電子署名とは？
電子署名とは、データ化した電子文書に付与する署名のことを指し、電子文書の本人性や非改ざん性を証明するための技術です。
データ化した電子文書の場合、紙の書面のように印鑑を押したりサインしたりすることはできません。
紙の書面における署名に代わる手段が電子署名であり、電子契約をはじめとした電子取引に電子署名の技術が用いられています。
まずは、電子署名が果たす役割や法的な有効性について説明していきます。
電子署名の役割
ただデータ化しただけの電子文書の場合、本人になりすまして作成したり、後から情報を書き換えたりといった不正行為が容易にできてしまいます。
先に触れた通り、電子署名には大きく「本人性の証明」と「非改ざん性の証明」という2つの役割があります。
本人性の証明とは、当該の電子文書が間違いなく本人によって作成されたものであると証明することであり、他人によるなりすましではないことを証明できます。
非改ざん性の証明とは、電子文書が作成された時点から情報が書き換えられていないことを証明することであり、電子文書の原本性を担保することができます。
インターネット上で契約書や請求書などのやり取りを行う電子取引が普及しつつある現在、電子署名は安心して電子文書のやり取りを行うために必要な技術だと言えます。
電子署名の法的な有効性
ペーパーレス化が推奨されるなか、電子文書の実用化に向けた法整備も進んでいます。
まず、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）では、「本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は、真正に成立したものであると推定される」と示されています。
また、電子帳簿保存法では、「真実性の確保」と「可視性の確保」という要件を満たすことで、契約書を含む国税関係帳簿書類を電子データ（電磁的記録）として保存することを認めています。
以下記事では、電子帳簿保存法の概要や2022年改正のポイントについて解説しているので、あわせてご確認ください。
電子署名が注目を集める背景
先述の通り、電子署名は主に電子契約などの企業間の取引で用いられています。
ここでは、電子署名が注目を集める背景について確認していきましょう。
ペーパーレス化の進展
電子署名が注目を集める要因として、企業におけるペーパーレス化の進展が挙げられます。
ペーパーレス化は政府が主導する働き方改革でも重要施策のひとつに掲げられており、コスト削減や業務効率化の観点からペーパ―レス化の重要性は年々高まっています。
また、近年はSDGsへの意識が高まっており、サスティナビリティの観点からもペーパーレス化が推奨されています。
こうした背景もあり、従来は紙で行われていた契約などの業務を電子化するニーズが高まっており、安全に電子契約を行うための技術として電子署名が注目を集めているのです。
テレワークの普及
テレワークが普及しはじめたことも、電子署名の必要性が高まっている要因です。
2020年春の新型コロナウイルス感染症の拡大により多くの企業がテレワークへの移行を余儀なくされましたが、押印のためだけに出社しなければならない、いわゆる「ハンコ出社」が話題となりました。
このように、紙とハンコによるアナログ業務がテレワーク導入や定着の妨げとなってしまうケースは珍しくありません。
そうしたなか、電子化した文書と電子署名を用いることで、紙とハンコによるアナログ業務から脱却し、テレワークの推進を図る企業が増えてきているのです。
電子署名のメリット
電子取引の普及により導入企業が増えつつある電子署名ですが、利用することでどういったメリットが期待できるのでしょうか。
次は、電子署名を活用する主なメリットとして以下の4点を紹介します。
- ペーパーレス促進とコスト削減
- 業務の効率化・迅速化
- テレワークへの対応
- セキュリティ・コンプライアンスの強化
ペーパーレス促進とコスト削減
電子署名を活用することで、書面で行われていた契約手続きなどのペーパーレス化を進めることができます。
取引のペーパーレス化が進めば、紙の文書に関わる以下のようなコストを削減することができます。
- 紙代・インク代などの印刷コスト
- 複合機などの維持・メンテナンスコスト
- 印紙税（収入印紙）
- 文書の郵送・返送コスト
- 文書を保管するスペースの賃料
など
さらに、後述する業務効率化・迅速化の効果により、紙の文書にまつわる作業工数が削減され、人的コストの節約にもつなげることが可能です。
以下の記事では、ペーパーレスの必要性や推進方法、事例をご紹介しているので、あわせてお読みください。
業務の効率化・迅速化
紙文書の場合、紙に印刷した文書を社内で回覧し、署名や押印による承認・決裁を経て、封入封緘して取引先へと郵送するのが一般的な流れです。
契約書の場合は、到着した原本に署名した後に返送する必要があるため、発行から契約締結までに多くの日数を要するケースも少なくありません。
電子署名を用いた電子文書であれば、インターネット上で上記のようなやり取りを完結することができ、業務の効率化や迅速化につなげることができるでしょう。
テレワークへの対応
電子署名を活用するメリットとして、テレワークへの対応を挙げることができるでしょう。
2020年春の新型コロナウイルス感染症の拡大により多くの企業がテレワークへの移行を余儀なくされましたが、押印のためだけに出社しなければならない、いわゆる「ハンコ出社」が話題となりました。
このように、紙ベースで行われる業務では、在宅で完結できない作業が少なくありません。
文書の電子化に加えて電子署名を活用することで脱ハンコが促進され、テレワークであっても円滑に業務を行える環境が整うでしょう。
以下の記事では、テレワークのメリットや導入のポイント、事例などをご紹介しているので、あわせてご確認ください。
セキュリティ・コンプライアンスの強化
紙の文書は、紛失や改ざんのリスクや、あるいは経年変化によって可視性が損なわれる可能性もあります。
一方、電子署名を付与した電子文書であれば、本人性と非改ざん性を担保することができ、タイムスタンプとの組み合わせにより原本性を高めることができます。
もちろん、電子文書なら物理的に破損・劣化してしまう恐れがなく、個別に閲覧権限を設定したり、証跡をシステムに記録しておくこともできるでしょう。
電子署名の注意点
活用により多くのメリットが期待できる電子署名ですが、注意点も存在します。
次は、電子署名を導入する際の注意点について確認しておきましょう。
電子署名を利用できない契約もある
一部の契約書では電子化が認められていないため、電子署名を利用することができません。
例えば、任意後見契約書や事業用定期借地権設定のための契約書、農地の賃貸借契約書などは書面での契約書作成が必要となります。
事業用の借地・借家契約やマンション管理等の委託契約書、宅建業者の媒介契約書などはこれまで書面での契約書作成が義務付けられていましたが、2022年に施行された改正宅建業法により契約書の電子化が可能になりました。
ただし、これらは不動産や投資信託などに関するごく一部の契約であり、企業で交わされるほとんどの契約は電子署名によって電子化することが可能です。
取引先の理解が必要
いきなり文書を電子化して取引先に配信してしまうと、取引先は困惑してしまうでしょう。
電子署名を活用して文書のやり取りを電子化するには、取引先の理解が欠かせません。
電子署名を用いた契約・取引の流れやメリットについて事前に説明し、電子化する旨について合意を得ておきましょう。
また、書面での契約を希望する取引先については引き続き書面で郵送するなど、柔軟な対応を心掛けることが大切です。
電子署名の仕組み
次は、電子署名の仕組みについて簡単に確認していきましょう。
公開鍵暗号方式
電子署名には、公開鍵暗号方式という仕組みが応用されています。
公開鍵暗号方式とは、2本で一組の暗号用の鍵を用い、片方の鍵で暗号化するともう片方のペアとなる鍵でしか復号できないという暗号方式で、広く公開される「公開鍵」と、当人のみが保持する「秘密鍵」という2つの鍵を用いて、第三者による盗み見や情報漏えいを防ぐ仕組みです。
この公開鍵暗号方式を用いることで、もしも第三者が公開鍵で暗号化された電子文書を入手することができても、秘密鍵がない限り暗号を解除することができず、不正を防止することができます。
電子証明書の発行
電子署名を利用する際は、認証局に電子証明書の発行申請を行います。
電子証明書とは、第三者機関である認証局（CA）によって発行される証明書で、電子署名が「実印」だとすれば、電子証明書は「印鑑証明書」の役割を果たします。
認証局では、申請者の本人確認を厳正に行い、電子証明書と公開鍵・秘密鍵を交付します。
電子署名の利用者は、電子署名を施す文書データを公開鍵で暗号化し、電子証明書と共に取引先へと送付し、秘密鍵は自社で保有しておきます。
取引先は、電子証明書を使って発行者本人によって作成されたことを確認することができ、発行者が持つ秘密鍵を使って暗号化を解除することで改ざんされていないことを確認することができます。
タイムスタンプの付与
電子署名はタイムスタンプとセットで用いられます。
タイムスタンプとは、電子文書などが作成された日時を記録し証明するための技術です。
電子文書にタイムスタンプを付与することで、「その時刻に電子文書が存在したこと」と「その時刻以降に改ざんされていないこと」を証明することができます。
電子署名と組み合わせることで、「誰が」「いつ」作成した電子文書なのか、そして作成後に改ざんが加えられていないことを証明することができ、電子文書の原本性をさらに高めることが可能です。
以下の記事では、タイムスタンプについて詳しく解説しているので、あわせてご確認ください。
電子署名を用いた契約の電子化なら「invoiceAgent 電子契約」
最後に、電子署名を用いて安全な電子契約を実現する「invoiceAgent 電子契約」についてご紹介します。
「invoiceAgent 電子契約」は、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子契約サービスで、既存システムを変更することなく契約業務を電子化し、ペーパーレス・ハンコレスを促進します。
次は、「invoiceAgent 電子契約」の特徴として以下の3点をご紹介します。
電子署名＆タイムスタンプで契約の有効性を担保
「invoiceAgent 電子契約」では、ウイングアーク１ｓｔが立会人となって電子署名とタイムスタンプを付与し、契約が「誰によって」「いつ行われたのか」を証明します。
また、契約締結後には、タイムスタンプと電子署名が施された完了証明書が出力されるので、信頼性とセキュリティを担保した電子契約が可能になります。
クラウド上で完結するため契約が迅速化
「invoiceAgent 電子契約」を利用することで、契約書の作成から社内承認、契約締結までの一連の流れをクラウド上で完結することができます。
契約書の印刷や社内承認、取引先への郵送・返送といった、紙の契約手続きで発生する面倒な手作業が不要なので、契約業務の迅速化に効果を発揮します。
他製品との連携で業務の電子化を加速
ウイングアーク１ｓｔが提供するクラウドサービスとの連携により、契約書以外の文書の電子化を加速することが可能です。
たとえば、「invoiceAgent AI OCR」は、紙の文書を高精度なOCR（光学的文字認識）エンジンで電子データ化することができます。
また、「invoiceAgent 電子取引」は契約に紐づく請求書などの企業間取引文書をWeb配信することが可能で、「invoiceAgent 文書管理」では、契約書や関連文書の一元管理を実現します。
まとめ
今回は、電子署名の概要やメリット、仕組みについてご紹介しました。
ペーパーレスやDXの動きが活発化するなか、電子署名は電子文書のやり取りを安全に行うために必要不可欠な技術だと言えます。
紙による契約業務に課題を感じている企業や、電子契約サービスの導入を検討している企業は、今回ご紹介したウイングアーク１ｓｔの「invoiceAgent 電子契約」のご利用をぜひご検討ください。
