会計の基礎知識
まずは基礎知識として、会計の意味や種類、類似用語との違いを確認していきましょう。
会計とは？
会計とは、企業におけるお金の流れ（取引）を記録し、社内外に経営状況を報告する一連の行為を指します。
会計と聞くと「記録すること」をイメージしがちですが、経営状況を正確に「報告すること」も会計の重要な役割です。
会計の種類（財務会計・管理会計）
企業における会計は、「誰に対して報告するのか」によって大きく以下の2種類にわけることができます。
- 財務会計
- 管理会計
それぞれ目的を確認していきましょう。
財務会計
財務会計とは、主に社外のステークホルダーに対して会計情報を開示することを目的とした会計です。
財務会計では、法律や会計基準で定められたルールに従い、財務諸表（貸借対照表や損益計算書など）を作成・公開します。
これにより、社外のステークホルダーは企業の経営状況を把握することができ、融資や取引を行うかどうかを客観的に判断することが可能になります。
管理会計
管理会計とは、主に組織内部の経営層に対して財務状況についての情報提供を行うことを目的とした会計です。
管理会計で報告する情報は、組織内部での意思決定や戦略策定に役立てられるものであり、財務会計のようなルールは存在しません。
自社にとって有効な手法や資料フォーマットを取捨選択しつつ、予実管理や損益分岐点分析、経営分析などを行います。
経理・財務との違いや関係性
会計と混同しがちな言葉に、「経理」や「財務」があります。
経理や財務もお金に関する業務であり、企業によってはひとつの部門で兼務することもあります。
次は、会計と経理・財務の違いや関係性を確認していきましょう。
経理との違いや関係性
経理は「日々のお金の流れを記録・管理する業務」のことで、会計業務の一部です。
そのため、経理と会計で部門をわけずに、経理を含む会計業務全般をひとつの部門で担当することが少なくありません。
経理業務の代表的な例としては、伝票の起票や帳簿の記帳、売掛金や買掛金の管理などが挙げられます。
経理業務について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてお読みください。
財務との違いや関係性
財務は、会計がまとめた財務諸表などの資料をもとに事業計画を立て、予実管理や資金調達などの活動を行います。
会計が実際のお金の動きを管理するのに対し、財務はお金の動かし方について戦略を立てる点が大きな違いです。
会計と財務は、どちらも会社のお金に関する業務を行いますが、財務はより経営サイドに近い役割を担う部門だと言えるでしょう。
会計の主な業務内容
会計は「お金の流れ（取引）を記録し、社内外に経営状況を報告する一連の行為」とお伝えしましたが、具体的にどのような業務があるのでしょうか。
次は、会計の主な業務内容を日次・月次・年次にわけてご紹介します。
日次で行う会計業務
日次で行う会計業務は、預金・現金の管理や帳票作成、経費精算など、日々のお金の動きを記録する業務が中心となります。
日々の会計処理は、会計の目的である「経営状況の報告」を正確に行うための下準備という側面もあります。
もしもミスがあれば財務諸表の数字にも影響してしまうため、効率を重視しつつも正確に処理することが大切です。
月次で行う会計業務
月次で行う会計業務として、売掛金・買掛金の管理や領収書・請求書の発行、従業員の給与計算などが挙げられます。また、決算処理の負担を分散するため、月次決算を実施している会社もあります。
このほか、管理会計業務として経営層に向けた資料作成や予実管理、経営分析を行う場合もあります。
年次で行う会計業務
年に一度の期末決算に向け、日次や月次で作成してきた資料をもとに財務諸表を作成します。この仕事が会計のメインの仕事であり、もっとも労力がかかる業務のひとつだと言えます。
また、財務諸表をもとに決算日の2ヶ月以内に税務手続きをする必要があるほか、法定監査の対象企業や任意監査を実施している企業では、監査に向けた準備も必要です。
会計部門のよくある課題
会計部門では、帳票類や決算関係書類など、文書を扱う業務が多くあります。
しかし、文書を紙媒体で運用している場合、以下のような課題に直面してしまいがちです。
次は、会計部門のよくある課題として、以下の3点をご紹介します。
- 非効率なアナログ業務が多い
- 文書管理や監査対応の負担が大きい
- テレワークの導入が進まない
それぞれ詳しく確認していきましょう。
非効率なアナログ業務が多い
紙文書を使ったアナログ業務には、非効率な作業が数多く存在します。
たとえば、帳票の印刷や手渡しによる回覧、目視と手動による入力作業、手作業による仕分けやファイリングなどがその例です。
これらは、会計業務の本質である「記録」と「報告」を行う過程の手段であり、多くの工数を割くべき作業ではありません。
会計業務の効率を高めていくためには、紙文書を使った非効率なアナログ業務の見直しが不可欠だと言えるでしょう。
文書管理や監査対応の負担が大きい
会計関連書類を紙媒体で運用している場合、文書管理や監査対応の負担が大きくなってしまうケースが少なくありません。
たとえば、他部門から過去の請求書などについて問い合わせがあった際、大量の書類のなかから該当の文書を探し出さなければならず、多くの工数を要してしまいます。
また、監査では、事前にさまざまな書類を準備する必要があり、追加で文書の提出を求められるケースもあるため、会計部門の業務負担が大きくなってしまいがちです。
テレワークの導入が進まない
テレワークの導入が進まないというのも、会計部門のよくある課題のひとつです。
2020年にアドビシステムズ株式会社が公表した調査結果では、テレワークを実施するにあたって紙の書類が業務上の課題となっていることが示されています。
この調査によると、テレワークを実施して感じた業務上の課題として、「会社にある紙の書類をすぐに確認できない」という回答がもっとも多く、次いで「プリンターやスキャナーがない」という回答が続きました。
さらに、テレワーク中に紙書類の確認や捺印などでやむなく出社した経験がある人は64.2％にのぼるという結果も報告されています。
文書を扱う機会が多い会計部門においては、紙文書の存在がテレワーク導入の大きな障壁となり得るでしょう。
（参照：アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」）
会計業務の効率化に文書の電子化が不可欠
先述した会計部門の課題を解消し、業務を効率化していくためには、文書の電子化が欠かせません。
文書を電子化することの主なメリットとして、以下の4点を挙げることができます。
- 業務の正確性・効率性が向上
- セキュリティ・ガバナンスの強化
- 問い合わせや監査対応の負担軽減
- テレワークへの対応
次は、文書を電子化することで会計部門の業務がどのように変わるのかをご紹介します。
業務の正確性・効率性が向上
文書を電子化することのメリットとして、業務の正確性や効率性を高めることが可能です。
先述した通り、紙ベースの業務には多くの非効率が潜んでおり、目視や手作業による人的ミスも発生しやすくなります。
一方、文書の電子化を進めることで、紙特有の非効率な業務を省略することができ、PCなどのデバイス上で帳票の作成・処理を行うことが可能になります。
また、文書内の情報をテキストデータとして扱うことで、会計システムなどへの入力作業やデータの照合作業が効率化し、手作業によるミスを防止することができるでしょう。
セキュリティ・ガバナンスの強化
会計関連の書類の多くは法律によって一定の保存期間が定められているため、厳重な管理が必要です。
しかし、紙媒体で文書を管理している場合、文書の持ち出しや改ざんなどの不正が発生しないよう、物理的なセキュリティ対策を講じる必要があり、経年劣化や災害などによる文書の破損・消失にも注意しなければなりません。
文書が電子化されていれば、閲覧権限を個別に設定したり、システムに証跡を記録することができるため、柔軟なセキュリティコントロールが可能です。
物理的に劣化・消失する心配もないため、紙文書よりも強固なセキュリティ・ガバナンス体制を構築することができるでしょう。
問い合わせや監査対応の負担軽減
文書の電子化は、問い合わせや監査対応の負担軽減にも効果的です。
電子化された文書であれば、取引先名や取引年月日、取引内容などさまざまな条件で検索することができ、必要に応じて文書を速やかに参照・出力可能です。
そのため、他部門からの問い合わせや監査で文書の提出を求められた際もスムーズに対応することができ、業務負担を軽減することができるでしょう。
テレワークへの対応
文書を電子化することで、会計部門のテレワーク推進にもつながります。
先述の通り、紙書類の確認や捺印といった作業は、テレワーク導入・推進を妨げる要因のひとつです。
文書を電子化することで、オフィスにいなくてもPCなどのデバイスから文書を確認することが可能になります。また、ハンコによる承認作業を再現するワークフロー機能を備えた電子帳票サービスも存在するため、テレワーク中でも業務を進めることができます。
会計関連の文書電子化を実現する「invoiceAgent」
文書の電子化が会計業務の効率化につながるとお伝えしましたが、「どうやって文書を電子化すればよいかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような場合、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」がおすすめです。
「invoiceAgent」は電子帳簿保存法の法的要件を満たすJIIMA認証を取得しているソフトウェアで、文書の電子化から流通、管理までを一気通貫で実現します。
紙の会計関連書類をデータ化する「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、文書のデータ化を実現するソリューションです。
高精度な5つのOCRエンジンと自動画像補正機能によって、紙媒体の文書を高い認識率でデータ化します。
これにより、目視と手作業で行っていた会計システムへの入力業務を効率化することができ、RPA連携による定型作業の自動化や、BIツール連携による会計情報の可視化も実現可能です。
帳票の送受信を電子化する「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、取引帳票の送受信を電子化するソリューションです。
取引先ごとの私書箱がクラウド上に設置され、複数の取引先との取引帳票のやりとりを「invoiceAgent 電子取引」で完結することが可能になります。
PDF化した請求書などの帳票データをアップロードするだけなので、帳票フォーマットを変更することなく簡単に送受信を行うことができます。
送る側も受け取る側も電子帳簿保存法の電子取引要件に対応でき、2023年10月に開始するインボイス制度に対応予定です。
文書管理の効率化なら「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、電子文書の一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」や他システムで出力・作成した文書データを取り込み、設定したルールに基づき自動で仕分け・保存を行います。
保存した文書は、高度な検索機能によって速やかに参照・出力することが可能です。
また、保存期間に応じた自動削除機能や証跡管理機能が備わっているため、文書のライフサイクルマネジメントを効率化することができます。
「invoiceAgent」を活用した会計業務の効率化事例
最後に、「invoiceAgent」を活用して会計業務を効率化した事例をご紹介します。
請求書のWeb配信システムを構築（伊藤忠商事）
大手商社である伊藤忠商事株式会社は、「invoiceAgent」を活用し、請求書をはじめとした取引帳票のWeb配信システムを構築しています。
「invoiceAgent」導入以前、同社では約600課ある営業部門の担当者が、それぞれ紙ベースで請求業務を行っていました。
しかし、2020年春の新型コロナウイルス感染症の流行拡大に伴い在宅勤務へと移行した際、紙の請求書の郵送手続きのために従業員が出社せざるを得ない状況が発生します。
そこで、「invoiceAgent」の導入を決定し、請求関連の帳票をWeb配信する仕組みの構築に着手。
導入決定から6ヶ月という短期間で本格運用を開始し、在宅でも請求関連業務を遂行できる体制を構築しました。
同社では、帳票の電子化をバックオフィスDXの第一歩と位置づけ、「invoiceAgent」の利用拡大に意欲を見せています。
▼事例詳細はこちら
伊藤忠商事株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、会計の基礎知識やよくある課題、文書を電子化するべき理由や実現方法などをご紹介しました。
経営状況を透明化し企業の健全な成長を目指すうえで、会計は非常に重要な役割を果たします。
そして、会計部門の効率化やテレワーク促進を実現するためには、文書の電子化が不可欠です。
今回ご紹介した情報も参考に、「invoiceAgent」を活用した文書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
