図面管理とは？効率化・電子化のポイントやシステムを紹介！

図面管理の基礎知識

図面管理とは、製品の設計図面や建築図面などを保存・管理することを指します。

とくに建設業や製造業では多くの図面を扱い、業務のなかで確認する機会も多いため、必要なときに速やかに取り出せるように管理しておく必要があります。

また、扱う図面の種類によっては、建築士法や製造物責任（PL）法などの法律によって一定期間の保存が義務付けられているため、破損・紛失はもちろん、改ざんなどの不正を防止する管理体制が求められます。

図面管理の主な方法としては、印刷した図面を仕分け・ファイリングして書庫などに保管する従来の方法のほか、近年は文書管理システムや図面管理システムを用いて図面をデータとして管理する方法も普及しつつあります。

紙ベースの図面管理でよくある課題

専用のシステムを用いて電子的に図面管理を行う方法があるとお伝えしましたが、長年の慣例から現在も紙媒体で図面を管理しているという企業は少なくありません。
しかし、紙ベースでの図面管理は、以下のような課題が発生しがちです。

次は、紙の図面管理で起こりがちな課題について詳しく確認していきましょう。

業務効率の低下

図面を紙媒体で扱っている場合、業務効率が低下してしまいがちです。
たとえば、製品ロットや顧客ごとに図面を仕分けしてファイリングする手間が発生するほか、過去の図面を参照する際は大量の書類のなかから取り出さなければなりません。
また、図面の版管理（バージョン管理）も煩雑になりがちで、最新の図面がわからずミスが発生してしまうリスクも高まります。

印刷・輸送・保管コストの負担増加

コストが増大化しやすいという点も、紙ベースでの図面管理の課題と言えます。
紙媒体で図面管理を行っている場合、図面の追加や情報更新のたびに印刷コストが発生し、拠点間での図面のやり取りが発生する際には輸送コストも発生します。
また、図面を保管するためのファイルやキャビネット、書庫などのスペースも確保しなければならず、図面の数が増えるほどに備品・設備コストが大きくなってしまいます。

セキュリティ面の不安

図面の種類によっては、社外秘の機密情報や、社内でも一部の従業員しか閲覧できない情報が含まれる場合も多いでしょう。
図面を紙媒体で管理している場合、第三者による持ち出しや盗み見、改ざんを防ぐための物理的な対策と運用ルールの徹底が求められます。
また、経年変化や自然災害などによって、図面の見読性が損なわれてしまうリスクもあるため、保管環境にも注意を払う必要があります。

図面管理を電子化するメリットとは？

ここまでは、紙媒体での図面管理でよくある課題を紹介してきました。

紙ベースの図面管理で発生しがちな課題を解消するには、文書管理システムや図面管理システムを用いて図面を電子的に管理する方法が有効です。
次は、図面管理を電子化することのメリットとして、以下の3点を紹介していきます。

図面管理の業務効率化

図面管理を電子化することで、業務効率化につなげることが可能です。
図面をデータ化して運用することで印刷する必要がなくなり、PCなどのデバイス上で仕分けや図面共有を行うことが可能になります。
また、ファイル名や図面に記載された情報で検索を行うことができ、モバイル端末を用いて製造現場から図面を閲覧することができます。
そのため、わざわざ現場から帰社して図面を確認したり、担当部署に問い合わせて図面を取り寄せたりといった手間を解消することが可能です。

図面に関わるコスト削減

図面管理を電子化することで、紙ベースでの管理で発生していたコストを削減することが可能です。
図面をデータとして扱うことで、印刷・輸送コストがかからないだけでなく、物理的な保管スペースを必要としないため、備品・設備コストも削減することができます。
また、先述の業務効率化によって作業工数が削減されれば、人的コストの節約にもつなげることができるでしょう。

ガバナンス・セキュリティの強化

図面管理の電子化によって、ガバナンス・セキュリティ強化にも効果が期待できます。
先述の通り、図面は法律によって一定期間の保存が義務付けられているものも多く、不正な持ち出しや改ざんなどを防ぐ管理体制が求められます。
システムを用いて図面管理を電子化することで、保存している図面データへのアクセス権限を個別に設定したり、システムログを残すことで改ざんなどの不正を防止・検知することが可能になります。

図面管理の電子化・効率化に「invoiceAgent 文書管理」

図面管理を電子化することで、多くのメリットが期待できることがわかりました。

次は、図面管理の電子化を実現する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 文書管理（インボイスエージェント文書管理）」を紹介します。
では、「invoiceAgent 文書管理」が図面管理に役立つ理由を見ていきましょう。

アップロードした図面を自動で仕分け・保存

「invoiceAgent」は、電子化した書類の一元管理を実現するソリューションです。
設計・製造部門が作成した図面をPDFデータで取り込み、指定したルールに基づいて自動で仕分け・保存を実行します。
そのため、手作業と目視による仕分け・ファイリング作業の手間を削減することができ、部門や拠点の垣根を超えて図面管理の運用ルールを一元化することが可能です。

高度な検索機能で速やかに閲覧可能

「invoiceAgent 文書管理」には、高度な検索機能が備わっています。
文字や数字、日付、文書IDなどのさまざまな項目で検索することができ、完全一致・部分一致や範囲検索などにも対応しています。
そのため、必要な図面を速やかに呼び出すことができ、ノートPCやタブレットなどのモバイル端末でどこからでも閲覧することが可能になります。

図面管理のセキュリティ強化

「invoiceAgent 文書管理」の活用によって、図面管理のセキュリティを高めることも可能です。
たとえば、電子署名やタイムスタンプ機能によって図面の原本性を担保したり、証跡管理機能によって保存している図面に対して「いつ、誰が、何をしたか」を確認することができます。
また、図面単位で版管理を行うことができ、必要に応じて過去の版を閲覧・復元することも可能です。

OCR機能で図面内のテキストをデータ化

「invoiceAgent 文書管理」のOCR機能を利用して、紙媒体で保管している図面内のテキストをデータ化することも可能です。
異なる特徴を持つ5つのOCR／AI OCRエンジンを登載しているほか、読み取り画像の自動補正機能を備えているため、活字・手書き文字を問わず図面を高い精度でデータ化することができます。

システム連携でさらに便利に

「invoiceAgent 文書管理」は、各種アダプターやWeb APIを用いることで他システム・ツールと連携することが可能です。
たとえば、ERPシステムとの連携で管理している図面を製品ロットや顧客情報と紐づけたり、ワークフローシステムと連携して図面作成・管理における社内承認を電子化したりと、さらなる業務効率化を図ることができるでしょう。

「invoiceAgent 文書管理」で図面管理を効率化した事例

最後に、「invoiceAgent 文書管理」を利用して図面管理の電子化・効率化を実現した企業事例をご紹介します。

年間3,000枚作成する図面管理の電子保管・運用（京都電子工業）

分析計測機器の専門メーカーとして業界を牽引する京都電子工業株式会社は、図面管理の効率化を図り「invoiceAgent」を導入しました。

同社では従来、自社製品の設計・製造に用いる図面やマニュアルの管理をスタンドアローン型の文書管理システムで行っていました。
しかし、外部システムとの連携機能が不十分で、図面やマニュアルを使用する際は紙に印刷して参照したり持ち運んだりしなければならず、使い勝手の面で課題を感じていました。

そこで同社は「invoiceAgent」を活用し、社員がシームレスにデータへとアクセスでき、必要な図面を速やかに呼び出せる仕組みづくりに着手しました。
クラウド型の「invoiceAgent」に移行したことで、モバイルPCやタブレットがあればどこでも図面を参照可能な環境を実現。
また、同社がかねてより利用してきた既存の製造系ERPとのAPI連携により、製品ロットと図面データが紐づき、必要な図面データを速やかに検索できる仕組みを実装しました。

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京都電子工業株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

グローバル＆リアルタイムで図面・技術情報などのアクセスコントロール（松井製作所）

プラスチック成形に関わる機器の開発・製造・販売を手がける株式会社松井製作所は「invoiceAgent」を導入し、図面・技術資料の共有・閲覧のための新たなネットワーク構築に成功しました。

同社では従来、設計図面や技術情報を紙媒体で扱っており、情報更新や新規追加のたびに印刷し、世界各地の拠点に郵送する手間やコストが発生していました。また、文書管理の方法については各拠点に委ねられていたため、セキュリティ・ガバナンスの面でも不安視されていました。
そこで同社は、「invoiceAgent」を活用した新たな情報共有の仕組みづくりに着手しました。

「invoiceAgent」の導入により、世界中のどこからでも必要な図面をすぐに参照できる仕組みを実現し、図面の更新や追加のたびに発生していた手間やコストが大幅に減少。
さらに、本社で図面を一元管理する体制が整い、アクセス権限を厳密にコントロールできるようになったことでセキュリティ・ガバナンスの向上にも効果を実感しています。

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株式会社松井製作所のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、建設業や製造業にとって欠かせない図面管理に焦点を当て、よくある課題や電子化のメリットなどをご紹介しました。

紙ベースで行っていた図面管理を電子化することで、業務効率化やコスト削減、セキュリティの向上など、さまざまなメリットが期待できます。

現在紙ベースで図面管理を行っている企業は、今回ご紹介した「invoiceAgent 文書管理」で図面管理を電子化することを検討してみてはいかがでしょうか。