封入封緘とは？
封入封緘とは、書類を封筒に入れて封を閉じる一連の作業を指します。
ビジネスでは、取引先や顧客に対して請求書や納品書などの帳票を送付したり、パンフレットやDMを送付したりするシーンが多々ありますが、その際に必要になるのが封入封緘です。
封入封緘の大まかな流れとしては、以下の通りです。
- 書類と封筒を用意する
- 書類の枚数・内容を確認する
- 必要に応じて封筒のサイズに書類を折る
- 書類を封筒に入れる
- 糊（のり）付けして封筒を閉じる
- 綴じ目に「封字（〆）」や「封緘印」を施す
ちなみに、封入封緘の読み方は「ふうにゅうふうかん」です。
とくに「封緘（ふうかん）」の「緘（かん）」という字はあまり馴染みがないという方が多いかもしれません。
「緘」という字は「閉じる」「塞ぐ」といった意味があり、「封緘」で「封を閉じる／封を塞ぐ」といった意味になるのです。
手作業による封入封緘のよくある課題
取引先や顧客に送付する帳票や案内状、DMなどの封入封緘を、手作業で行っている企業は少なくないことでしょう。
しかし、手作業での封入封緘にはさまざまなデメリットがあります。
ここでは、手作業による封入封緘でよくある課題として以下の2点をご紹介します。
- 作業効率の低下・工数の増加
- ヒューマンエラーのリスク
作業効率の低下・工数の増加
封入封緘は、「封筒に書類を入れる」「糊付けして封を閉じる」という作業だけでなく、送付する書類の枚数や内容、宛先に間違いがないか確認したり、綴じ目の部分に「封字（〆）」や「封緘印」を施したり、使用する封筒のサイズによっては書類を折る手間も発生します。
一つひとつは簡単な作業ですが、送付先や送付件数が多くなるほど負担が増してしまいます。
また、
「書類の折り方が悪く封筒に入らない」
「書類に糊が付着してしまった」
「綴じ目が斜めになってしまった」
などのミスが発生してしまうと、場合によっては書類の印刷からやり直さなければならないこともあります。
このように、手作業による封入封緘は慎重さが求められるため、集中力が続かず効率が低下したり、予想以上に工数がかかってしまうケースがあるのです。
人的ミスのリスク
先述したように、手作業での封入封緘には人的ミスのリスクが付きものです。
書類の折り方や封筒の糊付けが雑になってしまった、といった軽微なものから、同封する書類の過不足や入れ間違え、送付先のミスなどのリスクも考えられます。
送付する書類の内容によっては、機密情報の漏洩といった重大な事故やトラブルに発展する恐れもあるため、ミス防止のためのダブルチェック・トリプルチェックなども必要になるでしょう。
封入封緘を効率化する方法
封入封緘を効率化する手段として、封入封緘機（インサーター）の利用が一般的によく知られているほか、封入封緘を代行してくれるサービスも存在します。
それぞれ異なるメリット・デメリットがあるため、特徴は把握しておきましょう。
封入封緘機（インサーター）の利用
封入封緘機（インサーター）とは、手作業で行っていた封入封緘作業を自動化する機械のことです。
封入封函機の主要な機能として、以下を挙げることができます。
- 書類の折り込み
…封筒のサイズに応じて書類を折ることができます。製品によっては、「二つ折り」「三つ折り」「四つ折り」など、書類の折り方を選択できるものもあります。 - 封筒に入れる（封入）
…折り込まれた書類を自動的に封入します。封入する書類の枚数や種類をコンピューターで制御できる製品もあるため、手作業で起こりうる誤封入を防ぐことができます。 - 封筒を閉じる（封緘）
…封入が完了した封筒に対して自動で糊付けを行います。製品によっては糊付け後に封筒の重さを計測し、書類の入れ忘れがないかチェックできる機能もあります。
手作業で封入封緘を行う場合、1通につき15秒～30秒かかると仮定して、1時間で封入封緘できるのは120通～240通程度でしょう。
封入封函機であれば、1時間で1,000通単位の封入封緘処理が可能で、製品によっては10,000通以上の高速処理が可能なものもあります。
封入封函機を導入することで、手作業での封入封緘に費やしていた人員や作業工数を大幅に削減することができるでしょう。
一方、封入封緘機の導入は、機械の購入・リース代などのコストがかかるほか、オフィス内に設置スペースが必要になります。
また、封入封緘自体は自動で行えるものの、機械の操作や発送は人手で行う必要があるため、テレワークなどでオフィスにいない場合は封入封緘を行えないという点に注意が必要です。
封入封緘サービス（代行サービス）の利用
「封入封緘のための人員・作業工数を削減したい」
「テレワークでも封入封緘を止めたくない」
そのような場合、封入封緘サービス（代行サービス）を利用するのも一策です。
自社に代わって封入封緘を請け負ってくれるため、わざわざ出社して作業を行う必要がなく、社内の人的リソースを節約することができます。
ただし、封入封緘作業が必要になる限り継続的にコストがかかってしまい、件数が増えるほどコストの負担が大きくなってしまう点には注意が必要です。
電子取引なら封入封緘が不要！
先述した通り、封入封緘機（インサーター）の導入は作業効率化につながるものの、テレワークへの対応が難しいという欠点があります。
また、封入封緘サービス（代行サービス）の利用は作業工数を削減できるものの、継続的にコストが発生し、送付書類の件数が増えるほどコストが増大化してしまいます。
これらの課題の根本的な解消を目指すのであれば、紙ベースでの文書のやり取りから電子取引へと切り替えることをおすすめします。
次は、紙ベースの取引から電子取引に切り替えることのメリットを確認していきましょう。
作業効率化・工数削減
印刷した書類を封入封緘して取引先に郵送、という紙ベースの取引を電子取引へと切り替えることで、作業の効率化・工数削減を実現可能です。
電子取引であれば、インターネットを介して取引先に文書を送付するため、手作業による封入封緘が不要です。印刷や押印、発送などの手作業も必要なくなるため、効率的かつ迅速に取引先へと文書を配信することが可能です。
また、上記のような手作業がなくなることで、ヒューマンエラーのリスクも抑えることができるでしょう。
コスト削減
紙ベースの取引では、封入封緘に使用する封筒代や書面の印刷代、郵送代のほか、送付する文書の種類によっては収入印紙代も発生します。
また、請求書などの帳票類は一定の保存期間が定められているものも多く、保管しておくためのファイルやキャビネット、書庫などの設備・備品コストも必要です。
電子取引であれば、上記のようなコストが削減できるだけでなく、先述した工数削減の効果によって人的コストの節約にもつなげることができるでしょう。
テレワーク促進・定着
電子取引への切り替えは、テレワークの促進・定着にも効果的です。
手作業での封入封緘や封入封緘機による作業は、オフィスでなければ行うことができない場合がほとんどです。
電子取引であれば、ノートPCやタブレットなどのモバイル端末で文書のやり取りを完結できるため、在宅勤務などのテレワーク時でも業務を遂行することができます。
封入封緘不要の電子取引ソリューション「invoiceAgent」
ここまで、紙ベースの企業間取引から電子取引へと切り替えることで、封入封緘作業を削減することが可能とお伝えしました。
次は、電子取引を実現する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント 電子取引）」をご紹介します。
仕分け・封入封緘・郵送の手間を解消
「invoiceAgent 電子取引」は、紙ベースの企業間取引で発生する手作業による仕分け・封入封緘・郵送の手間を解消することができます。
「invoiceAgent 電子取引」にPDFファイルをアップロードするだけで取引先に配信することができ、取引先から発行される関連文書も「invoiceAgent 電子取引」上で受け取ることができます。
また、複数の帳票データが1つのPDFファイルにまとまっていても、取引先ごとに自動で分割・仕分けを実行することができます。
これらの特徴により、紙ベースの帳票運用よりも効率的かつ迅速に企業間取引を進めることが可能になります。
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応できる点も、「invoiceAgent 電子取引」の特徴です。
「invoiceAgent 電子取引」は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が管理する「JIIMA認証」を取得しており、帳票を送る側も受け取る側も電子帳簿保存法の電子取引要件に対応することができます。
また、2023年10月から始まるインボイス制度に対応する機能も備わっています。
「invoiceAgent 電子取引」上で適格請求書発行事業者の登録確認を行えるほか、電子invoiceの規格であるPeppol経由のデータ送受にも対応を予定しています。
「invoiceAgent」で封入封緘作業を削減した事例
最後に、「invoiceAgent」を活用して封入封緘作業の削減に成功した企業事例をご紹介します。
印刷・封入封緘・投函の工数を1/3に削減（フェリシモ）
オリジナル商品を中心としたファッション・雑貨の通信販売事業を営む株式会社フェリシモは、「invoiceAgent」の導入によって受領書兼請求書のやり取りを電子配信へと切り替えました。
同社では、約600社の仕入先に納品内容を記載した受領書を郵送し、押印のうえ返送してもらうことで請求書に代える運用をとっていました。
しかし、受領書兼請求書の印刷や封入封緘、ポストへの投函という一連の業務に約1.5日を要しており、残業や休日出勤が発生する要因となっていました。
また、新型コロナウイルス感染症の流行拡大に伴いリモートワークが加速したことで、受領書兼請求書の発行・回収の仕組みをデジタル化する必要性が高まりました。
そこで同社は、受領書兼請求書の送受信を電子化するため、「invoiceAgent 電子取引」を導入しました。
導入後、従来1.5日かかっていた印刷・封入封緘・投函の工数を3分の1程度まで短縮することに成功。
さらに、送料だけでなく紙や封筒が不要になったことで、月間10万円程度のコスト削減にもつながっています。
▼事例詳細はこちら
株式会社フェリシモのinvoiceAgent導入事例をもっと見る
Web配信に切り替え作業時間が半減（エムオーテックス）
「LanScopeシリーズ」をはじめとしたソフトウェア開発・販売を手掛けるエムオーテックス株式会社は、「invoiceAgent」を活用して紙ベースで行っていた請求書発行業務をWeb配信に切り替えました。
同社では従来、Salesforceで出力したPDFの請求書を印刷し、経理部門の担当者で内容を確認しながら封入封緘し、取引先へと郵送する運用方法をとっていました。
しかし、担当者2人がかりで行うこの業務は毎月40時間程度を要しており、ヒューマンエラーが発生するリスクも課題となっていました。
さらに、コロナ禍に突入したことで一部の取引先に対して請求書をメールで送付することになったものの、メール本文や送付先、添付ファイルのチェックは紙ベースの運用以上に工数がかかっていました。
そこで同社は、請求書のWeb配信を実現するため、「invoiceAgent」の導入を決断します。
連続帳票として出力される請求書データを自動で分割・振り分け・配信することが可能になり、目視と手作業による封入封緘・郵送対応で発生していた工数を半減させることに成功しました。
また、封入封緘や郵送のためだけに出社する必要がなくなるなど、在宅で業務を行える体制も整っています。
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エムオーテックス株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、事務作業のなかでも封入封緘に焦点を当てて、その概要や効率化するための手段、そして封入封緘の課題を根本的に解消する方法をご紹介しました。
紙ベースの書類運用から電子取引へと切り替えることで、企業間取引における封入封緘作業を削減することができ、コスト削減やテレワークの促進にも効果が期待できます。
今回ご紹介した情報も参考に、「invoiceAgent」で封入封緘作業からの解放を目指してみてはいかがでしょうか。
