SPA

機能 - 文書管理

文書ファイルの自動取り込み

他システムから出力される文書ファイルや、作成した文書ファイルを自動的に保存(アーカイブ)できます。
指定のフォルダーを監視し、ルールに基づき取り込み、利用者が参照しやすいファイル名で保管します。

SPAにアーカイブできるファイル
PDF、画像ファイル(BMP・JPEG・PNG・TIFF)、Microsoft Officeファイル、テキストファイル、RDEのスプール文書など
文書ファイルの自動取り込み イメージ

文書ファイルを自動仕分け

人が紙をファイリングする際の判断基準となる「仕分けのルール」を自動化。
PDFやOfficeファイル、画像ファイルなどの日付や数字、文字列などの
条件を読み取り、あらかじめ指定したフォルダーに振り分けします。

文書ファイルを自動仕分け イメージ
自動仕分けで利用できる情報
項目 詳細
ファイル名 ファイル名
システム日付 取り込み時の日付時刻
PDFプロパティ PDFのプロパティ(タイトル、作成者など)
SVF検索フィールド SVFで出力したフィールドの値
RDE文書情報 取り込み元のRDEの文書が持つプロパティ
(文書名、印刷終了日時、文書管理番号など)
OCR OCRで取得したデータ

データ化した文書ファイルの
ライフサイクル管理

文書は様々な目的で作成され、業務で利用され、最終的には破棄されます。
法令文書のように保存期間が定められているものや、バックアップで保存したいものなど、用途に応じて正しく保管する必要があります。
SPAは、文書の作成から破棄までの証跡を残すことや、文書の保存期間に応じた自動削除といった操作を自動化します。

ライフサイクル イメージ

操作は簡単!すぐに使える

エクスプローラーのようなインターフェイスで、文書の検索や取得が簡単。文書は画面内でプレビューできます。

スライド1
スライド2
フォルダーに表⽰
エクスプローラー⾵の
フォルダーに階層表⽰
⽂書⼀覧
ファイル名称だけでなく
各属性情報も表⽰可能
操作ボタン
検索、ダウンロード等の
シンプルなボタン配置

ノンプログラミングで開発

文書定義はノンプログラミング。
ユーザーが設定を自由に行えるので開発生産性が高く、システム維持のための継続的な費用負担はありません。

グローバル対応

日本語、英語、中国簡体字、中国繁体字、フランス語、チェコ語、タイ語、韓国語の文書に対応しています。
ユーザーインターフェイスは日本語、英語、中国語簡体字に対応しています。

Web APIでシステム連携が容易

Web API (無償公開)でプログラムからSPAを直接操作できます。社内ポータルやアプリケーションへの組み込みや、自社システムと連動したシステム運用が可能になります。
また、Javaや.NETのAPIを、「SPA Connect Pack」(オプション)としてご用意しています。

タブレット対応

タブレットで、手書きメモやテキスト、画像の挿入ができ、紙に出力して持ち歩く感覚でSPA内の文書を利用することができます。

高精度検索機能を搭載

全文検索はもちろん、文字、数字、日付による部分一致や範囲検索も可能です。

仮想文書を利用した柔軟な運用

SPAは、原本のPDFに手を加えることなく、仮想PDF(SPA上のショートカット)として
文書を扱うことができます。原本を保護しながら、複数の文書を1つのファイルにまとめたり、
ページ単位に切り出して1つのファイルにしたりして利用できます。

多彩なセキュリティコントロール

原本のPDFに手を加えることなく、仮想PDFでパスワード設定や印刷不可、
透かしやマスク、墨消しなど、細かい設定が可能です。

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カタログイメージ

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