」の特徴をご紹介します。
納品書の電子化・一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、文書管理のガバナンス強化や業務効率化を実現するソリューションです。
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によるJIIMA認証を取得しているので、電子帳簿保存法への対応にも安心してご利用いただけます。
高精度な5つのAI OCR（光学的文字認識）エンジンが搭載されている「invoiceAgent AI OCR」を組み合わせると、紙の文書を正確にデータ化することが可能です。これにより、目視での照合作業や業務システムへの入力作業の工数を大幅に削減できるでしょう。
また、「invoiceAgent 文書管理」では、納品書を含む文書の一元管理が可能です。
OCR機能で電子化した文書はもちろん、他システムから出力される文書ファイルや作成した文書ファイルを取り込み、自動仕分けを行い適切に保管します。
文書の保存期間に応じた自動削除機能が備わっているほか、文書の作成から破棄までの証跡を残すことができるので、文書のライフサイクルを適切に管理することができます。
※2022年6月より「SPA／SPA Cloud」は「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent AI OCR」に名称を変更しました。
納品書データの送受信なら「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、企業間取引文書の送受信を実現する電子取引プラットフォームです。
PDF化した納品書などの文書を専用サイトにアップロードするだけで取引先に配信することができ、取引先からの検収書や受領書などもWeb上で受け取り可能です。
また、現状の業務運用を大きく変更することなく導入できる点もポイントです。
簡易承認フロー機能が付いているので、発行前の社内回覧を再現でき、画像イメージ付加機能によって印影を付けることもできます。
紙文書の郵送サービスも提供しているため、Web配信と郵送のハイブリッド運用を実現可能です。まずは一部の取引先からWeb配信を導入するなど、スモールスタートにもおすすめです。
さらに、デジタルインボイスの標準規格である「Peppol」に対応予定で、適格請求書発行事業者の登録番号も「invoiceAgent」上で照合することができるので、インボイス制度開始に向けた準備としても有効です。
「invoiceAgent」で納品書の電子化に成功した事例
最後に、「invoiceAgent」の導入によって納品書の電子化に成功した事例をご紹介します。
納品書などのWeb配信を実現！在宅での業務対応が可能に（伊藤忠商事）
2020年春、新型コロナウイルス感染拡大防止のため在宅勤務に対応した伊藤忠商事株式会社では、請求書や納品書などをWeb配信する仕組みづくりが急務となっていました。
また、文書の電子化にあたり、二重発行や改ざん防止など、セキュリティとガバナンスの担保が課題となっていました。
そこで「invoiceAgent」を活用することで、社外向けの帳票をWebで配信できるシステムを構築。
Web配信を実現し在宅勤務での業務が可能となっただけでなく、二重発行を防止する仕組みをアドオン開発し、セキュリティやガバナンスに配慮した運用を実現しています。
▼事例詳細はこちら
伊藤忠商事株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
受領納品書の20％を電子化！業務効率化とコスト削減を実現！（丸木医科器械）
医療機関向けの専門商社である丸木医科器械株式会社は従来、取引先とのやりとりはFAXなどの紙ベースで行っていました。
しかし、取引先から受領する納品書などの帳票は年間約40万枚に達し、システム入力の負担や保管コストが大きな課題となっていました。
そこで同社は、取引先から受領する納品書などの帳票を電子化するため、「invoiceAgent」を導入。
外部からFAXや郵送、Webフォームなどで送られてくる納品書などをスキャン・OCR処理を実行してinvoiceAgentに取り込み、中間アプリを介してデータを販売管理システムに入力する仕組みを構築しました。
これにより、受領する納品書の20％を電子化し、月に17時間弱の作業工数削減に成功しています。
▼事例詳細はこちら
丸木医科器械株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、企業が扱う文書のなかでも納品書に焦点を当てて、その基礎知識や保存方法、電子化のメリットなどをご紹介しました。
納品書は発行が義務付けられているものではありませんが、取引先に安心感を与え、経理処理を円滑にする役割を果たします。
また、納品書を電子化することで、発行から管理までの一連の流れを効率化することができ、コスト削減やテレワーク促進にも効果が期待できます。
納品書をはじめとした帳簿書類の電子化を検討している方は、ぜひ今回ご紹介したウイングアーク１ｓｔのソリューションをご活用ください。
