機能 - 文書管理
文書ファイルの自動取り込み
他システムから出力される文書ファイルや、作成した文書ファイルを自動的に保存（アーカイブ）できます。
指定のフォルダーを監視し、ルールに基づき取り込み、利用者が参照しやすいファイル名で保管します。
- SPAにアーカイブできるファイル
- PDF、画像ファイル（BMP・JPEG・PNG・TIFF）、Microsoft Officeファイル、テキストファイル、RDEのスプール文書など
文書ファイルを自動仕分け
人が紙をファイリングする際の判断基準となる「仕分けのルール」を自動化。
PDFやOfficeファイル、画像ファイルなどの日付や数字、文字列などの
条件を読み取り、あらかじめ指定したフォルダーに振り分けします。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| ファイル名 | ファイル名 |
| システム日付 | 取り込み時の日付時刻 |
| PDFプロパティ | PDFのプロパティ（タイトル、作成者など） |
| SVF検索フィールド | SVFで出力したフィールドの値 |
| RDE文書情報 | 取り込み元のRDEの文書が持つプロパティ （文書名、印刷終了日時、文書管理番号など） |
| OCR | OCRで取得したデータ |
データ化した文書ファイルの
ライフサイクル管理
文書は様々な目的で作成され、業務で利用され、最終的には破棄されます。
法令文書のように保存期間が定められているものや、バックアップで保存したいものなど、用途に応じて正しく保管する必要があります。
SPAは、文書の作成から破棄までの証跡を残すことや、文書の保存期間に応じた自動削除といった操作を自動化します。
操作は簡単！すぐに使える
エクスプローラーのようなインターフェイスで、文書の検索や取得が簡単。文書は画面内でプレビューできます。
- フォルダーに表⽰
- エクスプローラー⾵の
フォルダーに階層表⽰
- ⽂書⼀覧
- ファイル名称だけでなく
各属性情報も表⽰可能
- 操作ボタン
- 検索、ダウンロード等の
シンプルなボタン配置
ノンプログラミングで開発
文書定義はノンプログラミング。
ユーザーが設定を自由に行えるので開発生産性が高く、システム維持のための継続的な費用負担はありません。
グローバル対応
日本語、英語、中国簡体字、中国繁体字、フランス語、チェコ語、タイ語、韓国語の文書に対応しています。
ユーザーインターフェイスは日本語、英語、中国語簡体字に対応しています。
Web APIでシステム連携が容易
Web API （無償公開）でプログラムからSPAを直接操作できます。社内ポータルやアプリケーションへの組み込みや、自社システムと連動したシステム運用が可能になります。
また、Javaや.NETのAPIを、「SPA Connect Pack」（オプション）としてご用意しています。
タブレット対応
タブレットで、手書きメモやテキスト、画像の挿入ができ、紙に出力して持ち歩く感覚でSPA内の文書を利用することができます。
高精度検索機能を搭載
全文検索はもちろん、文字、数字、日付による部分一致や範囲検索も可能です。
仮想文書を利用した柔軟な運用
SPAは、原本のPDFに手を加えることなく、仮想PDF（SPA上のショートカット）として
文書を扱うことができます。原本を保護しながら、複数の文書を1つのファイルにまとめたり、
ページ単位に切り出して1つのファイルにしたりして利用できます。
多彩なセキュリティコントロール
原本のPDFに手を加えることなく、仮想PDFでパスワード設定や印刷不可、
透かしやマスク、墨消しなど、細かい設定が可能です。
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