【基本編】2022年改正電子帳簿保存法「Q&A（一問一答）」をわかりやすく解説

法対応作成日：2022.09.20　更新日：2024.02.08

2022年（令和4年）1月1日より電子帳簿保存法が改正されたことで、多くの要件が緩和され、これまで対応に踏み出せていなかった企業でも、導入がしやすくなりました。

一方で、
「そもそも内容が難しい…」
「国税庁の公式サイトを見てもイマイチ解読できない…」
という方も多いのではないでしょうか。

この記事では、電子帳簿保存法に関するお問い合わせを数多く受けている文書情報管理士監修のもと、よくある質問の内容についてわかりやすく解説します。

改正のポイントについては、「電子帳簿保存法とは？近年の改正内容や対応のポイントをわかりやすく解説！」の記事にて詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

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電子帳簿保存法の改正により要件が緩和された一方で、企業として適切な対応をするためには押さえるべきポイントがあります。

・どのような流れで対応を進めればいいのだろう…

・自社にはどんなシステムが合うのだろうか…

とお悩みの方へ、電子帳簿保存法対応のための5つのステップをご紹介します。

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電子取引の要件は受け取り手側だけ対応すればいいの？

電子取引とは、データのやりとりで成立する取引のことを指しますが、具体的には以下が該当します。

EDI（電子データ交換）
インターネット
電子メール
FAX

これまでは電子取引でやりとりしている情報（請求書や領収書など）を紙に出力して保存することが認められていました。

しかし、今回の改正により紙で保存することが認められなくなるため、現在電子取引の情報を紙で出力し、書面での保存をもって電子的記録に代えている場合は、運用の見直しが必要です。

【重要なお知らせ】
2021年12月に公表された令和4年度税制改正大綱により、2022年1月より適用予定だった「電子取引における電子保存の義務化」について、2年間の猶予が認められることが発表されました。

「2022年1月電子取引の紙保存が廃止に！NG運用と対応方法【文書情報管理士が解説】」の記事では紙保存の廃止について詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

今未対応の場合、2022年1月以降も電子取引した情報を紙に出力して保存していいの？

「電子取引の紙保存措置の廃止」要件は、電子帳簿保存法に対応しているかどうかに関わらず、すべての企業が対象になります。

したがって、全ての企業が2024年1月1日以降、電子取引した情報を紙に出力して保存することがNGとなります。

以下の条件を満たす場合には、2年間の猶予が認められます。

所轄税務署長がやむを得ない事情があると認める
保存すべき電子データを書面に出力して保存し、税務調査等の際に提示または提出ができるようにしている

なお、やむを得ない事情の認定については、所轄税務署長への申請手続き等は不要です。

紙保存が認められる猶予期間は、2023年12月31日までです。
2年間の猶予ができたからこそ、現在電子取引の取引情報を紙で出力し、書面で保存している場合には、運用の見直しを進めましょう。

※国税庁の公式サイト「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問1」より

FAXは電子取引に該当するの？

「FAXは通信してデータを授受するものだから、電子帳簿保存法の電子取引に該当するのでは…」
「とはいえFAXは受信と同時に紙へ印刷されるため、電子取引の要件を満たして電子保存することなんてできるだろうか…」
と気になっていた方も多かったのではないでしょうか。

結論としては、下図のように従来型のFAXは紙取引と同等に扱えることとなり、令和4年以降も書面での保存が認められます。

一方で、書面化する事なく電子データで送信したり、電子データで受信・保存したりする場合は電子取引となりますので注意が必要です。

複合機を使ったり、何らかのFAXソフトウェアを使ったりして書面を介さずにFAXデータを授受するケースは電子取引に該当しますので、令和4年以降は電子取引の要件を満たして電子保存するようにしましょう。

電子取引に対応して保存する文書は何年間保存が必要？

書面と同様で税法の規定に従います。電子取引に限らず、税務・会計上、決算・申告に関係する書類は法人税法で確定申告書の提出期限の翌日から（青色申告法人では事業年度の末日から2ヶ月後から）7年間保存する義務があります。

ただし、繰越欠損金が出た場合は10年間の保存が必要です。

実際の運用上、年度により保存期間を分けて管理することは煩雑であるため、書類の種類に関わらず保守的に10年間保存する企業が多いようです。

※国税庁の公式サイト「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問4 回答ニ」より

2022年1月以降も電子取引情報を紙で保存していた場合、どんな罰則があるの？

取引情報が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりすることはありません。

しかし、2024年1月以降、特段の事由が無いにも関わらず、適正な処理がされていない場合には、青色申告の承認取り消しの可能性があります。ただし、青色申告の承認の取消しについては、「事務運営指針」に基づいて、青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上で行うこととされています。

また、国税関係書類以外の書類とみなされず、経費対象にならない場合があります。ただし、その申告内容の適正性については、税務調査の際に追加的な説明や資料提出、取引先の情報等を総合勘案して確認されることとなります。

青色申告の承認が取り消された場合、企業のレピュテーションを損なうことになりますので、2024年1月までに運用を見直して対応を進めましょう。

※国税庁の公式サイト「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問42」より
※国税庁の公式サイト「お問い合わせの多い質問（2021年11月）補4」より

ちなみに、重加算税の10%加重が課されるのは、電磁的記録の隠蔽や仮装をして故意に所得税、法人税又は消費税をごまかした場合です。したがって、2022年1月以降に電子取引の取引情報を紙出力して保存をしていた場合では直ちに重加算税が課されることはありません。

※国税庁の公式サイト「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問40および　税務通信 3662号」より

簡単に法対応ができる「電子帳簿保存法対応スイート：invoiceAgent」

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AI OCRによる文書の電子化や文書管理をワンストップで行うことができる「invoiceAgent」は、電子取引だけでなく、紙で受領した場合のスキャナ保存にも対応しています。

そのため、今の運用を大きく変更するといった負荷を最小限に、スムーズに電子帳簿保存法への対応をはじめることが可能です。

また、「invoiceAgent」は、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）による認証を取得しているソフトウェアです。

電子帳簿保存法に対応するための法的要件を満たしているため、安心して導入いただけます。