総務の基礎知識
まずは総務の基礎知識として、その意味や企業における役割を確認していきましょう。
総務とは？
総務とは、主に事務や管理などを中心とした社内業務を行う部門・職種を指し、いわゆるバックオフィス部門に該当します。
総務の業務範囲は企業によって異なりますが、ほかの部門が請け負わない業務を幅広く担い、組織運営や各部署の業務進行を円滑にするためのバックアップを行うことが主な仕事です。また、企業によっては総務部門が経理や財務、人事、法務といったバックオフィス業務全般を担うこともあります。
総務部門の主な仕事内容として、たとえば以下を挙げることができます。
- オフィスの設備や備品などの保守・管理
- 文書の作成や管理
- 株主総会や社内イベントの企画運営
- 社員の福利厚生に関する業務
- 社内ルールの制定など、内部統制・ガバナンスに関わる業務
- BCP（事業継続計画）の策定
など
バックオフィスについて詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてお読みください。
企業における総務の役割
総務部門は、企業運営の円滑化や業務に注力できる環境の整備など、企業における「縁の下の力持ち」のような役割だと言えます。また、ほかの部署・部門が担当できない業務全般を担うなど、「何でも屋」のような役割とも言えるでしょう。
しかし近年は、冒頭でも触れた通り「戦略総務」という考え方が普及しつつあります。
戦略総務とは、自社の課題を分析し、企業の仕組みを能動的かつ戦略的に改善していく総務の在り方を指します。
働き方改革やDXの重要性が高まっていることもあり、従来の「縁の下の力持ち」や「何でも屋」といった総務の役割から、企業の成長を主体的に牽引する「戦略総務」への転換を図る企業が増えつつあるのです。
総務部門のよくある課題
総務部門のよくある課題として、以下の3点を挙げることができます。
- 業務範囲が広く負担が大きい
- 業務が属人化しやすい
- アナログ業務が多くテレワークができない
次は、総務部門でありがちな課題について詳しく見ていきましょう。
業務範囲が広く負担が大きい
すでにお伝えした通り、総務の業務範囲は広く、仕事内容は多岐にわたります。
しかし、フロントオフィス部門と異なり総務は直接利益を生み出す部門ではないため、十分な人員を配置していない企業も少なくありません。
そのため、広い業務範囲に対して人員が不足してしまい、総務部門の業務負担が大きくなってしまいがちです。
そのような状況では、各部署からの問い合わせや事務作業の依頼対応といった作業に忙殺されてしまい、残業が増えてしまったり、ミスが頻発してしまったりといった悪循環に陥ってしまう可能性も高まります。
業務が属人化しやすい
業務の属人化も、総務部門でよくある課題のひとつです。
属人化とは、特定の担当者しか業務の進め方や進捗状況などを把握していない状況を指し、業務効率や正確性の低下などを招く要因となります。
総務部門の業務は多岐にわたり、その頻度や専門知識の要否も異なります。そのため、業務によっては経験や知識が豊富な特定の担当者しか対応できない、といった状況に陥りがちです。
また、先述したように総務部門は業務範囲が広く負担が大きいため、業務マニュアルの作成やノウハウ共有に手が回らず、業務の属人化が加速してしまうケースも考えられます。
アナログ業務が多くテレワークできない
総務部門でテレワークを導入できないという課題を抱えている企業も少なくありません。
たとえば総務部門では、設備や備品の使用に関する社内申請や、社内行事や規則改定の案内などのほか、経理業務も担っている場合には帳票を扱うこともあるでしょう。
これらの業務を紙ベースで行っている場合、文書の印刷やハンコによる承認、郵送手続き、さらには取引先から届く文書の受け取りなど、オフィスにいなければできない作業が数多く発生していまいます。
『月刊総務』を発行する株式会社月刊総務は、全国の総務担当者320名を対象とした「総務のリモートワークの実態」に関する調査を公表しています。
この調査によれば、新型コロナウイルス感染症の流行拡大に伴う2020年の緊急事態宣言中、完全にリモートワークを実施できたという回答は1.6％に留まっています。
また、リモートワーク中に出社した理由としては、「郵便物の対応」が65.6％、「契約書等の押印」が51.3％となっています。
（参照：緊急事態宣言中に完全リモートワークができた総務は1.6％ 出社理由は1位「郵便物の対応」2位「契約書等の押印」｜株式会社月刊総務のプレスリリース）
このように、紙やハンコによるアナログ業務のために出社しなければならず、総務部門のテレワーク導入・促進が妨げられてしまうケースは珍しくないのです。
総務の業務効率化に文書の電子化が有効
先述した総務部門の課題を解消するには、業務の電子化、なかでも文書の電子化が効果的です。
次は、文書の電子化が総務部門に好影響をもたらす理由をご紹介します。
文書管理の効率化
総務部門では、稟議書・申請書といった社内文書のほか、場合によっては社外向けの帳票や契約書など、文書を扱う機会が多くあります。
これらの文書を紙ベースで扱っていると、作成の手間がかかるだけでなく、文書の種類ごとにファイリングして保管する作業も発生します。
また、過去に発行・受領した文書について他部門からの問い合わせや監査時に提出を求められた際、参照・提出するのに多くの工数を要してしまうでしょう。
電子化された文書であれば、効率的に作成・管理できるだけでなく、問い合わせや監査時の対応工数も削減することができるでしょう。
内部統制・ガバナンスの強化
総務部門の役割として、内部統制やガバナンスの強化が含まれるケースは少なくありません。
そして、文書を電子化することは、内部統制やガバナンスの強化という面でも有効です。
従来の紙の文書は経年劣化により可視性を損なうリスクがあるほか、第三者による不正な閲覧や改ざんを防ぐための物理的なセキュリティ対策も必要です。
一方、文書データであれば劣化の心配がなく、個別に閲覧権限を設定したり、タイムスタンプや電子署名などの技術を用いて原本性を担保したり、文書の作成から破棄までの証跡を記録することもできます。
そのため、紙の文書による情報管理よりも強固な内部統制・ガバナンスを構築することが可能です。
総務部門のテレワーク促進
総務部門のよくある課題のひとつであるテレワークの導入にも、文書の電子化が有効です。
文書が電子化されることで、文書をわざわざ印刷する必要がなくなり、データのまま回覧したり、電子印鑑などを用いて承認作業をPC上で完結することができます。
また、社外向けの文書もメールやWebサイト上で送受信できるようになるため、郵送手続きやオフィスでの受け取りの手間も解消されます。
過去の文書データを速やかに検索・参照することも可能なので、オフィスに出社することなく他部署からの問い合わせなどに対応することができるでしょう。
このように、文書を電子化することでオフィスに縛られることなく業務を遂行することが可能になり、総務部門のテレワーク促進にも効果が期待できます。
戦略総務への転換
「戦略総務」への転換を図るうえでも、文書の電子化は非常に重要です。
文書の電子化により、先述した通り文書管理をはじめとしたさまざまな業務の工数を削減することが可能です。
そのぶんの工数を、企業が抱える課題解消や生産性向上などの戦略立案に充てることができるでしょう。
また、活用が難しかった書面の情報をデータとして分析することで、データに基づいた業務改善やDX推進基盤の構築も行いやすくなるでしょう。
文書を電子化するなら電帳法への対応が必須
文書の電子化が総務に良い影響を与えるとお伝えしましたが、文書を電子化する際には電子帳簿保存法への対応が必要です。
次は、電子帳簿保存法の概要と電子帳簿保存法に対応するシステムの選び方を確認していきましょう。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係帳簿書類を電子データ（電磁的記録）として保存することを認める法律です。
国税関係帳簿書類は紙での保存が原則とされていますが、電子帳簿保存法の要件を満たすことで、電子データとして保存することが可能になります。
電子帳簿保存法には、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件が定められており、それぞれさらに細かな規定が存在します。
2022年1月の法改正により要件が緩和されたこともあり、今まで以上に文書の電子化および電子保存に取り組みやすくなっています。
電子帳簿保存法に対応するシステムの選び方
電子帳簿保存法の法的要件を満たしつつ、文書の電子化を実現するためには、システム選びが重要になります。
そして、システム選定の際に注目すべきポイントが、JIIMA認証の有無です。
JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証制度で、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアに対して与えられます。
JIIMA認証を取得しているソフトウェアであれば、電子帳簿保存法に対応した文書の電子化を実現できるでしょう。
電子帳簿保存法の内容や改正ポイントについて詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてお読みください。
文書の電子化を実現するソリューション
文書の電子化を実現する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔの電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」をご紹介します。
「invoiceAgent」は、文書のデータ化から管理、取引先との送受信までを一気通貫で実現でき、JIIMA認証を取得しているため電子帳簿保存法にも対応可能です。
紙文書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙文書のデータ化を実現するソリューションです。
4つのOCR（光学的文字認識）エンジンを搭載しているほか、読み込み画像の自動補正機能により高い精度で紙文書をデータ化します。
読み取り項目ごとに適したOCRエンジンを設定できるほか、1つの読み取り項目に対して複数のOCRエンジン処理を行うこともできます。
これらの機能により、ミスを防ぎつつデータ入力を効率化し、RPA連携により業務システムとのデータ連携を自動化することも可能です。
文書データの一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、文書データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」でデータ化した文書だけでなく、他システムで作成・出力したデータもまとめて取り込み、自動で仕分けて保管することができます。
高度な検索機能が備わっているので、取引年月日や取引先名はもちろん、文書内の情報からも検索することができ、必要なデータを速やかに参照・出力することが可能です。
また、文書の保存期間に応じた自動削除機能や証跡管理機能も備わっているため、文書の効率的なライフサイクルマネジメントを実現できます。
電子帳票の送受信を実現する「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書や納品書といった企業間で交わされる帳票の送受信を実現するソリューションです。
専用のWebサイトにPDF化した帳票をアップロードするだけで取引先にWeb配信することができ、取引先から発行される帳票データもWebサイト上で受け取ることが可能です。
また、書面での受け取りを希望する取引先向けの郵送サービスも利用できるので、郵送とWeb配信のハイブリッド運用を実現できます。
契約手続きを電子化する「invoiceAgent 電子契約」
「invoiceAgent 電子契約」は、契約手続きを電子化する電子契約ソリューションです。
面倒な契約手続きをクラウド上で完結することができ、契約締結のスピードアップに効果を発揮します。
また、ウイングアーク１ｓｔが立会人となりタイムスタンプと電子署名を付与することで、書面の契約書と同等の法的効力を担保します。
さらに、「invoiceAgent」の他製品と組み合わせることで、契約に紐づく文書の管理や送受信まで一気通貫で電子化することができ、企業間取引の効率化・迅速化を実現可能です。
事例：バックオフィスDXの第一歩として帳票を電子化
最後に、「invoiceAgent」を活用したバックオフィス部門の業務改善事例をご紹介します。
日本を代表する総合商社である伊藤忠商事株式会社では、「invoiceAgent」を活用して請求書などをWeb配信する仕組みを構築しています。
2020年、新型コロナウイルス感染症拡大防止のため在宅勤務に移行した同社でしたが、紙の請求書では在宅で業務を完結できず、出社せざるを得ない状況が多発していました。
そこで、「invoiceAgent」を導入し、請求書やそれに付随する帳票をWeb配信する仕組みを構築。在宅勤務でも請求業務を行える環境を整えることに成功しました。
同社では、帳票の電子化がバックオフィスDXの第一歩と位置づけ、Web配信のさらなる利用拡大を図っています。
▼事例詳細はこちら
伊藤忠商事株式会社のinvoiceAgent導入事例を見る
まとめ
今回は、バックオフィス部門のなかでも総務に焦点を当て、その役割やよくある課題、そして文書を電子化するメリットなどをご紹介しました。
記事内でも触れた通り、近年は総務に求められる役割が変化しつつあり、働き方改革やDXといった企業の成長や変化を牽引する役割が重要視されています。
今回ご紹介した情報も参考に、総務部門の課題解消、さらには戦略総務への転換の第一歩として、文書の電子化に着手してみてはいかがでしょうか。
