契約書管理とは？
契約書管理とは、その名の通り契約書を適切に管理することを指します。
契約書は、合意内容を書面に残すことでトラブルを防ぐとともに、円滑な取引を実現するために重要な役割を果たす書類です。
そして、契約書は会社法や法人税法によって保存期間が定められているため、契約締結後も厳重な管理が求められます。
契約書管理が適切に行われていないと…
締結済みの契約書を廃棄せずに保管しておくだけでは、契約書管理ができているとは言えません。
適切な契約書管理とは、以下の条件を満たしている状態です。
- 契約書管理のルールを策定・徹底している
- 必要に応じて速やかに契約書を参照できる
- 不正が起こらないような対策が施されている
契約書管理が適切に行われていない場合、リスクマネジメントの観点、そして業務効率の観点でさまざまな問題が発生する可能性があります。
リスクマネジメント上の問題
契約書管理が適切に行われていない場合、リスクマネジメント上の問題が発生しかねません。
契約書には機密情報が含まれているケースが多く、閲覧権限を細かく設定する必要があります。
しかし、契約書管理の体制整備が不十分だったり、運用ルールが徹底されていない場合、関係者以外による盗み見や持ち出し、紛失などが発生するリスクが高まります。
万が一、契約書に含まれる機密情報が漏えいしてしまった場合、企業としての信用を著しく損ねてしまうだけでなく、訴訟に発展する可能性もあります。
また、労働契約や秘密保持契約の内容を正確に把握できていないことで、労働基準法違反や特許権・著作権の侵害などが発生してしまうリスクも考えられるでしょう。
業務効率の低下を招くケースも
ずさんな契約書管理によって、業務効率の低下を招くケースも考えられます。
事業活動のなかでは、締結済みの契約書を確認する場面が多々発生します。
たとえば、企業間取引においては契約書に記載された取り決めに沿って業務を進める必要があるため、関係者で契約内容を共有する必要があります。
しかし、契約書管理が適切に行われていない場合、関係者に契約内容が十分に共有されず、円滑に取引を進められなくなる可能性があります。
また、契約内容や契約期間に関する問い合わせがあった際、契約書の所在がわからずに多くの時間を要してしまう可能性があります。
そのほか、契約の有効期限を適切に管理できていないことで、二重契約が発生したり、反対に契約終了による失注につながるケースも考えられます。
契約書の基本的な管理方法
次は、契約書の基本的な管理方法として、以下の手順を紹介します。
- 管理体制・ルールを決定
- 契約書管理台帳の作成
- 原本の集約・分類・保存
1.管理体制・ルールを決定
まず、契約書の管理を行う部門・担当者を決定し、管理体制を明確化します。
本社の管理部門で一括管理を行う方法のほか、企業によっては支社・支店単位で管理を行うケースもあります。
いずれの場合でも、契約書管理を所管する部門・担当者を明確にしておくことが大切です。
続いて、契約書管理のためのルールを策定します。
ルールが明確に定められていないと管理方法が属人化してしまい、担当者間で保管の仕方が統一されないケースや、引継ぎが困難になるケースが考えられます。
契約書の仕分けや保管方法、後述する管理台帳への記入方法など、契約書管理で発生する各工程の作業手順を明文化しておきましょう。
2.契約書管理台帳の作成
契約書の管理体制・ルールが決まったら、契約書の情報を一元化するための管理台帳を作成します。
契約書管理台帳を作成しておくことで、過去に締結した契約書に関する各種情報を速やかに参照することが可能になります。
管理台帳の記載内容に決まりはありませんが、以下のような項目を記載するのが一般的です。
- 契約書名（タイトル）
- 契約者の名称（相手方の名称）
- 主管部署名
- 担当者名
- 契約開始日
- 契約終了日
- 自動更新の有無
- 保存期間
- 保存場所
- 契約書番号
など
紙の台帳を使用する方法のほか、Excelなどの表計算ツールを利用する方法や、契約書管理システムを利用する方法もあります。
3.原本の集約・分類・保存
契約書の管理体制が決定したら、契約書管理を担う部門・担当者のもとに契約書を集約し、棚卸しを行います。
管理台帳の記載項目をもとに集約した契約書を分類し、管理台帳に入力・紐づけていきます。
管理台帳への入力を終えた契約書は、ファイリングしたうえで鍵付きのキャビネットや書庫に格納しましょう。
また、原本の保存に加えて、原本をスキャンしたPDFデータもあわせて保存する方法もあります。
原本とデータの両方を保存することで、後から契約内容を参照する際にデバイス上で検索・閲覧することが可能になります。
契約書管理を電子化するメリット
ここまでは、主に紙ベースでの契約書管理について解説してきました。
近年は、文書管理システムや契約管理システムを用いて契約書の管理を電子化したり、電子契約システムを導入して契約にまつわる一連の業務を電子化する企業が増えつつあります。
次は、契約書の管理、あるいは契約に関わる一連の業務を電子化することのメリットについて確認していきましょう。
- 契約業務・管理の効率化
- コストの削減
- テレワーク促進
- ガバナンスの強化
契約業務・管理の効率化
契約書管理を電子化することで、契約書にまつわる業務を効率化・迅速化することが可能です。
紙ベースの契約書管理では、締結済みの契約書を手作業で仕分け・ファイリングして書庫などに格納する必要があります。
また、締結済みの契約内容や有効期限を確認する際、大量の書類のなかから当該の契約書を探し出す手間が発生します。
契約書管理システムや電子契約システムを利用することで、デバイス上で契約書の仕分け・保存を行うことができ、検索機能によって速やかに参照・出力することが可能です。
また、電子契約システムであれば、契約書の作成・締結を含む一連の契約業務をデバイス上で完結することができるでしょう。
コストの削減
紙ベースで契約書管理を行っている場合、原本保管のためのスペースを確保する必要があるほか、キャビネットやファイルなどの備品も必要になります。
なかには、オフィス以外の場所に倉庫を借りて契約書を保管している企業もあります。
契約書管理を電子化していれば、物理的な保管スペースが不要になるため、設備・備品コストを削減することができるでしょう。
また、先述した効率化・迅速化の効果によって作業時間が短縮されれば、人的コストの削減にもつなげることができるでしょう。
さらに、電子契約システムで作成・締結まで電子化した場合、印刷費や郵送費、収入印紙代が不要になり、さらなるコスト削減を実現可能です。
テレワーク促進
紙ベースで契約書管理を行っている場合、オフィスでしか契約書の仕分け・格納作業や、契約内容の確認作業を行うことができません。
一方、契約書管理を電子化していれば、ノートPCなどのデバイス上で契約書の仕分け・格納作業や契約内容の確認を行えるため、テレワークでも業務を遂行することが可能です。
さらに、電子契約システムであれば、契約書の印刷や署名、原本の発送・返送作業などもデバイス上で完結するため、契約にまつわる一連の業務をテレワークで対応することができます。
ガバナンスの強化
契約書管理では、第三者による閲覧や持ち出し、改ざんなどの不正を防ぐため、物理的なセキュリティ対策が求められます。
一方、契約管理システムや電子契約システムでは、閲覧権限を個別に設定したり、操作ログで改ざんを検知・防止することが可能です。
また、タイムスタンプや電子署名などの機能で契約書の原本性を担保することができるため、紙ベースでの契約書管理よりも強固なガバナンス体制を構築することができるでしょう。
契約業務の電子化なら「invoiceAgent 電子契約」
最後に、契約書の作成から締結、管理という一連の流れを電子化するソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 電子契約（インボイスエージェント 電子契約）」をご紹介します。
契約にまつわる一連の業務を電子化
「invoiceAgent 電子契約」は、契約にまつわる一連の業務を電子化する電子契約ソリューションです。
契約書の作成から社内承認、締結、そして管理まで、契約に関する一連の業務をクラウド上で完結することが可能です。
締結した契約書は、契約書名での検索はもちろん、全文検索や部分一致などの条件で検索することができ、必要な契約書を速やかに参照することができます。
保存期間に応じて自動削除設定を行うこともできるため、契約書のライフサイクルマネジメントを効率化することができるでしょう。
書面契約と同等の効力を担保
「invoiceAgent 電子契約」は、契約の締結にあたってウイングアーク１ｓｔが立会人となって電子署名とタイムスタンプを付与し、書面による契約と同等の効力を担保します。
また、契約締結後には完了証明書を発行し、完了証明書にもタイムスタンプと電子署名を施すため、契約書とあわせて保存することで証跡として利用することができます。
さらに、契約フローのログを確認することができるため、「いつ・誰が・何をしたか」が可視化され、不正防止に役立てることができます。
システム連携でさらに利便性向上
「invoiceAgent」シリーズには、文書管理の一元化を実現する「invoiceAgent 文書管理」、帳票の送受信を電子化する「invoiceAgent 電子取引」、紙文書をデータ化する「invoiceAgent AI OCR」があります。
「invoiceAgent」シリーズを連携することで、電子化の範囲をさらに拡張することが可能です。
また、各種アダプターやWeb APIを用いることで、外部システムやクラウドサービスと柔軟に連携することができます。
「invoiceAgent」シリーズや外部システム・サービスとの連携によって、契約業務に留まらず業務の電子化・効率化を推進することができるでしょう。
まとめ
今回は、契約書管理に焦点を当て、その重要性や取り組み方、電子化のメリットについてご紹介しました。
契約書管理はすべての企業にとって欠かせない業務であり、リスクマネジメントの観点でも、業務効率の観点でも非常に重要です。
そして、契約書管理、あるいは契約書に関わる一連の業務を電子化することにより、リスクマネジメントの強化や業務効率化はもちろん、コスト削減やテレワーク促進といった効果が期待できます。
書面の契約書管理に課題を感じている企業は、今回ご紹介した「invoiceAgent 電子契約」で契約業務の電子化に着手してみてはいかがでしょうか。
