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働き方改革とは?意味や必要性、効果的な取り組みと成功事例をご紹介!

業務効率化作成日:2022.09.25 更新日:2024.02.09

「働き方改革」が提唱されはじめて数年、多くの企業が重要な経営課題のひとつとして働き方改革の推進に取り組んでいます。
また、2020年春の新型コロナウイルス感染症の流行もあり、従来の働き方を見直す動きはさらに加速しています。

しかし、働き方改革に取り組んでいない、あるいは働き方改革の取り組みが思うように進んでいない企業では、
「なぜ働き方改革が必要なの?」
「働き方改革に取り組むメリットは?」
「働き方改革を推進するポイントは?」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、働き方改革の基礎知識から推進のポイント、働き方改革に取り組む企業の事例をご紹介します。
働き方改革について詳しく知りたい方や、働き方改革の推進に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレス化を実践する3つのステップとは?

業務効率化・テレワーク実現に向けて、まず取り組むべき「ペーパーレス化」。
・ペーパーレス化により業務を効率化しテレワークを促進したい
・ペーパーレス化を実践するための手順が知りたい
こんな課題がある方へ、ペーパーレス化を実践するための3つのステップを解説します。

働き方改革の基礎知識

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まずは働き方改革の基礎知識として、その意味や政府の動き、働き方改革関連法の概要についてご紹介します。

働き方改革とは?

働き方改革とは、「働く人々がそれぞれの事情に応じて多様な働き方を選択できる社会」の実現を目指す改革のこと。家庭・職場・地域などのあらゆる場で誰もが活躍できる「一億総活躍社会」に向けた取り組みでもあります。

厚生労働省が公開している「働き方改革特設サイト」のTOPページでは、働き方改革について以下のように記載されています。

「働き方改革」は、働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で「選択」できるようにするための改革です。
(引用:働き方改革特設サイト(支援のご案内) | 厚生労働省

この働き方改革は、大企業だけが対象となる取り組みではありません。

国内における雇用の約7割は、中小企業・小規模事業者が担っています。つまり、「一億総活躍社会」を目指す上では、中小企業・小規模事業者による働き方改革の取り組みが欠かせないのです。

政府が主導する働き方改革

働き方改革は、国家全体の取り組みとして政府主導で推進されています。

2015年9月、当時の首相である安倍内閣総理大臣は人口減少・少子高齢化に立ち向かう決意として「一億総活躍社会」を目指すことを宣言しました。

働き方改革は、一億総活躍社会に向けた最大のチャレンジとして位置づけられ、2016年9月に「働き方改革実現会議」が立ち上げられ、2017年3月には「働き方改革実行計画」が取りまとめられました。

そして2018年6月、「働き方改革法案」が成立し、2019年4月から後述する「働き方改革関連法」が順次施行されています。

働き方改革関連法とは?

「働き方改革関連法」とは、働き方改革に関連する各種労働関連法の改正を進めるための法律を指し、正式名称を「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」と言います。

2019年4月以降、この働き方関連法を根拠に以下の労働関連法の改正が順次進められています。

  • 労働基準法
  • 労働時間等設定改善法
  • 労働安全衛生法
  • じん肺法
  • パートタイム・有期雇用労働法
  • 労働者派遣法
  • 労働契約法
  • 雇用対策法

など

働き方改革関連法による主な改正のポイントとして、以下を挙げることができます。

  • 時間外労働の上限規制の導入
  • 勤務間インターバル制度の導入促進
  • 年5日の年次有給休暇の取得
  • 月60時間超の残業の割増賃金率引き上げ
  • 労働時間の客観的な把握
  • 「フレックスタイム制」の清算期間延長
  • 高度プロフェッショナル制度の導入
  • 産業医・産業保健機能の強化
  • 不合理な待遇差の禁止

など

働き方改革が必要とされる背景

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次は、働き方改革が必要とされる背景について詳しく確認していきましょう。

生産年齢人口の減少

現在、日本は少子高齢化が深刻化しており、生産年齢(15歳以上65歳未満)人口が減少傾向にあります。

日本国内の生産年齢人口は戦後一貫して増加を続けていたものの、1995年の8,726万人をピークに減少に転じています。2015年には生産年齢人口が7,728万人まで減少しており、1995年からの20年間で約1,000万人減少したことになります。

さらに、出生中位推計の結果によれば、2029年には7,000万人、2040年には6,000万人、2056年には5,000 万人を下回り、2065年には 4,529 万人まで減少すると推測されています。
(参照:日本の将来推計人口(平成29年推計)|故奥律社会保障・人口問題研究所

このように、日本の労働力を担う生産年齢人口は今後も長期的に減少すると見られており、日本全体の生産力および国力の低下を防ぐためにも働き方改革の必要性が高まっているのです。

国際市場における生産性の低迷

生産年齢人口の減少に加え、国際市場における日本企業の生産性の低迷も、働き方改革が必要とされている要因です。

公益財団法人 日本生産性本部が公表している「労働生産性の国際比較2021」によれば、日本の時間当たり労働生産性はOECD(経済協力開発機構)に加盟する38カ国中23位、一人当たり労働生産性は38カ国中28位であり、先進各国のなかでも低水準であることが示されています。
(参照:労働生産性の国際比較2021 | 調査研究・提言活動 | 公益財団法人日本生産性本部

グローバル化が進む昨今、日本企業が国際市場で生き残っていくためには生産性の向上が不可欠であり、従来の働き方を見直す動きが活発になっているのです。

働き方のニーズが多様化

働き方改革が必要とされる背景として、働き方のニーズが多様化している点も見逃せません。

現在日本では、女性の社会進出により共働き世帯の割合が増加しているほか、未婚率の上昇により単身世帯の割合も増加しています。

そうしたなか、家事や育児、介護といった家庭の事情と仕事を両立できるような働き方へのニーズが高まってきています。

また、「ダイバーシティ」の重要性が高まるなか、価値観や属性・特性が異なる多様な人材が個々の能力を発揮して活躍するには、画一的な働き方では不十分だと言えるでしょう。

多様化する働き方のニーズへの対応や、多様な人材が活躍できる環境整備という面で、働き方改革が必要とされているのです。

働き方改革の実現に向けた課題とは?

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働き方改革の実現には解消するべき課題が存在します。

ここでは、働き方改革を実現する上で避けて通れない以下の課題について見ていきましょう。

  • 長時間労働の是正
  • 正規・非正規の格差解消
  • 高齢者の就労促進

長時間労働の是正

働き方改革の実現に向けて解消すべき課題のひとつが長時間労働です。

先述の通り、日本企業の生産性は先進各国と比較して低水準であり、その要因のひとつは長時間労働にあるとされています。

日本では古くから「休まず働くこと」や「遅くまで残業すること」を良しとする風潮があり、長時間労働が常態化している企業は少なくありませんでした。

しかし、長時間労働を前提とした働き方では時間当たりの労働生産性が低下しやすく、就業意欲があったとしても育児や介護との両立が難しいと言えるでしょう。場合によっては、従業員の心身の健康に重大な被害をもたらす可能性すらあります。

労働生産性の向上や幅広い人材の雇用、そして従業員の健康を守るためにも、長時間労働の是正は不可欠だと言えるでしょう。

働き方改革関連法により、「時間外労働の上限規制」が導入されたほか、「勤務間インターバル制度」の導入促進、「労働時間の客観的な把握」が義務付けられるなど、長時間労働を是正するための仕組みが整えられています。

正規・非正規の格差解消

働き方改革を推進する上では、正規・非正規といった雇用形態による格差の解消も課題のひとつです。

国内における正規・非正規雇用の賃金格差は大きく、同じ仕事内容にもかかわらず雇用形態によって待遇に違いがある企業は少なくありません。

雇用形態による格差が大きければ、何らかの事情でフルタイム勤務が難しい人々の就業意欲向上が見込めないだけでなく、生産性の低下にもつながる恐れがあります。

一方、欧米諸国では「同一労働同一賃金」という考え方が主流であり、雇用形態に関わらず職務内容が同等の場合には同等の賃金を支払うことが基本とされています。

働き方改革では、同一労働同一賃金の考えに基づき「不合理な待遇差の禁止」や「労働者に対する待遇に関する説明義務の強化」、「行政による事業主への助言・指導等や裁判外紛争手続(行政ADR)の規定の整備」といった正規・非正規の格差を解消する仕組みづくりが進められています。

高齢者の就労促進

今後、長期的な生産年齢人口の減少が予想されるなか、労働力を確保するためには高齢者の就労促進が必要です。

内閣府が公開している「令和3年版高齢社会白書」によれば、2020年の労働力人口のうち65歳以上の者の割合は13.4%であり、労働力人口のなかで高齢者が占める割合は年々増加しています。

また、現在収入がある仕事をしている60歳以上の者の約4割は「働けるうちはいつまでも働きたい」と考えており、「70歳くらいまで」もしくはそれ以上の回答を合わせると、約9割が高齢期でも就業したいと考えていることが示されています。

一方で、役員を除く雇用者のうち非正規の職員・従業員の比率をみると、男女ともに60歳を境に非正規の職員・従業員の比率が上昇しています。
(参照:高齢社会白書について - 内閣府

こうした状況を踏まえると、就業意欲を持つ高齢者が働きやすく、意欲・能力を発揮して活躍できる環境を整えていくことが重要だと言えるでしょう。

働き方改革に取り組むメリット

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企業が働き方改革に取り組むことで、働き手にとっての魅力ある職場になり、人材の確保・定着や業性向上といった好循環が見込めます。

次は、企業が働き方改革に取り組むメリットについて詳しくご紹介します。

  • 人材の確保・定着
  • ワークライフバランスの実現
  • 生産性の向上
  • 企業価値の向上

人材確保・離職防止

働き方改革に取り組むことは、多様な価値観を持つ人材が自分に合った働き方で活躍できる環境を整えることでもあります。

働き方改革に積極的に取り組む企業は求職者にとって魅力的な職場であり、今まで以上に人材を確保するチャンスは増えるでしょう。

また、すでに雇用されている従業員にとっても、ライフステージに合わせた働き方を選択しやすくなるため、人材の離職防止にも効果が期待できます。

ワークライフバランスの実現

働き方改革の取り組みは、従業員のワークライフバランス(仕事と生活の調和)の実現にも効果的です。

働き方改革に取り組み、時間外労働の削減をはじめ、テレワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方を導入することで、従業員は仕事以外の時間を確保しやすくなります。

たとえば、仕事以外の時間を趣味や勉強、家族と過ごす時間に充てたり、あるいは育児や家族の介護、病気の療養などと両立することもできるでしょう。

生産性の向上

働き方改革に取り組むことで、生産性の向上も見込めます。

先述したワークライフバランスの実現や、正規・非正規による待遇の格差が解消されることで、仕事に対するモチベーションにも好影響が期待できるでしょう。

また、長時間労働が是正されることで、就業時間内にいかに成果を挙げるかという工夫や効率化が求められるため、生産性に対する意識改革にもつながります。

企業価値の向上

働き方改革に取り組むことで、企業価値の向上にもつながります。

従業員一人ひとりが活躍できる環境を整え、組織全体の生産性が高まることで、企業価値の向上が見込めます。

さらに近年は、企業の社会的責任(CSR)が一層重要視されています。

働き方改革に取り組むことは日本が直面している社会課題に向き合うことであり、社会貢献という面でも企業価値の向上に有効だと言えるでしょう。

働き方改革推進に業務のデジタル化が不可欠な理由

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働き方改革を推進する際にカギとなるのが、業務のデジタル化・ペーパーレス化です。

次は、働き方改革を推進していく上で業務のデジタル化・ペーパーレス化が必要な理由を見ていきましょう。

業務効率化・工数削減

働き方改革を推進していく上では、長時間労働を是正して生産性を高めるために、業務効率化や工数削減を図る必要があります。

そこで重要になるのが、紙を使ったアナログ業務の電子化です。

企業では、業務のなかで数多くの文書を扱います。

新規で取引を始める際には契約書が必要になりますし、ひとつの取引のなかでも発注書や納品書、請求書など多くの帳票をやり取りすることになります。

これらの文書を紙媒体で扱っていると、文書の印刷や目視による内容確認、手渡しによる回覧やハンコによる承認、取引先への発送準備など、多くの工数が発生していまいます。また、発行・受領後の帳票は取引先や文書の種類ごとに仕分けしてファイリングし、保管庫に格納する手間もかかります。

紙を使った業務を電子化することで、文書の発行から管理までをPCなどのデバイス上で完結できるようになり、手作業や目視で行っていた作業工数を大幅に削減することが可能です。また、RPAツールと連携することで、定型作業の自動化も実現することができるでしょう。

柔軟な働き方への対応

テレワークをはじめとした柔軟な働き方に対応するためにも、業務の電子化は不可欠です。

先述したような紙を使ったアナログ業務は、オフィスでなければ対応できない作業が多く、文書を紙媒体で扱っていることでテレワークの導入・定着が阻害されてしまうケースは少なくありません。

事実、アドビシステムズ 株式会社の2020年による調査では、テレワーク中にハンコの捺印や書類へのサイン、紙書類の確認などのため、やむを得ず出社した経験があるという人は64.2%にのぼることが示されています。

一方、デジタル化した文書であれば、ノートPCなどのデバイスとインターネット環境さえあれば業務を遂行することができるため、テレワークを実施することができるでしょう。

働き方改革の第一歩に「invoiceAgent」

働き方改革を推進するためにも業務のデジタル化・ペーパーレス化が重要であることをお伝えしましたが、どうやって実現すればよいか分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような場合、働き方改革の第一歩として、ウイングアーク1stが提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

次は、「invoiceAgent」を使ってどういった業務を電子化することができるのかご紹介します。

文書のデータ化を実現する「invoiceAgent AI OCR」

「invoiceAgent AI OCR」は、紙の文書のデータ化を実現するソリューションです。

「invoiceAgent AI OCR」には、5つのOCR(光学的文字認識)エンジンが搭載されています。

読み取る文書の種類に応じて適切なOCRエンジンを選択できるだけでなく、1つの読み取り項目に対して複数のOCRエンジンによる処理を行うことが可能です。

これらのOCR機能と自動画像補正機能により、紙の文書を高い精度でデータ化することができ、目視による確認作業や入力作業の工数削減、RPA連携による作業の自動化につなげることができます。

電子文書の一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」

「invoiceAgent 文書管理」は、電子化した文書データの一元管理を実現するソリューションです。

「invoiceAgent AI OCR」で変換した文書データはもちろん、他システムで出力した文書データや新規作成した文書データをまとめて取り込み、自動で仕分けを行います。

文書データの検索機能はもちろん、証跡管理機能や保存期間に応じた自動削除機能も備わっているので、文書管理にかかわる業務効率を高めることが可能です。

電子文書の送受信を実現する「invoiceAgent 電子取引」

「invoiceAgent 電子取引」は、企業間取引文書の送受信を実現するソリューションです。

PDF化した文書データを専用Webサイトにアップロードするだけで取引先に配信することができ、取引先から発行される帳票もWebサイトから受け取ることができます。

また、簡易承認フロー機能や画像イメージ付加機能が備わっているため、既存の業務フローを大幅に変更することなく導入可能です。

さらに、Web配信とあわせて郵送サービスを利用することもできるので、紙での受け取りを希望する取引先にも配慮した紙・電子のハイブリッド運用を実現できます。

「invoiceAgent」による働き方改革推進事例

最後に、「invoiceAgent」を活用して働き方改革を推進した企業の事例をご紹介します。

請求・支払業務のデジタルシフトによる働き方改革とコスト削減(三井住友ファイナンス&リース)

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総合リース会社の三井住友ファイナンス&リース株式会社は、「invoiceAgent」によって請求・支払業務をデジタルシフトし、働き方改革の推進とコスト削減を実現しています。

「invoiceAgent」の導入以前、請求書や支払通知書などの帳票を紙媒体で運用していた同社では、郵送によるタイムラグや印刷発送にかかるコストが課題となっていました。

また、コロナ禍となり全社的なリモートワークが加速するなかで、請求書などの発行・郵送業務により出社しなければならない状況が発生していました。

こうした課題を解消するため、「invoiceAgent」を導入して帳票の電子化とWeb配信を開始します。一部の取引先からスモールスタートし、現在は1200件を超える取引先および部署に範囲を拡大。リモートワークの推進とコスト削減に効果を実感しており、今後はさらなる範囲拡大を想定しています。

▼事例詳細はこちら
三井住友ファイナンス&リース株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

社内業務のデジタル化でニューノーマルな働き方に対応(GSIクレオス)

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繊維および工業製品の専門商社である株式会社GSIクレオスは、「invoiceAgent」による社内業務のデジタル化およびニューノーマルな働き方を推進しています。

「人材の充実と働き方改革への対応」を重要施策として掲げる同社は、かねてより業務のIT化を推進してきました。こうした取り組みのなかで、伝票処理の電子化を図り「invoiceAgent AI OCR」を導入。続いて、外部との請求書のやり取りを電子化するために「invoiceAgent TransPrint」を導入しました。

「invoiceAgent」の導入により業務の効率化とコスト削減に効果を実感した同社では、文書管理のさらなるデジタル化に意欲を見せています。

(※)2022年6月より「SPA」は「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent AI OCR」に名称を変更しました。

▼事例詳細はこちら
株式会社GSIクレオスのinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、働き方改革の基礎知識や実現のポイント、働き方改革の推進事例をご紹介しました。

働き方改革は、大企業だけでなく中小企業や小規模事業者にとっても重要であり、取り組むことで企業に大きなメリットをもたらします。

そして、働き方改革を推進していくには、業務のデジタル化・ペーパーレス化は不可欠です。

今回ご紹介した情報も参考に、働き方改革の第一歩として「invoiceAgent」で文書の電子化・ペーパーレス化に着手してみてはいかがでしょうか。

ペーパーレス化を実践する3つのステップとは?

業務効率化・テレワーク実現に向けて、まず取り組むべき「ペーパーレス化」。
・ペーパーレス化により業務を効率化しテレワークを促進したい
・ペーパーレス化を実践するための手順が知りたい
こんな課題がある方へ、ペーパーレス化を実践するための3つのステップを解説します。

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