見積書の基礎知識
まずは、見積書の基礎知識として、その意味や必要性について確認していきましょう。
見積書とは？
見積書とは、正式な契約前に受注側が発行する証憑書類であり、取引の内容や金額、納期などの条件が記載されます。見積書と注文書の役割を果たす「見積書兼注文書」もあります。
発注側は、受注側から提示された見積書をもとに、実際に契約するかを検討したり、契約内容や金額などの条件について交渉したりします。
取引内容や金額に関する交渉があった場合には、正式な契約までに複数回にわたって見積書のやり取りが行われるケースもあります。
見積書の内容に関して発注者・受注者の双方が合意に至った後、正式に契約が結ばれて商取引が開始されます。
つまり、見積書は商取引のなかで最初に提示される証憑書類であり、取引の流れを作る重要な役割を担います。
見積書の必要性
見積書の発行は法的に義務付けられたものではなく、見積書なしで商取引が開始されるケースもあります。
しかし、多くの企業では業務上の必要性から見積書の発行をルール化しています。
次は、見積書の必要性について確認していきましょう。
取引条件の確認や比較検討のため
見積書は、取引内容や金額などの条件を事前確認したり比較検討したりするために必要です。
正式な契約前に見積書を発行することで、発注側は取引内容や金額の妥当性を確認したり、取引開始から納品までの期間を具体的にイメージしたりできます。
また、複数の発注先候補に見積書の作成を依頼する「相見積もり」によって、どこに発注するかを比較検討するケースもあります。
このように、見積書は実際に取引を開始するか否かの判断材料となる重要な書類だと言えます。
認識のズレ・トラブルの防止
認識のズレやトラブル防止につながるという面で、見積書は受注側にとっても必要です。
口頭での見積もりをもとに取引を開始した場合、納品物や請求金額について認識のズレが生じてしまい、「言った」「言わない」のトラブルに発展してしまう恐れがあります。
双方が合意した見積書をもとに取引を開始することで、認識のズレやトラブルを防ぎつつ、円滑に取引を進めることができるでしょう。
与信調査として活用されるケースも
見積書は、与信調査の一種として活用されるケースもあります。
取引条件が詳細かつ明確に示された見積書を発行できるということは、適正な経費精算が行えているひとつの証拠となります。
一方、「見積書を発行できない」「見積もり内容に不明瞭な点が多い」といった場合、不透明な請求などの契約後のトラブルにつながる恐れもあるため、信頼に欠けると判断される可能性が高いでしょう。
見積書の書き方や作成時のポイント
法的に発行が義務付けられていない見積書には、決まったフォーマットがあるわけではありません。
とはいえ、業務上必要な項目や商習慣として記載が推奨される項目も存在します。
次は、見積書の主な記載項目と書き方のポイント、そして見積書作成時に押さえておきたいポイントをご紹介します。
見積書の記載項目・書き方
まずは、見積書に記載すべき項目と書き方を確認していきましょう。
タイトル
「何の文書か」が一目で分かるように、書面の上部中央にタイトルを記載しましょう。
「見積書」や「御見積書」と記載するのが一般的です。
宛先
「誰宛ての見積書なのか」を明確にするため、見積もりを依頼した側（受領側）の社名（もしくは個人名）を記載します。担当者の部署や個人名を記載するとより親切です。
社名であれば「御中」、個人名であれば「様」を敬称として記載します。
発行日
「いつ発行された見積書なのか」を明確にするため、見積書の発行日を記載します。
西暦・和暦のどちらでも問題ありませんが、企業によってルールが決まっている場合があるので事前に確認しておきましょう。
通し番号
見積書を管理しやすくするために、通し番号を記載することをおすすめします。
取引先に紐づけて通し番号を付けることで、後から検索・参照しやすくなります。
件名
「何に関する見積もりなのか」が一目でわかるよう、件名も記載します。
プロジェクト名や商品名、サービス名などを記載しましょう。
発行者情報
見積書の発行者の情報も記載する必要があります。
「会社名」「住所」「電話番号」「氏名」などを省略せずに記載しましょう。
社印
法的に規定されている訳ではありませんが、見積書への押印は商習慣として広く根付いています。
発行者による正式な文書であることを証明する意味でも、見積書には社印を押すことを推奨します。
納期
見積書には納期も記載します。
「発注から〇週間以内」「発注から〇ヶ月以内」のように記載しておくことで、実際に依頼するかどうかの検討材料となります。
見積金額
見積書には見積金額の記載が必要です。
小計、消費税額、合計金額を記載します。見積書のなかでもとくに重要な項目なので、見落とされることがないよう明確に記載しましょう。
納品物の詳細
納品物の商品名や数量、単価を記載します。
合計金額の根拠となる項目ですので、相手方にも伝わりやすいよう詳細かつ明確に記載しましょう。
備考
見積書に記載した金額や納期などにズレが生じる可能性がある場合は、その旨を記載しておきましょう。
有効期限
見積書の有効期限を記載します。
有効期限を定めておかないと、過去に提出した見積もり内容を基に依頼が来てしまい、納期が間に合わない、あるいは原価が変わってしまっていたなどのトラブルが発生する恐れがあります。
「発行日から○日以内」または「○年○月○日まで」など、見積書の有効期限を明示しておきましょう。
見積書作成のポイント
次に、見積書の作成時に押さえておくべきポイントをご紹介していきます。
フォーマット（形式）を統一する
都度新しい形式（フォーマット）で見積書を作成すると、作成効率が悪いだけでなくミスも発生しやすくなります。また、発行の度に形式が違うと取引先が混乱してしまう恐れもあります。
見積書作成の効率性や正確性の面でも、相手先への配慮という面でも、見積書の形式は社内で統一しましょう。
記載内容は詳細かつ明確に
不明瞭な記載内容は取引先からの不信感につながり、発注を見送られたり、契約後のトラブルにつながったりといった恐れもあります。
機会損失やトラブルを防ぐためにも、見積書は詳細かつ明確な記載を心掛け、然るべき社内承認・決裁を経てから発行しましょう。
スピーディーな発行を心掛ける
見積書の提出が遅れると、取引の遅延や受注機会を逃す原因になりかねません。
受注機会の損失を防ぎつつ円滑に取引を進めるために、見積もりを依頼された後はできるだけ迅速に見積書を発行するよう心掛けましょう。
見積書の保管方法・保存期間
見積書は取引を証明するための証憑書類に分類されるため、発行・受領後の扱いに注意が必要です。
次は、見積書の保存期間や保管方法について確認していきましょう。
見積書の保存期間
見積書の保存期間は、法人か個人事業主かによって異なります。
法人の場合、原則として7年間の保管が義務付けられており、欠損金が生じた事業年度においては10年間の保存が必要になります。
個人事業主の場合、見積書の保存期間は原則5年間です。ただし、前々年度の課税売上高が1,000万円を超えている場合には消費税の課税事業者となるため、見積書を7年間保存する必要があります。
法人・個人事業主のどちらも、見積書を発行した年度の確定申告期限日の翌日から起算した保存期間となるため注意しましょう。
見積書の保管方法
取引先から受領した見積書あるいは自社で発行した見積書の控えは、どちらも一定期間保存する必要があり、取引年月日順や取引先別に仕分けて保管するのが一般的です。
保管方法は「紙での保管」もしくは「電子データでの保管」の2パターンがあります。
ただし、「紙での保管」には以下のようなリスク・問題があるため注意が必要です。
- 紙の経年劣化
- 手作業による仕分けの負担
- 累積的に増え続ける文書の保管スペース確保
- 過去の見積書を参照する際の手間 など
こうしたリスク・問題を解消するために、近年は「電子データでの保管」に移行する企業が増えています。
電子データとして見積書を保存するためには電子帳簿保存法の要件を満たす必要がありますが、税制改正による保存要件緩和を経て対応ハードルは下がりつつあります。
見積書の電子化について
次は、見積書を電子化することのメリットや、電子化の方法について確認していきましょう。
見積書を電子化するメリット
見積書を電子化する主なメリットとして、以下の3点を挙げることができます。
- 作業の効率化・迅速化
- ペーパーレス化によるコスト削減
- 管理の負担軽減
各メリットについて詳しく見ていきましょう。
作業効率化・迅速化
見積書を電子化することで、見積書の作成や管理に関わる作業の効率化・迅速化が期待できます。
紙ベースの見積書は、記載内容の確認や仕分け、郵送手続き、業務システムへの入力などを手作業で行うため人的ミスが発生しやすいと言えます。また、取引先の手元に届くまでにタイムラグが発生し、見積書を修正・再発行する場合にはさらに時間がかかってしまうでしょう。
電子化された見積書であれば、手作業によるミスが発生しにくく、業務システムとの連携によって作業を自動化することも可能です。発行した見積書を物理的に郵送する必要がないためタイムラグが生じず、修正や再発行が必要になっても即座に対応することができるでしょう。
ペーパーレス化によるコスト削減
見積書の電子化は、ペーパーレス化の促進という面でも効果的です。
紙媒体で見積書のやり取りを行っている場合、紙代やインク代、郵送費などのコストが発生します。
また、見積書は最大10年間保存しなければならないため、物理的な保管スペースも必要になるでしょう。
電子化した見積書であれば、これらのコストを削減できるだけでなく、先述した作業効率化の効果によって人的コストも抑えることができるでしょう。
検索が容易で管理負担が軽減
紙媒体で見積書を保管している場合、後から見積書を参照する際に膨大な量の書類のなかから該当の見積書を探し出さなければなりません。
電子データ化された見積書であれば、取引先名や取引年月日、金額などの条件を組み合わせて検索でき、管理の負担を大幅に削減することができます。
必要な見積書を速やかに参照することができ、監査や税務調査で見積書の提示を求められた際もスムーズに対応することが可能です。
見積書を電子化する方法
見積書を電子化するもっとも手軽な方法は、Excelなどで作成した見積書をPDFとして出力し、メールで送付する方法です。
しかし、この方法は記載項目を手入力する必要があるため手間がかかり、入力ミスも起こりやすいというデメリットがあります。また、形式（フォーマット）が属人化しやすく、然るべき社内承認を経ずに発行されてしまうリスクも否定できません。
上記のようなデメリットを解消しつつ電子化する方法が、電子帳票システムの利用です。
電子帳票システムでは、システム上で見積書を作成して一元管理したり、外部システムやツールとの連携によって作業を自動化したりすることができます。
見積書の電子化によるメリットを最大限享受するためには、電子帳票システムの導入が不可欠だと言えるでしょう。
見積書の電子化を実現するソリューションを紹介！
見積書を電子化するには、電子帳票システムの導入が適していることをおすすめしました。
しかし、数あるシステムのなかからどの製品を選ぶべきか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこでおすすめしたいのが、ウイングアーク１ｓｔが提供するクラウド帳票サービス「SVF Cloud」です。
帳票フォーマットの新規作成はもちろん、既存フォーマットの再現も、ノンプログラミングで簡単に行うことができます。PDFなどの電子データとして出力できるほか、社内プリンターでの直接印刷も可能です。
また、ご利用中の業務システムやアプリケーションとのデータ連携によって作業を自動化・効率化することができ、「invoiceAgent」といったウイングアーク１ｓｔの他製品と連携すれば、電子帳簿保存法に対応した電子保管やWeb配信も実現可能です。
「SVF Cloud」による見積書の電子化事例
実際に「SVF Cloud」を導入し、見積書関連業務の効率化に成功した事例を紹介します。
見積書などの作成時間を600分の1に短縮！（サポーターズ）
エンジニア職・ビジネス職の新卒・中途採用支援事業を行う株式会社サポーターズは、Salesforceユーザー向けの「SVF Cloud for Salesforce」を導入して業務効率改善を実現しました。同社では、以前から情報基盤整備の一環としてSalesforceを導入していたものの、個々の担当者がExcelで見積書や請求書などの帳票を作成しており、手間や時間がかかるだけでなく人的ミスも発生しやすい状況でした。
そこで、Salesforceに入力したデータを基に帳票を出力するために「SVF Cloud for Salesforce」を導入。見積書をはじめとした帳票を1クリックで出力できるようになり、10分かかっていた作業が1秒に短縮されるなど、業務の効率化・迅速化に大きな効果を実感されています。
▼事例詳細はこちら
株式会社サポーターズのSVF Cloud導入事例をもっと見る
Salesforceデータから見積書を自動発行！（アスノシステム）
貸し会議室検索サイト「会議室.COM」などのサイト運営事業を手掛けるアスノシステム株式会社もまた、「SVF Cloud for Salesforce」を導入しています。
同社では2016年からSalesforceを利用して案件管理の一元化を実現していたものの、見積書や請求書といった帳票をExcelなどで手動作成していました。
そうしたなか、新型コロナウイルス感染症の流行によりリモートワークが進み、帳票電子化の必要性が高まります。
このような背景から「SVF Cloud for Salesforce」を導入し、Salesforceから見積書や請求書を直接発行できる仕組みを構築。Excelを使った手動での作業が不要になり、帳票発行業務の効率が大幅に改善されています。
▼事例詳細はこちら
アスノシステム株式会社のSVF Cloud導入事例をもっと見る
まとめ
今回は見積書に焦点を当てて、基礎知識や作成のポイント、電子化のメリットなどをご紹介しました。
見積書は、商取引の流れを作る重要な証憑書類であり、適切に発行・管理する必要があります。
そして、見積書の発行や管理といった業務を効率的に行うには、電子化が有効です。
SDGsやDXの取り組みが重要視される昨今、見積書を含む帳票書類の電子化・ペーパーレス化に着手する企業はますます増えることが予想されます。
今回ご紹介した情報も参考に、見積書などの帳票書類の電子化に着手してみてはいかがでしょうか。
