SPA

FEATURE 文書管理・記録管理

⽂書の保管から記録管理に伴う
煩雑な作業を⾃動化します。
管理コストを削減すると共に
内部統制の質を⾼めることができます。

⾃動取り込み・仕分け

⾃動取り込み

他システムから出⼒される⽂書ファイルや、
作成した⽂書ファイルを⾃動的に保存(アーカイブ)できます。

指定のフォルダーを監視し、ルールに基づき取り込み、利⽤者が参照しやすいファイル名で保管します。

SPA Bridge Service フォルダーの自動作成 ファイルの自動仕分け

SPAにアーカイブできるファイル

PDF、画像ファイル(BMP・JPEG・PNG・TIFF)、Microsoft Officeファイル、テキストファイル、RDEのスプール⽂書など

⾃動仕分け

⼈が紙をファイリングする際の判断基準となる
「仕分けのルール」を⾃動化。

PDFやOfficeファイル、画像ファイルなどの⽇付や数字、
⽂字列などの条件を読み取り、あらかじめ指定したフォルダーに振り分けします。

⾃動仕分けで利⽤できる情報

項⽬ 詳細
ファイル名 ファイル名
システム⽇付 取り込み時の⽇付時刻
PDF
プロパティ
PDFのプロパティ(タイトル、作成者など)
SVF
検索フィールド
SVFで出⼒したフィールドの値
RDE
⽂書情報
取り込み元のRDEの⽂書が持つプロパティ
(⽂書名、印刷終了⽇時、⽂書管理番号など)
OCR PDFファイルまたは画像ファイルからOCRで取得したデータ

操作は簡単!すぐに使える

馴染みのあるエクスプローラーのようなインターフェイスで、
⽂書の検索や取得が簡単。

⽂書は画⾯内でプレビューできます。

  • エクスプローラー同様の
    階層表⽰
  • 各種ファイル情報
  • シンプルなボタン配置
  • 画⾯内でプレビュー

記録管理

記録⽂書のライフサイクル
証跡管理で内部統制

記録⽂書は様々な業務で作成・利⽤された後、保存・破棄されます。
領収書など法令で保存期間が定められているものや、登記・訴訟関係書類(権利証など)のように永久保存すべきものなど、⽤途に応じて正しく処分する必要があります。SPAは、⽂書の作成から破棄までの証跡を残すことや、⽂書の保存期間に応じた⾃動削除といった操作を⾃動化します。

文書のライフサイクル 作成・レビュー(SPAの機能:レビューの複数階層設定)→承認・利用(SPAの機能:セキュリティコントロール、高度検索)→保管・保存(SPAの機能:セキュリティコントロール、版管理、分類/仕分け、保存期間の設定)→廃棄(SPAの機能:自動削除)

⽂書の版管理・
複数階層レビュー

⽂書単位で版管理が可能。
過去の版の⽂書閲覧や復元、最新版の⽂書閲覧も可能です。

担当者がチェック→上長が承認→文書が確定 レビューの階層を複数設定することが可能です

⾼精度検索機能

全⽂検索はもちろん、⽂字、数字、⽇付、文書IDによる部分⼀致や範囲検索が可能です。
e⽂書法、電⼦帳簿保存法で必要とされる企業の説明責任を迅速に果たすことができます。

仮想⽂書を利⽤した柔軟な運⽤

原本のPDFに⼿を加えることなく、仮想PDF(SPA上のショートカット)として⽂書を扱うことができます。原本を保護しながら、複数の⽂書を1つのファイルにまとめたり、ページ単位に切り出して1つのファイルにして利⽤できます。

リンク:1つの文書から複数の仮想文書を作成 ページリンク:1つの文書から特定のページの仮想文書を作成 マルチリンク:複数の文書から1つの文書を作成

多彩な
セキュリティコントロール

原本のPDFに⼿を加えることなく、仮想PDFでパスワード設定や印刷不可、透かしやマスク、墨消しなど、細かい設定が可能です。
また、改ざんを防止するタイムスタンプ、電子署名にも対応します。

タイムスタンプ(時刻認証) 電子署名 暗号化(印刷禁止など) 透かしの追加 注釈の追加 マスク(データ削除など)

その他の⽂書管理機能

  • 原本ファイルをBoxに
    保存できる

    SPAで取り込んだ文書の原本ファイルを、クラウド・コンテンツ・マネジメント・プラットフォームBoxに保管できます。コンテンツ管理をBoxで行っているユーザーに対し、タイムスタンプ、AI OCRなどの機能利用メリットを提供します。(詳細はこちら

  • SPAに保管後のファイルの振り分けで
    文書のプロパティを参照可能

    SPAに保管後、組織変更や文書のステータスの変更に伴い、ファイルの移動が必要になる場合があります。その際、文書のプロパティを参照して対象となるファイルを抽出し、振り分けることができます。

  • PDF以外のファイルを
    PDFファイルに変換し
    原本として保管可能

    WordやExcelで作成された取引書類を確定した状態で保管する場合に、PDFファイルに変換し長期署名やタイムスタンプを付与し改ざんできない状態で保管し、かつ取引先に送付することができるようになります。

  • 長期署名および
    タイムスタンプの付与が可能

    SPA Timestamp Optionでは、タイムスタンプもしくは長期署名の付与および延長が可能です。長期署名に利用する署名鍵は複数登録することができ、文書管理ポリシーに従って切り替えることにより、書類の種類に適した署名を利用することができます。なお、ファイルやフォルダーを指定した一括検証が可能です。

主要機能

SPAは各機能を組み合わせることで業務プロセスを
総合的に自動化・効率化できる最先端のドキュメント管理ソリューションです。

※単機能での使用も可能です

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