証憑書類の基礎知識
まずは、証憑の意味や使い方、混同しがちな「帳票」との関係性について確認していきましょう。
証憑とは？
証憑とは取引の成立を証明する書類のことで、証憑書類とも呼ばれます。証憑書類には、金銭に関わる書類のほか、人事や労務に関する一部書類も含まれます。
企業では、製品・サービスの売買や仕入れなどの対外的な取引だけでなく、従業員との雇用契約や給与支払いといった企業内での取引も行われます。
企業が適切な会計処理を行うためには、社内外で発生した取引を正確に記録した証憑書類を作成・管理して、会計処理の真実性・正確性を担保する必要があるのです。
また、証憑書類はトラブル防止の観点でも重要な役割を果たします。
たとえば、従業員との給与支払いに関するトラブルや、取引先との間で債務不履行などのトラブルがあった際、証憑書類は客観的な事実や正当性を示す根拠となります。
証憑の読み方・文例
冒頭でも記載しましたが証憑の読み方は「しょうひょう」で、たとえば以下のような文脈で使われます。
「取引を開始するにあたり、証憑として契約書を交わした」
「コンプライアンス強化の一環として、証憑管理の研修を実施した」
「ペーパーレス推進を図り、証憑書類の電子化に着手した」
類似用語との違いをチェック
証票とよく似た言葉に、「帳票」や「証票」などがあります。
それぞれの意味や証憑との違いを確認してみましょう。
帳票（ちょうひょう）
証憑とよく似た用語に「帳票（ちょうひょう）」があります。
帳票とは、「帳簿」と「伝票」の総称であり、証憑書類を含む会計関連の書類を指します。帳簿と伝票とは、以下のようなものです。
- 帳簿：事業の取引や経営状況を記した書類
（例）総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、預金出納帳、買掛帳、売掛帳など
- 伝票：取引によるお金の動きを記録する書類
（例）入出金伝票、売上伝票、仕入伝票など
証票（しょうひょう）
証憑と読み方が同じ「証票（しょうひょう）」も、混同しやすい用語のひとつと言えるでしょう。
証票とは、ある事柄を証明するための札や紙片、書き付けのことを指します。
たとえば、収入印紙や切手などのほか、税理士証票などの身分を示すための証明書なども、証票に該当します。
証跡（しょうせき）
「証跡（しょうせき）」もまた、証憑と混同されがちな言葉です。
証跡とは「業務全般の適切性を証明するための記録」を指し、事業活動における不正やトラブルを防ぎ、経営の健全性を担保するために必要なものです。
「（主に会計分野の）取引に関する記録」である証憑は、「業務全般の適切性を証明する記録」である証跡の一部だと言えるでしょう。
証憑書類の種類
証憑書類は大きく以下の4種類に分類されます。
- 売上に関する証憑
- 仕入れに関する証憑
- 雇用や給与に関する証憑
- その他の証憑
証憑の種類について、具体的な文書例も交えて確認していきましょう。
1.売上に関する証憑
1つめは、売上に関する証憑です。
たとえば、以下のような書類が売上に関する証憑に該当します。
- 契約書：取引の内容を証明する書類
- 請求書：商品やサービスの代金の支払いを求める書類
- 領収書：代金の支払いが行われたことを証明する書類 など
これらの売上に関する証憑は、企業の経営や業績に直結します。売上を適切に管理し、経営状況や業績の信頼性を担保するためにも、正確かつ厳重に管理する必要があると言えます。
2.仕入れに関する証憑
2つめは、仕入れに関する証憑です。
たとえば、以下のような書類が仕入れに関する証憑に該当します。
- 発注書：商品やサービスを注文した事実を証明する書類
- 納品書：注文した商品・サービスを受け取ったことを証明する書類 など
これらの仕入れに関する証憑があることで、発注や納品などの仕入れに関する取引について、「いつ・何を・どこから仕入れたのか」という根拠になります。
とくに、大量の在庫を抱える企業の場合、仕入れた商品や原材料を数えて管理するのは現実的ではなく、仕入れに関する証憑をもとに在庫管理を行うのが一般的です。
3.雇用や給与に関する証憑
3つめは、雇用や給与に関する証憑です。
たとえば、以下のような書類が雇用や給与に関する証憑に該当します。
- 雇用契約書：雇用主と従業員の間で交わされる契約書
- 給与支払明細書：従業員に支払った給与額を証明する書類
- タイムカードや出勤簿：勤務日数や勤務時間を証明する書類 など
上記に挙げた以外にも、履歴書や退職届、人事異動に関する通知書なども、雇用や給与に関する証憑にあたります。
従業員の個人情報が含まれるものが多いため、情報漏えいが発生しないよう厳重な管理が必要です。
4.その他の証憑
上記3つの分類以外でも、企業経営に関わる書類は証憑になります。
たとえば、口座の通帳や、事業所の賃貸借契約書、銀行から融資を受けている場合は、返済予定表も該当します。契約の変更や税務調査などで必要になることもあるので、種類別にファイリングし、すぐに見つけられるように管理しておきましょう。
証憑書類の保存期間と保存方法
取引の根拠となる証憑書類は、適切な方法で保存する必要があります。
次は、証憑書類の保存期間と保管方法について確認していきましょう。
証憑書類の保存期間
証憑書類は法人税法や会社法によって一定期間保存することが義務付けられています。
法人税法で定められている7年間の保存が基本ですが、会社法で規定されている一部の書類は10年間もしくは5年間の保存が義務付けられています。
たとえば、賃借対照表や損益計算書などの決算関係書類のほか、株式に関する書類などは10年間の保存が必要です。また。株主などに閲覧させるための事業報告や監査報告などの備置き書類は5年間の保存が義務付けられています。
証憑書類の保存期間が守られていないと、仕入税額控除が受けられなかったり、欠損金の繰越ができなかったり、場合によっては100万円以下の過料が課されるケースもあるため、文書のライフサイクルに沿った適切な管理が不可欠だと言えます。
証憑書類の保存方法
証憑書類の保存方法は、「紙での保存」と「電子データによる保存」の2種類があります。
原則として証憑書類は紙での保存が義務付けられていますが、電子帳簿保存法の要件を満たすことで電子データとして保存することが認められています。
証憑書類の電子化には後述するさまざまなメリットがあり、近年多くの企業が証憑書類の電子化に着手しています。
以下の記事では電子帳簿保存法について詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。
証憑を電子化するメリット
証憑書類の電子化には、以下のようなさまざまなメリットがあります。
- ペーパーレス化によるコスト削減
- 業務効率化や検索性の向上
- 文書のライフサイクルマネジメント
- テレワークの促進
- セキュリティ・コンプライアンスの強化
次は、証憑書類を電子化することで得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。
ペーパーレス化によるコスト削減
証憑書類を電子化するメリットのひとつが、ペーパーレス化によるコスト削減です。
証憑書類を紙ベースで運用している場合、紙の印刷コストが発生するほか、累積的に増え続ける書類を保管しておくスペースも必要になります。さらに、企業間で交わされる証憑書類に関しては、郵送コストも発生するでしょう。
証憑書類を電子化することで、保管スペースを削減することができるほか、インターネットを介して送付することで郵送コストも抑えることができます。
また、紙の郵送準備やファイリングなどの作業が不要になるため、人的コストの削減にもつながります。
業務効率化や検索性の向上
業務効率化や検索性の向上も証憑電子化のメリットと言えます。
会計処理の際、紙の証憑書類を目視で確認して業務システムに入力するのは多くの手間がかかり、入力ミスなども発生しやすくなります。
また、税務調査や監査で書類の提出を求められた際、大量の書類のなかから該当文書を探し出さなければなりません。
証憑書類を電子データ化することで、業務システムへの入力工数を削減でき、RPAツールと連携することで自動化することも可能です。また、取引年月日や案件名などのさまざまな条件を組み合わせて検索することもできるため、必要な書類を即座に探し出すことができるでしょう。
文書のライフサイクルマネジメント
先述の通り、証憑書類には保存期間が定められており、文書の種類によって期間が異なります。
証憑書類には機密情報が含まれていることも多いため、保存期間を過ぎた書類は適切に廃棄することが重要です。
証憑書類を電子化して、データとして扱えるようにすることで、作成・保存・廃棄という文書のライフサイクルを管理しやすくなります。電子帳票システムのなかには、文書の保存期間に応じた自動削除機能を搭載したものもあるので、より効率的なライフサイクルマネジメントが可能になります。
テレワークの促進
証憑の電子化は、テレワークの促進・定着にも効果を発揮します。
発行の際に社内承認を伴う証憑書類の場合、回覧や押印のために出社しなければならないケースもあるでしょう。
証憑を電子化することで、手渡しによる回覧やハンコを使った確認が不要になります。オフィスに縛られることなく書類の作成や回覧、取引先への配信を行えるようになるため、テレワークでも円滑に業務を行える体制を整備できるでしょう。
セキュリティ・ガバナンスの強化
紙の書類は、経年変化によって劣化してしまう恐れがあるほか、第三者による閲覧や持ち出しといったリスクを防ぐ対策も必要です。
一方、電子化した証憑書類であれば、経年変化が起こらないのはもちろん、バックアップを取ることで紛失・破損リスクに備えることが可能です。
また、電子帳簿システムで閲覧権限を設定したり、証跡管理機能を用いたりすることで、セキュリティ・ガバナンスを担保することができます。
証憑の電子化を実現するソリューションとは？
証憑の電子化を検討しているのであれば、ウイングアーク１ｓｔが提供するソリューション「invoiceAgent（インボイスエージェント）」の活用をおすすめします。
「invoiceAgent」は、紙文書のデータ化や一元管理、送受信などを一気通貫で実現する電子帳票プラットフォームです。
電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに与えられる「JIIMA認証」を取得しているので、証憑の電子化と法対応を同時に実現することができます。
では、「invoiceAgent」の特徴を詳しく見ていきましょう。
紙の証憑をデータ化する「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙の証憑の電子化を実現するソリューションです。
高精度な5つのOCR（光学的文字認識）エンジンが搭載されており、読み取り文書の様式や特徴に応じて、適切なOCRエンジンを選択することができます。
また、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能により、認識率の低下を防ぎます。
これらの特徴で活字・手書きを問わず紙の証憑を正確にデータ化し、目視での確認作業や業務システムへの入力作業の工数を大幅に削減します。
証憑データの一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、証憑データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent」製品で作成・出力した証憑データはもちろん、他システムで作成・出力した証憑データもまとめて取り込み、自動でファイルを仕分けて管理することができます。
保存したデータは高度な検索機能で速やかに参照・出力でき、問い合わせ対応や監査対応を効率化することができます。
文書の保存期間に応じて自動削除を行う機能も備わっているので、ライフサイクルマネジメントの効率化にも役立ちます。
電子化した証憑の送受信を実現する「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、電子化した請求書や注文書、納品書などの証憑書類を送受信できる電子取引プラットフォームです。
証憑書類をPDFにするだけで、取引先ごとに自動で仕分けを行うことができ、専用サイト上でWeb配信を行えます。また、取引先が発行する検収書や受領書なども専用サイト上で受け取ることが可能です。
既存の業務フローを大きく変更することなく導入できる点も、「invoiceAgent 電子取引」の特徴です。
簡易承認フロー機能が備わっているため発行前の社内回覧を再現することができ、画像イメージ付加機能を使って印影を付けることもできます。
さらに、紙の郵送サービスを利用すれば、電子と紙のハイブリッド運用も実現でき、まずは一部の取引先からスモールスタートする際にも役立ちます。
証憑の電子化を実現した事例
最後に、ウイングアーク１ｓｔのソリューションを導入した事例をご紹介します。
業務工数削減と検索性向上を実現（ポリプラスチックス）
高性能エンジニアリングプラスチック製品の製造・販売を手掛けるポリプラスチックス株式会社は、「invoiceAgent 電子取引」の導入により証憑類のペーパーレス化を実現しました。
同社ではかねてより、電帳法に則った帳簿の電子保存を進めていたものの、取引関係書類のペーパーレス化については未着手となっていました。
そうしたなか、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたこと、そしてDX推進の観点で必要性が増していたこともあり、取引関係書類の電子保存対応を進めることとなりました。
そこで、すでに利用していたSalesforceとの親和性が高い「invoiceAgent 電子取引」を導入し、月間1千件の一般経費取引の請求プロセスを電子化しました。
証憑類をペーパーレス化したことによって業務工数の削減、検索性の向上を達成したほか、経理部門のリモートワーク促進にも効果を実感しています。
▼事例詳細はこちら
ポリプラスチックス株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
書類管理の負担と監査対応の工数を削減（クワザワ）
建設資材の総合商社である株式会社クワザワは、FAXや郵送でやり取りされていた証憑のペーパーレス化を図るため「invoiceAgent 文書管理」を導入しました。
導入以前、FAXで届いた証憑を外出先から検索・確認したいという営業職社員からの要望が多かったほか、最大10年間保存しなければならない帳簿書類の管理負荷が大きい点が課題となっていました。
「invoiceAgent 文書管理」の導入により、証憑の電子化を実現し、外出先や在宅勤務時でも受発注状況を確認できるようになりました。
また、導入以前は難しかった複雑な条件による書類検索が可能になったことで書類管理の負担が軽減し、監査対応の工数においては従来の半分以下まで削減されています。
▼事例詳細はこちら
株式会社クワザワのinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、証憑書類に焦点を当てて、その意味や保存方法、電子化のメリットなどをご紹介しました。
取引の事実を証明する証憑書類は、適切な方法で管理・保存することが求められます。
証憑書類を電子化することで、効率的かつセキュリティ・ガバナンスに配慮した管理が可能になり、コスト削減やテレワーク促進といった効果も期待できます。
証憑書類の電子化を検討している方は、今回ご紹介したウイングアーク１ｓｔのソリューションの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
