電子化によりアナログなプロセスを自動化する「SPA」

日々、業務システムから出力される伝票や発注書、納品書、請求書などの帳票類。これらの帳票は、法定制度に合わせて保存しておくべきもの、万が一のために保管しておくもの、社内ルールで保管しておくものなど、さまざまな種類があり、必要時にはすぐ参照し活用できるように管理しなければなりません。
「SPA」は、PDFファイルを必要にあわせ素早く探し出せるため、ドキュメントを探す手間や煩雑さを解消します。SVFで出力したPDF帳票をはじめ、WordやExcelで作成したPDF帳票を安心・安全に保管します。紙による帳票運用の利便性はそのままに、帳票運用環境の電子化が実現できます。

SPA 概要図

  • マイナンバー帳票での利用
  • 電子帳簿保存法での利用

特長

高精度の検索機能。瞬時に必要な帳票を提示
~全文検索はもちろん、明細行での検索、日付、数量や金額での範囲検索も~

帳票をまるでデータベースのように扱うことができ、膨大な帳票の中から該当する帳票を瞬時に提示します。文字、数字、日付という型を設定することで部分一致や範囲検索も実現するほか、検索条件にヒットした帳票一覧リストを出力することもできます。
全文検索ができるだけではなく、SVFのPDFを利用した場合、フィールド名検索ができ、大量の情報からの検索精度が圧倒的に向上します。明細行での検索、日付、数量や金額での範囲検索も可能です。
また日本語を始め、8ヶ国語の帳票に対応しているので、それぞれの言語で書かれた帳票も検索可能です。

帳票をまるでデータベースのように扱う事が出来ます。
さらに、文字、数字、日付という型を設定する事で部分一致や範囲検索も実現します。

検索漏れ防止

全角・半角文字へのきめ細かな対応はもちろん、半角英数記号のみ前方・後方・中間一致や前後方一致など指定条件に従い、正確で漏れのない検索ができます。

検索漏れ防止

多言語帳票の検索
~全文検索はもちろん、明細行での検索、日付、数量や金額での範囲検索も~

日本語、英語、フランス語、チェコ語、タイ語、韓国語、中国簡体字、中国繁体字の8ヶ国語の帳票に対応し、これらの言語で書かれた帳票も抜け・漏れなく検索します。ユーザーインターフェイスも日本語・英語・中国簡体字に対応しており、海外でのPDF保管運用にもご利用できます。

多言語帳票の検索

人による仕分けのナレッジをシステム化

せっかく電子化した帳票類を保管したけれど、無作為にデータ保管をした結果、検索に時間がかかり時間を無駄にしてしまった、再活用ができなくなってしまった、という経験はありませんか?
SPA は、“人”を中心に流れる業務や仕分けのナレッジをシステム化しました。PDF帳票を条件にあわせて、指定したフォルダへ自動で仕分けし、PDF帳票を整理しながら保管しスピーディーに検索ができます。契約書などの長期保管や電子帳票などの文書管理など、用途別にフォルダへの仕分けを実施し、業務の流れをとめることなくより確実性を高めます。

人による仕分けのナレッジをシステム化
  • PDFファイルを指定した監視タイミングで、SPAの任意フォルダへ保存し、自動で電子棚を管理します。
  • 画像ファイルをPDFファイルに変換し、矩形を指定し該当箇所のOCR(テキスト、バーコード)を行い、取得したデータをもとにSPAの任意フォルダへ保存します。

仮想PDFによる柔軟な管理と運用

SPAによる仕分けの際、オリジナル原本を移動させることなくフォルダ単位に振り分けることができます。例えば、1ヶ月分の請求書が1つにまとまっているPDF帳票などを、会社別にファイル単位に振り分けることが可能です。原本を保証したまま、様々な視点や切り口での仕分けが可能になり、高いセキュリティのもと運用できます。

仮想PDFによる柔軟な管理と運用
仮想PDFによる柔軟な管理と運用

原本保証型のPDFセキュリティ

原本はそのままに、セキュリティ「パスワード設定・印刷不可設定・透かしの埋め込み・アクセス制御・マスク(秘密事項など重要な箇所を非表示)」を運用の利便性を考慮しながら緻密に設定できます。
PDFファイルに、任意の画像を「透かし」として埋め込むことができます。透かしを設定したフォルダーに含まれる文書は、プレビュー、印刷、ダウンロード時に設定した透かしが適用されます。
PDFファイル上の表示したくない領域にマスクを設定することで、特定領域のデータをPDFファイルから削除できます。データを削除した領域には、黒塗り、白抜き、または、アスタリスクを出力します。マスクは、任意のタイミングで任意のページに対して設定することができます。また、アーカイブ時に自動で設定することもできます。
マスク
原本保証型のPDFセキュリティ

権限に応じたアクセス、きめ細やかなセキュリティコントロール

ユーザーやグループごとに保存先フォルダへのアクセス権限を設定できるほか、セキュリティレベルをフォルダごとに設定することも可能です。

① フォルダごとのアクセス設定

個々のユーザーに操作権限を設定するのではなく、「ロール」「グループ」および「ユーザー」という概念でユーザーの操作権限を管理します。セキュリティレベルは、ファイルの閲覧とダウンロードができる「読み込み」、フォルダの削除や、権限、設定変更を許可し、フォルダ内のファイルのリネームや削除などを可能にする「書き込み」、一切のアクセスを拒否する「拒否」の3種類です。

フォルダごとのアクセス設定を実現
  • ロール

    ロールは、SPAで何ができるかを定義します。つまり、ロールに対して操作権限を設定します。
  • グループ

    グループは、共通の特性を持つユーザーの集まりです。グループにロールを適用することで、そのグループに所属するユーザーがSPAで何ができるかが決まります。グループには、1つ、または、複数のロールを適用することができます。
  • ユーザー

    ユーザーは、SPAにおいて個人を特定するIDです。ユーザーは、1つ、または、複数のグループに所属することができます。
② 監査証跡として利用可能な履歴管理

全てのユーザー操作ログが、サーバー上にログとして記録され保管されています。
「いつ」「誰が」「どこから」「何をしたか」という操作ログの取得をはじめ、PDFファイルのプレビュー、印刷、ダウンロードや、PDFファイルの編集などの各種操作の履歴をファイル単位で記録し、履歴を管理します。PDF自体に履歴が残るため、社外への持ち出しなど不正利用時の証跡として利用できるにはもちろん、監査証跡として利用可能です。

③ タイムスタンプ(時刻認証)の付与と改ざん有無の確認

オプションのライセンスを追加すると、SPAへのアーカイブ時にPDFファイルに対してタイムスタンプ(時刻認証)を付与できます。タイムスタンプが付与されたPDFファイルについては、タイムスタンプの付与後に改ざんされているかどうかを確認できます。

タイムスタンプの付与と改ざん有無の確認
④ PDFファイルへの情報埋め込み

ダウンロードしたPDFファイルには、「ダウンロード実行日時」「ダウンロードしたログインユーザーID」「ダウンロードを行ったログインユーザー名」「任意の文字列」など12種類の情報を任意に付加可能。これらの情報はPDF自体に埋め込まれるので、USBメモリやメールでPDFを外部へ持ち出しても消えることなく、不正利用の際の証跡として利用できます。

PDFファイルへの情報埋め込み
⑤ レコードマネジメントによる記録管理により電子化したデータのライフサイクル管理ができます。
電子化したデータのライフサイクル管理

製造業工場における組立加工指示書や、倉庫内での出荷指示書、小売・流通の棚卸指示書のほか、建設業の資材調達指示書、さらには業種を問わず、社内で利用するさまざまな備品を発注する購買業務の発注書など、現場業務の多くは帳票で回っています。
このような業務で使われる帳票は、ほとんどが紙で印刷されたもの。業務を遂行する上で、確認や訂正、メモ、追記など、その場で帳票に手書きするプロセスが組み込まれており、その利便性や扱いやすさを変えることは容易ではありません。
SPA Tablet Optionは、アーカイブされたPDFファイルを、タブレットで編集し、確認、承認のレビューフローがまわせます。外出先やパソコンが開けない現場からの出荷指示や精算処理が可能になります。

SPA Tablet Option

現場からの出荷指示や精算処理が可能に

タブレットで表示される帳票に、手書きでメモや、修正指示などを書き込むことができます。Archiverドキュメントに対してプレビューを行ったドキュメントに手書き操作編集及び編集結果の合成処理を行います。

タブレットで表示される帳票に、手書きでメモや、修正指示などを書き込むことができます。
現場からの出荷指示や精算処理が可能に

アノテーション機能

帳票をプレビューしながら手書きのメモを追加したり、テキストや画像の挿入ができ、紙に出力して持ち歩く感覚でタブレットを利用することができます。加工した帳票は保存するほか、タブレットからも印刷できます。

アノテーション機能

タブレットを利用したレビュー

アーカイブされた文書を複数のユーザーでチェックする「レビュー」の機能があります。設定された人数のレビュアーが確認(承認)の操作をすると、レビューは終了します。
ステータスが選択できるため、未確認帳票や未承認帳票を一覧画面に表示することで、担当者は処理する帳票を簡単に判断することができます。

STEP1 STEP2 STEP3 STEP4
  • レビューのステータス
    起票前
  • 文書のステータス
    なし
  • レビューのステータス
    起票
  • 文書のステータス
    起票
  • レビューのステータス
    処理中
  • 文書のステータス
    処理中
  • レビューのステータス
    完了
  • 文書のステータス
    完了
STEP1 STEP2 STEP3 STEP4
  • レビュー起票者
    レビューの内容を設定し、レビューを起票(開始)したユーザーです。
  • レビュアー(レビュー実施者)
    文書の内容を確認し、レビューを実施するユーザーです。レビュー起票者が指定します。
  • レビュー管理者
    すべてのレビューを操作する権限を持つユーザーです。

マイフォルダ/フォルダのショートカット/検索条件の保存

日々の業務でよく使う機能をすぐに呼び出すことができるようになっており、毎日のオペーレーションを楽にします。

[マイフォルダー]
各ユーザーに割り当てられたフォルダーです。
フォルダーは該当ユーザーもしくは管理者のみアクセス可能です。

[フォルダーのショートカット]
よく使うフォルダーをお気に入りのように登録する場合使います。

大量の電子文書をセキュアに管理

大量の電子文書をセキュアに管理するには「SPA Balancer」をご利用ください。
提供するWeb APIを利用することで、現在お使いのアプリケーションからでも簡単に保管・検索・参照が可能です。
「SPA Balancer」は、複数の「SPA」に対して振り分けルールを実施。
サーバーの利用状況(登録時間・ファイル数)が増加した際に、アプリケーション側に振り分け処理を意識させず、「SPA」の追加(スケールアウト)を容易にします。
新しくサーバーを追加した際にも、すでに保管されている電子ファイルを移管するための機能を提供します。

ソリューション専用 大量にある「SPA」環境のAPIフロントエンド SPA Balancer

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