内部統制とは？
内部統制を簡単に説明すると、「企業が経営目標を達成するために、事業活動を健全かつ効率的に運営するための仕組み」です。
金融庁では、「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」のなかで内部統制を以下のように定義づけています。
内部統制とは、基本的に、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、事業活動に関わる法令等の遵守並びに資産の保全の4つの目的が達成されているとの合理的な保証を得るために、業務に組み込まれ、組織内の全ての者によって遂行されるプロセスをいい、統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング（監視活動）及びＩＴ（情報技術）への対応の6つの基本的要素から構成される。
（引用：財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準｜金融庁）
粉飾決算や機密情報の漏えいといった不祥事は、企業の存続を脅かす重大なリスクです。
そして、これらの不祥事は故意に行われるものだけでなく、業務フローの不備や従業員の不注意によって引き起こされるケースも存在します。
内部統制は、そのような不祥事によるリスクを排除し、健全かつ合理的に事業活動を行うために必要な仕組み・ルールなのです。
内部統制報告制度（J-SOX法）とは？
内部統制は組織の規模に関わらず重要な取り組みですが、とくに上場企業においては内部統制の整備が必須です。
その理由に、上場企業に適用される「内部統制報告制度（J-SOX法）」の存在があります。
内部統制報告制度（J-SOX法）とは、金融商品取引所に上場している企業に対して、事業年度ごとに「内部統制報告書」の提出を義務付ける制度のことです。
この内部統制報告制度により、上場企業は財務報告に係る内部統制の整備・運用に取り組み、その状況を評価して報告しなければなりません。
コーポレートガバナンスとの違いや関係性
内部統制と混同しやすい用語に、コーポレートガバナンスがあります。
コーポレートガバナンスとは「企業経営を監視する仕組み」のことで、企業の不正や経営者による独善的な経営を防止し、中長期的な成長を図ることを目的としています。
内部統制は「主に経営者の立場から組織を統治するための仕組み」であるのに対し、コーポレートガバナンスは「主に株主の立場から企業経営を監視する仕組み」であり、内部統制はコーポレートガバナンスの一要素とも言えます。
内部統制の目的と基本要素
次に、内部統制の目的と基本要素を確認していきましょう。
内部統制の4つの目的
内部統制には、大きく以下4つの目的が存在します。
- 業務の有効性および効率性
- 財務報告の信頼性
- 事業活動に関わる法令等の遵守
- 資産の保全
内部統制の4つの目的について、それぞれ詳しく確認していきましょう。
（1）業務の有効性および効率性
内部統制の1つめの目的が、「業務の有効性および効率性」です。
無駄な業務や非効率な業務は、経営状況を悪化させる要因であり、経営目標の達成を阻害してしまいます。
内部統制の強化に取り組み、業務の有効性および効率性を高めることで、経営目標達成に向けて合理的に事業活動を進めることが可能になります。
（2）財務報告の信頼性
内部統制の2つめの目的は、「財務報告の信頼性」です。
企業は事業活動のなかで、さまざまなステークホルダーに対する責任を負います。
企業による財務報告が実際の状況とかけ離れていれば、株主や投資家、取引先などのステークホルダーが損害を被るリスクが高まってしまうでしょう。
財務報告の信頼性を担保してステークホルダーへの責任を果たすために、内部統制の取り組みが不可欠だと言えます。
（3）事業活動に関わる法令等の遵守
内部統制の3つめの目的は、「事業活動に関わる法令等の遵守」です。
もしも企業が法令に従わずに事業活動を行えば、法的に罰せられるだけでなく社会的信頼も失墜し、事業活動を継続することができなくなってしまうでしょう。
企業が継続的かつ健全な成長を目指すためには、内部統制に取り組み、法令をはじめとした各種規則・規範の遵守を徹底する仕組みを構築する必要があります。
（4）資産の保全
内部統制の4つめの目的が、「資産の保全」です。
資産は、企業が事業活動を行い利益を得るための元手であり、経営目標を達成するために不可欠な要素です。
内部統制は、資産を適切に管理・運用していく仕組みを整備するという意味でも重要な取り組みだと言えます。
内部統制の6つの基本要素
先述した4つの目的を達成するために必要な、内部統制の6つの基本要素があります。
- 統制環境
- リスクの評価と対応
- 統制活動
- 情報と伝達
- モニタリング
- IT（情報技術）への対応
これらの基本要素はそれぞれ独立しているわけではなく、相互に深く関係しています。
では、内部統制を構成する6つの基本要素について詳しく確認していきましょう。
（1）統制環境
「統制環境」とは、内部統制の4つの目標を達成するための環境を指し、他5つの基本要素の基盤とも言える重要な要素です。
たとえば、経営方針や理念、組織構造、慣行など、内部統制に対する意識に影響を及ぼす事柄が統制環境に該当します。
（2）リスクの評価と対応
「リスクの評価と対応」とは、事業活動を取り巻く大小さまざまなリスクを認識・評価し、適切な対応策を講じることを指します。
リスクマネジメントとも言い換えることができ、内部統制の目的を達成するために欠かせないプロセスです。
（3）統制活動
「統制活動」とは、組織としての決定事項を適切に実行するための仕組みづくりを指します。
具体的には、職務権限や職責の明確化や、社内規定や業務マニュアルの整備などが統制活動に該当します。
（4）情報と伝達
「情報と伝達」とは、必要な情報を適切に識別・処理し、関係者に対して正確に伝達するための仕組みを指します。
然るべきタイミングで関係者に情報伝達を行うとともに、伝達された情報を適切に把握・処理できるような体制を構築することが重要です。
（5）モニタリング
「モニタリング」は、内部統制が有効に機能しているかを継続的に監視・改善するための要素です。
モニタリングには、業務の担当者や管理者によって日常的に行われる「日常的モニタリング」と、独立した視点から内部統制の有効性を評価する「独立的評価」の2つがあります。
（6）IT（情報技術）への対応
「IT（情報技術）への対応」とは、組織内外のIT環境に適応し、ITを有効かつ適切に活用・運用することを指します。
各産業でのDX化が進む現代、経営目標を達成するためにはIT環境への理解と整備は不可欠な要素だと言えます。
内部統制の強化に取り組むメリット
企業が内部統制強化に取り組むことで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。
次は、内部統制に取り組む主なメリットとして以下の4点をご紹介します。
- 社会的信用の獲得
- 生産性の向上
- 事業継続性の向上
- 社員のモチベーション向上
社会的信用の獲得
内部統制の強化に取り組むことで、財務状況の透明性やコンプライアンス意識が向上し、社会的信用が高まります。
それにより、資金調達や企業取引、さらには人材獲得の面でも良い影響が期待できるでしょう。
生産性の向上
内部統制に取り組むメリットとして、生産性の向上を挙げることができます。
先述の通り、内部統制には「モニタリング」や「IT（情報技術）への対応」など、業務の効率性や有効性の評価・改善につながる要素が含まれています。
内部統制に取り組み、継続的に業務の効率性や有効性の評価・改善を繰り返すことで、結果的に組織としての生産性向上につなげることができるでしょう。
事業継続性の向上
内部統制の強化に取り組むことで、事業継続性の向上にもつながります。
先に述べたように、故意か否かに関わらず、不祥事は企業の存続を脅かす重大なリスクです。
内部統制の整備によりコンプライアンスが徹底されれば、不祥事などによる業務停止や倒産リスクが軽減し、事業継続性を高めることができるでしょう。
社員のモチベーション向上
内部統制に取り組み、守るべきルールが明確化されたり、業務の効率性や有効性が改善されることで、従業員の働きやすさが向上します。
また、人事評価や給与制度などの社内制度が整備されることで、従業員のモチベーションアップにも効果が期待できるでしょう。
その結果、社員のパフォーマンスが改善し、生産性の向上や人材の定着にもつながります。
文書の電子化が内部統制強化に効果的
ここまでは内部統制の基本的な知識や取り組むメリットについて紹介してきましたが、「具体的になにから取り組めばよいかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような場合、内部統制強化の第一歩として文書の電子化から始めてみるのも一策です。
次は、文書の電子化が内部統制強化につながる理由について見ていきましょう。
業務の効率化・自動化
文書の電子化は、業務の効率化・自動化に効果を発揮します。
企業では、業務のなかで日々さまざまな書類を扱いますが、それらを紙媒体で運用している場合、手渡しによる回覧や押印、目視による確認と手入力、取引先への郵送など、非効率な作業が発生してしまいます。
文書を電子化することで、文書の作成や管理、取引先への配信などをPCなどのデバイス上で完結することができ、業務を効率的に遂行することが可能になります。また、RPAツールとの連携により、照合作業や入力作業といった定型業務を自動化することもできるでしょう。
監査の負担軽減
文書を電子化することは、内部統制強化の一環で行われる監査の負担軽減に効果的です。
監査では、さまざまな書類を準備する必要があり、監査人から書類の追加提出を求められるケースもあります。
文書を紙で運用している場合、大量の書類の中から書類を探し出して準備・提出しなければならず、大きな手間がかかってしまうでしょう。
文書の電子化が進んでいれば、必要な書類を速やかに検索・出力することができるため、監査対応の効率化や負担軽減が可能です。
セキュリティ・ガバナンス強化
情報資産のセキュリティ・ガバナンス強化という観点でも、文書の電子化は有効な手段だと言えます。
内部統制の目的に「資産の保全」がありますが、企業が所有する資産には文書などの「情報資産」も含まれます。
しかし、文書を紙媒体で管理している場合、災害による情報資産の消失などのほか、不正な持ち出しによる情報漏えいなどのリスクが付きまといます。
一方、電子化された文書であれば、物理的に紛失・破損してしまう恐れがなく、システムで証跡管理を行ったり閲覧権限を個別に設定することが可能です。
文書の電子化に役立つ電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」
次は、文書の電子化に役立つ具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。
紙文書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙文書のデータ化を実現するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」には、高精度な5つのOCRエンジンと、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能が備わっています。
OCRエンジンは、読み取り項目にあわせて選択することができ、複数のOCRエンジンを選択することも可能です。
これらの特徴により、紙で受領・保管している文書を高い認識率でデータ化し、目視や手入力による業務の正確性・効率性を高めることができます。また、RPA連携によって自動化を目指した運用も可能です。
文書の一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、データ化した文書の一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」や他システムから出力・作成した文書データをまとめて取り込み、自動で仕分け保存を行います。
また、高度な検索機能によって、取引日付や取引先名、金額などの条件で速やかに文書を参照・出力することが可能です。
さらに、証跡管理機能によってデータの作成から廃棄までを記録することができ、保存期間に応じて自動削除することもできます。
これらの特徴により、内部統制・ガバナンスを強化しつつ、効率的な文書のライフサイクルマネジメントを実現します。
文書の電子化により内部統制強化に成功した事例
最後に、「invoiceAgent」をはじめとしたウイングアーク１ｓｔのソリューションで内部統制強化を促進した企業事例をご紹介します。
帳票管理システムの構築で内部統制への対応が可能に（ヤクルト本社）
株式会社ヤクルト本社は以前、メインフレームを活用した業務システムを20年以上運用しており、システムの老朽化や外部環境の変化に迅速に対応できないことから、オープンシステムへの移行が課題に挙げられていました。
そこで、外部環境の変化に柔軟に対応でき、10年先も有効活用できるシステムの実現を目指し、帳票基盤ソリューション「SVF」を中心にシステムの再構築を行いました。
「SVF」を軸とした新たな帳票管理システムによってペーパーレス化が進み、コスト削減および業務効率化に大きな効果を実感。
さらに、SVFで構築した帳票管理システムを、内部統制の対応に向けた基盤として活用できる点も思いがけぬ収穫として評価しています。
▼事例詳細はこちら
株式会社ヤクルト本社のSVF導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、内部統制の意味やメリット、文書の電子化が内部統制強化に有効な理由についてご紹介しました。
健全かつ効率的な企業経営を行うためには内部統制が非常に重要であり、内部統制強化の取り組みは上場・非上場を問わず企業にとって多くのメリットが期待できます。
内部統制強化のために何から取り組むべきかわからないという方は、今回ご紹介した情報も参考に、文書の電子化から着手してみてはいかがでしょうか。
