導入事例

株式会社ジェイック

現場主導にてシステム設計を完結
Salesforceの最新情報を自動的に求人票へ反映し、帳票出力を簡単に
  • SVF
  • サービス
  • クラウド
Before
求人票は営業担当者がExcel で個別に作成しており、フォーマットも個人個人で差があった。ベテランの営業担当者にとってはオリジナル性を出しやすいというメリットがある反面、業務に慣れていない新人や一般の営業担当者にとっては、標準化されていないことから作成に負荷が伴っていた。
after
Salesforce の最新の情報を自動的に求人票に反映させられるようになり、求人票の作成と管理を大幅に効率化できるようになった。新人の営業担当者であってもクオリティの高い求人票を迅速に作成できるようなり、業務の生産性も大幅に向上した。

導入背景

● Salesforceにさまざまなデータを集約し、情報の履歴を一元管理したい

● Excelで作成していた求人票に、Salesforce上のデータを利用できなかった

● 外部パートナーが構築した帳票では、自分たちで帳票フォームの修正ができない

導入ポイント

● カスタムオブジェクトから必要なデータを取り込むことができ、異なる顧客企業に紐付いた情報を1つのPDFファイルにまとめることが可能

● 帳票の設計や変更が容易に行える設計画面の使い易さ

導入効果

● 求人票と見積書の作成業務を効率化し生産性が向上

● 帳票のフォーマット化により、新人の担当者でも質の高い求人票を短時間で作成可能

● 見積書をSalesforce上で管理することで、見込みから受注までをワンストップで管理が可能

導入製品

SVF Cloud for Salesforce

Company Profile

設立   : 1991年
所在地  : 東京都千代田区
事業内容:就職支援や採用支援、教育、研修、組織コンサルティングなど、人材に関わる幅広い事業を展開。2016年には、企業の特性に合った新卒求職者とのマッチングを実現する新サービス「FutureFinder」を開始した。
URL   : http://www.jaic-g.com/

株式会社ジェイック
経営企画部 リーダー
田中 郁美 氏
 
経営企画部 シニアマネージャー
野村 友美 氏
 
マーケティング開発部 シニアマネージャー
村岸 玲 氏
「人材」に特化したサービスを提供する株式会社ジェイックでは、Salesforce上にさまざまなデータを集約するとともに、クラウドベースの帳票システム「SVF Cloud for Salesforce」を導入。Salesforce上から求人票を直接出力できるようにすることで記載事項の生産性向上や業務の迅速化につなげているほか、見積書作成により見込みから受注までの見える化にも取り組んでいる。さらに、帳票を必要に応じて柔軟に変更することで業務改善を繰り返している。

研修を組み込んだ多彩な人材サービスを展開

就職支援や採用支援、教育、研修、組織コンサルティングなど、「人材」に特化した事業を展開するジェイック。同社の強みは、研修カリキュラムを効果的に組み込んだ人材紹介サービスの提供である。例えば、就職希望者に対しては入社前に就職支援の研修を行うだけでなく、入社後にもビジネスパーソンとして必要な研修を行うなど、社会人として基礎的な知識を身につけた人材を企業に輩出している。

また昨年開始した「Future Finder」は、組織風土や価値観、仕事内容などを基にそれぞれの企業独自の「人材モデル」を作成することで、定着する可能性の高い学生とのマッチングを実現するもので、新卒の就職活動のあり方を大きく変えることを目的としたサービスとして注目が集まっている。

Salesforceの多くの項目を参照できるSVF Cloud

ジェイックは、営業関係のシステムとして長年Salesforceを使用しており、営業関係の情報のほかに、訪問履歴や商談履歴などの情報も蓄積されてい

たが、これらの情報は業務で十分に活用されていない状況だった。

そこで同社の経営企画部では、Salesforceに情報を集約し、業務の効率化や生産性の向上、働き方改革につなげようと計画。Salesforce上での帳票作成や入力処理の簡素化、稟議やワークフローの効率化、勤怠管理などの実現を目指すことにした。そうした中で、2016年春に開催されたクラウド関連の展示会で出会ったのがSVF Cloud for Salesforce(以下、SVFCloud)だった。

経営企画部シニアマネージャーの野村 友美氏は、SVF Cloud の印象について、「新卒事業のトップを含む現場のメンバーとともに展示会に参加してみて、SVF Cloud を導入すれば求人票の作成をすぐに効率化でき、営業の生産性を向上できると確信しました」と振り返る。

野村氏とともにツール選定作業にあたったマーケティング開発部シニアマネージャーの村岸 玲氏(当時は教育事業部に所属)は、SVF Cloud を選定した理由を、「当社ではSalesforceをかなりカスタマイズしており、求人票などの帳票を新たに作成する場合、参照するカスタムオブジェクトが多く、いくつものカスタムオブジェクトからデータを引っ張ってくる必要がありました。そのため、複数のカスタムオブジェクトから必要なデータを取り込むことができるSVF Cloudの採用を決めました。

求人票を標準化することで新人営業担当者でも品質を確保できる

SVF Cloudを使って、まず取り組んだのが求人票作成業務の効率化だ。それまで、求人票は営業担当者がExcelで個別に作成しており、フォーマットも個人によってばらつきがあった。ベテランの営業担当者にとってはオリジナル性を出しやすいというメリットがある反面、業務に慣れていない新人や一般の営業担当者にとっては、標準化されておらず作成に負荷が伴っていた。

新たな求人票を設計し運用も担当している経営企画部 業務支援チームのリーダーである田中 郁美氏は、新しい求人票を設計するのにあたり、実績の高い営業担当者のフォーマットを参考にしたり営業担当者にアンケートを実施するなどして、顧客満足度の高い項目から優先的に帳票に反映させていった。こうすることで、新人の営業担当者であってもクオリティの高い求人票をスピーディに作成できるようなり、業務の標準化、生産性向上に寄与したのだ。

SVF CloudでSalesforce上のデータを使って求人票を作成することで、Salesforceの最新の情報を自動的に求人票に反映させられるようになり、求人票の作成と管理を大幅に効率化できるようになった。
田中氏は、次のように説明する。
「これまでは事前にお客様へ白紙の求人票のフォーマットを送ったうえで、打ち合わせの当日に内容の作成を行う必要がありました。現在は、Salesforceの情報を反映させた求人票を元に、お客様がアピールしたい点や修正したい点に集中して打ち合わせを行えるようになりました」

現場のニーズに合致するよう日常的に帳票を改善

求人票作成システムが安定稼働に入り、業務の効率化を実現している現在でも、求人票の質を高めるための改善は続いている。

田中氏は、「改善項目は優先順位を付けたうえでリスト化し、日々その改善に取り組んでいます。そして、改善項目の取り組みが完了するたびに社内向けにリリースし、営業現場で活用してもらうようにしています」。

より利用しやすい帳票にするために、情報システム部門でなくても、容易かつ迅速に変更できることが、SVF Cloudの大きなメリットだ。

「問題に遭遇した場合は、ウイングアークにメールで問い合わせを行っていますが、担当者はリモートでわれわれの管理画面を参照し、状況を把握して適切なアドバイスをしてくれますので、とても満足しています」と、サポートに関する評価も高い。

見積書をSVF Cloudで作成見込みから受注までを“見える化”

求人票の作成にとどまらず、SVF Cloudを利用して見積書作成業務も効率化した。

村岸氏が当時所属していた教育事業部では、それまでSalesforceに見積もりデータを入力しておらず、各自が受注の見込みをExcel で管理し、見積書はマクロ機能を使って発行していた。

村岸氏は、「見積発行をSalesforceに移行し、見込みの段階からSalesforceに入力することで、受注決定までのデータをワンストップで見える化できました」と説明する。

これにより、営業担当者が異動しても、過去にさかのぼって、見積書などの情報を確認できるようになった。今後は、受注決定後に行う発注書を帳票化し、Salesforceに統合することを目指すとともに、発注後の決定処理についても自動化したい考えだ。

外部パートナーが開発した請求書や納品書もSVF Cloudで

ジェイックでは、この半年の間でワークフローの処理についてもSalesforceに実装し、帳票の発行に承認システムの適用を検討している。例えば、営業担当者が求人票を作成すると、上長の承認が求められるようになっており、今後は、承認がなければ印刷不可にする予定だ。

さらに、過去に外部パートナーに依頼してSalesforce上に構築した請求書や納品書などの帳票についても、経営企画部が主導してSVF Cloudを利用した仕組みに変更する計画がある。

野村氏は、「外部パートナーに依頼して構築したシステムは、私たちの手で改善することができません。SVF Cloudを利用することで、これらのシステムも私たちの手で日々改善できるようになります」と決意を込めて語ってくれた。

ジェイックの現場主導の業務改革が、いっそう進んでいきそうだ。

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