株式会社日本能率協会マネジメントセンター

　株式会社日本能率協会マネジメントセンター（以下、JMAM）がMotionBoard Cloud for Salesforce（以下、MotionBoard）を導入したのは2016年12月のこと。経営会議に必要な資料を作成するためのソフトウェアの入れ替えを機に、これまで課題も多かったレポーティングそのものも見直された。

　「従来は事業部の売上見込をまとめるのに数日間を要していました。経営会議ではこのデータをもとに議論するので、例えば『レポート上では売上推移は順調だけど今日時点ではどうなの？』と言われたときに別途調べる必要が、経営陣が集まる場で迅速な意思決定ができていませんでした。」と話すのは、同社 HRM統括推進部 営業統括室長の佐々木 美菜子さん。

　売上進捗の把握に関するもうひとつの課題は、経営層と営業マネージャーが見ているレイヤーの数字のつながりが感じづらいこと。そこでダッシュボード導入にあたっては、長期的には経営層から営業メンバーまでが同じように事業部の売上実績を把握できる状態を目指した。この目標を実現するために選んだのが、Salesforceと連携して案件データもスムーズに読み込めるMotionBoardだった。

　同社がMotionBoardでまず運用を始めたのは、事業部の最新の売上実績をチェックできる「経営管理ダッシュボード」。経営メンバーの利用を想定して作成した。とはいえ、これまで紙の資料で見ていた情報を、いきなりダッシュボードで毎日見る習慣に変えるのも容易ではない。そこで同社のMotionBoard活用推進チームはある工夫を凝らした。

　JMAMの主力事業である人材育成支援事業では、既存顧客の継続利用が大きな割合占める。期初から予算達成見込が高い状態からスタートすることになるのだ。そうすると、日々の売上見込の進捗がどうしても少なく見えてしまう。これでは変化が少なく、MotionBoardに毎日アクセスしても売上の進捗や差分が直感的に把握しづらい。目的意識を持って毎日データを見ることに価値を感じにくいのではないかと考え、前日と比べて増加した売上金額と見込み案件の金額データを「経営管理ダッシュボード」 に加えたのだ。

　これにより経営層が毎日MotionBoardでデータをチェックするようになった。さらに、例えば前日と比べて売上進捗がマイナスになっているとその原因をダッシュボードのデータから分析し、「この件について詳しく話を聞きたい」と、現場の営業マネージャーに経営メンバー自ら声をかけるようにもなったという。「経営層が『営業マネージャーは全員必ずMotionBoardを見るように』と勧めてくれたのはもちろん、自身が毎日ダッシュボードを見ていることを行動で示してくれたおかげで、データをもとにコミュニケーションを行う文化が徐々に広まっていきました」（佐々木さん）

　上層部でのダッシュボード活用が軌道に乗り、同社のMotionBoard活用推進チームが次に着手したのが各営業部やメンバーごとの予実管理。営業マネージャー向けに、各営業部や商材別、メンバーごとの売上進捗が確認できる「営業マネジメントボード」の作成に乗り出した。

　 当時の営業部門では部門ごとにマネジメント手法が異なり、30種類以上のレポート形式が存在していた。これらを統一し、予実管理のダッシュボードに一本化する役割を担ったのが佐々木さんと、当時は営業部を統括する立場だった、現・HRM統括推進部 部長の根本 浩史さん。佐々木さんはMotionBoardの導入当初はメイン担当ではなかったが、営業出身という異動経験を見込まれて白羽の矢が立った。

　ともすればこれまでの慣れたやり方から新しいやり方に変えさせられるのは営業の立場からは抵抗があるもの。佐々木さんは、実際にダッシュボードを活用することになる営業マネージャーの面々とも議論を重ね、自らの営業経験も生かして必要な情報を整理していった。こうして最終的に予算の達成率やメンバーごとの売上進捗など追うべきKPIが統一され、「営業マネジメントボード」が完成した。

　「経営層と同じ経営目線でのデータを見て欲しいので、ダッシュボードのトップ画面はあえて『経営管理ボード』と同じにしてあります。この画面のリンクから『営業マネジメントボード』を開くと初めて、自分の担当部門のKPI進捗を見ることができるように工夫しました。いまでは『営業マネジメントボード』を見ながらマネージャーとメンバーが売上進捗を確認するミーティングを行う姿が日常的に見られるようになった。経営層とのコミュニケーションもMotionBoardの数字がベースとなっているので、営業マネージャーは全員、最低でも1日に1回以上はダッシュボードを見ています」（佐々木さん）

　MotionBoardの導入によってとマネージャー層が常に同じ売上見込のデータを見るようになったことでコミュニケーションが円滑になり、意思決定のスピードも上がったという。

　また、「営業マネジメントボード」ができたことで、現場のメンバーの動きにも変化が見られるようになった。MotionBoard導入以降、マネージャーや経営層が売上進捗を毎日チェックできるようになったため、現場のメンバーがSalesforceの案件データを更新する頻度が上がった。以前は、「定例ミーティングが週次なので、Salesforceへのデータ入力も週に一度行えば十分」という認識だったところから、今では「案件情報を常に最新の状態にしておかなければいけない」と、案件メンテナンスの頻度を上げる意識が高まった。

　「以前はデータの集計に時間がかかっていたため、予算の進捗率や営業活動が順調かどうか状況を把握するのが遅くなっていました。しかし今ではデータの精度が上がって最新の状況をリアルタイムで把握できるようになったため、進捗が悪いときは早めに対策を打てるようになりました」（根本さん）

　さらに同社ではSalesforceに備わる社内情報共有SNS 「Chatter」をMotionBoardと連携し、毎週決まった時間に自動で実績レポートを配信する仕組みを整えている。この機能が実装される以前はSalesforceのレポートをExcelで加工する必要があり、作業に１時間以上を費やしていた。また、朝９時からの会議でこのデータを利用するため、担当社員は早朝出社を余儀なくされていたという。同様の仕組みを自動化できたことにより、大幅な業務効率の改善にもつながった。

　MotionBoardの活用を推進したメンバーは、佐々木さんをはじめとして特にエンジニアとしてのバックグラウンドがあったわけではないという。そんな中でもこれまで10種類以上のダッシュボードを作成・運用してきた。その過程では「最初は使い方が全く分からなかったので、ウイングアークの対面でのサポートに何度も助けられました。」と佐々木さんは振り返った。

　「当初は週2日で来社いただき、ウイングアークのカスタマーサクセスチームから対面でダッシュボード作成のレクチャーを受けていました。最初の1時間で教えてもらい、次の1時間で手を動かしながら実践。次回までにはおかしなところを洗い出して、そこをさらに教えてもらうという、まさに家庭教師スタイル。これをひたすら繰り返すことで推進メンバーの理解が深まったので、自社内で運用できるようになりました。今は同じ方法で、新しく推進担当になったメンバーへのレクチャー、フォローをお願いしています」（佐々木さん）

　対面でのフォロー以外にサポート部門への問い合わせも活用している。サポート相手が自分の詰まっているところを確認しながら回答してくれるのですぐに解決につながるという。

　今後はSalesforce以外のデータ統合を進めて、MotionBoardで見える化できるデータを増やしていきたい、と考えている同社。まずはメイン商材である研修に関わる、オペレーションシステムとの連携を進めているところだ。データ修正漏れや登録漏れの防止に取り組むという。

　MotionBoardによって資料作成にかかっていた時間を削減できたからこそ、この新たな一歩を踏み出す余裕が生まれた。予実管理 にとどまらず社内の様々なデータを効率よく可視化することで、ビジネスに貢献できる余地はまだ多く残されているだろう。