電子取引の基礎知識
まずは基礎知識として、電子取引の意味や具体例、電子帳簿保存法の概要について確認していきましょう。
電子取引とは？
電子取引とは、電子データによって取引情報の授受を行う取引方法です。
ここでいう取引情報とは、「取引に関して交付・受領する注文書や契約書、請求書などの書類に通常記載される事項」のことを指します。
電子取引の代表的な例として、以下のような取引を挙げることができます。
- 電子メールで送受信した請求書データ
- WebサイトからダウンロードしたPDF形式の領収書
- クラウドサービスで発行した契約書
- EDIシステムを介した取引データの送受信
- ペーパーレスFAXで受信したPDF形式の注文書
など
なお、取引先から受領した紙媒体の文書をOCR（光学的文字認識）などを使ってデータ化した場合、電子取引には該当しません。
あくまで電子データとして授受した取引情報のみが電子取引に該当することを覚えておきましょう。
電子帳簿保存法とは？
電子取引と関連するキーワードに「電子帳簿保存法」があります。
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の全部または一部について、電子データによる保存を認める法律のことで、「電帳法」と省略されるケースもあります。
電子取引は電子帳簿保存法で定められている保存区分のひとつであり、ほかには「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」という保存区分があります。
電子帳簿保存法では、電子取引で受領した取引情報を印刷して紙媒体として保存する「紙の保存に代える措置」が認められていました。
しかし、2022年1月に施行された法改正により「紙の保存に代える措置」が廃止され、電子データで受領した取引情報は電子データのまま保存することが原則となりました。
ただし、2023年12月までは宥恕措置が、2024年1月からは猶予措置が設けられており、2024年1月以降も以下すべての要件を満たす場合には電子取引情報の書面保存が認められます。
- 保存要件を満たして保存が難しい相当の理由があること、所轄の税務署に相当の理由があると認められること
- 税務調査時に要求されたデータのダウンロードの求めに応じること
- 税務調査時に要求された書面の提示または提出の求めに応じられること
以下の記事では、電子帳簿保存法の詳細や対応方法を解説しています。電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、あわせてお読みください。
電子取引のメリット
次に、電子取引のメリットとして、以下の3点を紹介します。
- 取引の効率化・迅速化
- ペーパーレス化によるコスト削減
- テレワークの促進
- 文書管理の効率化
各メリットについて詳しく確認していきましょう。
取引の効率化・迅速化
電子取引のメリットとして、企業間取引の効率化・迅速化を挙げることができます。
紙の文書を使った企業間取引では、書面の印刷や、承認者による押印、郵送準備といった作業が発生します。
しかし、取引先の手元に届くまでに数日のタイムラグが発生してしまうだけでなく、記載内容に不備が見つかった場合、修正して印刷・押印・郵送を再度行う必要があり、取引のスピード感を損ねてしまいます。また、承認者がオフィスに不在で業務が停滞してしまうケースも考えられるでしょう。
電子取引の場合、PCなどのデバイス上で帳票の作成・押印を行うことができ、内容に不備があった場合も速やかに修正することができます。また、インターネットを介して帳票を配信するため、郵送のようにタイムラグが発生してしまうこともありません。
そのため、紙媒体よりも効率的かつスピーディーに取引を進めることができるでしょう。
ペーパーレス化によるコスト削減
電子取引によって請求書などの文書がペーパーレス化されることで、コスト削減にも効果が期待できます。
紙ベースの企業間取引では、以下のようにさまざまなコストが発生します。
- 紙代・インク代などの印刷コスト
- 取引先への郵送コスト
- 帳票の保管スペース・備品コスト
- 収入印紙のコスト
など
電子取引であれば、上記のコストが不要になるだけでなく、先述した取引の効率化・迅速化の効果によって作業工数を削減できれば、人件費の節約にもつなげることができるでしょう。
テレワークの促進
電子取引は、テレワークの促進という面でも有効です。
先述したように、紙ベースの取引では書面の印刷や、承認者による押印、郵送準備といった作業が発生します。
これらの作業はオフィスでなければ実行するのが難しく、在宅勤務などのテレワークでは作業を完結することができません。
一方、電子取引であればPCなどのデバイス上で作業を完結することができるので、テレワーク中でも円滑に取引を進めることが可能です。
働き方改革の促進という観点でも、電子取引によるテレワーク推進は効果的だと言えるでしょう。
文書管理の効率化
紙ベースの取引から電子取引に切り替えることで、文書管理の効率化にもつなげることが可能です。
取引情報を電子データのまま保存することで、紙の書類にくらべて検索性が向上します。
社内や取引先から過去の取引情報について問い合わせがあった際や、監査で証憑の提出を求められた際も、速やかに対応することができるでしょう。
また、詳しくは後述しますが、電帳法に対応するうえでは「真実性の確保」の要件を満たすことになります。
これは、文書の改ざんを防止・検知する仕組みを整えることであり、要件を満たすことでおのずとガバナンスの強化にもつなげることができるでしょう。
電子取引の保存要件とは？
電子帳簿保存法では、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの保存要件が定められています。
電子取引の保存要件について、国税庁が公表している情報をもとに詳細を確認していきましょう。
真実性の確保
「真実性の確保」とは、電子取引データが不正に改ざんされないよう対策することを指します。
電子取引において「真実性の確保」に対応するためには、以下の処置のいずれかを行う必要があります。
（1）タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
（2）取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
（3）記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行えないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
（4）正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行う
（引用元：電子帳簿保存法が改正されました（令和３年12月改訂）｜国税庁）
可視性の確保
「可視性の確保」とは、電子取引データを必要なときに速やかに確認できる環境を整備することを指します。
電子取引において「真実性の確保」に対応するためには、以下を満たす必要があります。
・保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
・電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
・検索機能を確保すること
（引用元：電子帳簿保存法が改正されました（令和３年12月改訂）｜国税庁）
電子取引における電帳法対応のポイント
ここまでは、電子取引のメリットや電子帳簿保存法の保存要件を確認してきました。
次は、電子取引における電子帳簿保存法対応のポイントを確認していきましょう。
電子取引システムでの対応がおすすめ
電子取引における電子帳簿保存法の保存要件に対応する場合、電子取引システムを導入・利用する方法が一般的です。
システムを利用せずに保存要件に対応することも可能ですが、運用ルールの徹底や事務処理の負担が大きいため注意が必要です。
たとえば「真実性の確保」においては、「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を策定したうえで、規定を遵守した運用が求められます。
また、「可視性の確保」における「検索機能の確保」を満たすには、電子取引データのファイル名を「（取引年月日）_（取引先名称）_（取引金）」のように設定したり、ファイル名に連番を割り当てて、Excel等で作成した索引簿で管理したりといった対応が必要になります。
運用の煩雑さや負担の大きさを考慮すると、電子取引システムの導入・利用による電子帳簿保存法対応を強くおすすめします。
システム選びの際はJIIMA認証の有無を確認
電子取引システムを導入するのであれば、JIIMA認証の有無がひとつの基準となります。
JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証制度で、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに対して認証が与えられます。
電子取引であれば、「電子取引ソフト法的要件認証制度」の認証マークの有無で判別することができるほか、JIIMA公式サイトの「電子取引ソフト法的要件認証製品一覧ページ」でも確認することができます。
インボイス制度への対応可否もチェック
必須ではありませんが、インボイス制度に対応する機能が備わっているかもチェックすることをおすすめします。
インボイス制度とは仕入税額控除に関する新制度で、正式名称を「適格請求書等保存方式」と言います。
インボイス制度の開始後は、従来の請求書関連業務に加えて登録番号の照合や仕分け作業などが必要になり、負担が大きくなると予想されています。
インボイス制度に対応する機能を備えている電子取引システムであれば、インボイス制度開始後の請求関連業務を効率化することができるでしょう。
電帳法に対応するソリューション「invoiceAgent 電子取引」
次は、電子帳簿保存法に対応する電子取引ソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント 電子取引）」をご紹介します。
「invoiceAgent 電子取引」はJIIMA認証を取得しているため、電子帳簿保存法の電子取引要件に対応した運用を実現します。
また、デジタルインボイス（電子化した適格請求書）の標準規格である「Peppol（ペポル）」経由のデータ送受信に対応可能なので、2023年10月開始のインボイス制度への対応も同時に実現可能です。
PDF形式の帳票データをアップロードするだけで送受信を行うことができ、「invoiceAgent 電子取引」上で複数の取引先とのやり取りを管理することができます。
既存の帳票フォーマットをPDF化するだけで電子帳簿保存法に対応する電子取引を実現できるので、現場や取引先の混乱を防ぎつつスムーズに導入できる点もポイントです。
電帳法対応を見据えた「invoiceAgent」導入事例
最後に、「invoiceAgent」で電子帳簿保存法への対応を促進した事例をご紹介します。
Web配信で電帳法の対応基盤を整備（JFEスチール株式会社）
鉄鋼メーカーのJFEスチール株式会社は、「invoiceAgent」を導入して請求書のWeb配信を行う仕組みを構築し、電子取引における電子帳簿保存法への対応基盤を整えています。
「invoiceAgent」の導入以前、同社では取引先への請求作業を紙ベースで運用しており、請求書の発送や問い合わせ対応を人手で行っていました。
そうしたなか、新型コロナウイルス感染症の流行拡大により出社制限が広まり、請求書をデータで受け取りたいという取引先のニーズが増加。
これにより、書面での請求書発送のための出社と、取引先ごとに請求書をPDF化して送る作業が発生し、大きな負担となりました。
そこで同社では、担当部署の負担を軽減するとともに、電子帳簿保存法への対応も見据えて「invoiceAgent」を導入しました。
請求書のWeb配信が可能になったことで、自社および取引先の業務負担が削減されたほか、電子帳簿保存法の対応基盤の整備にも効果を発揮しています。
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電帳法対応を視野に入れ「invoiceAgent」を導入（三井住友ファイナンス＆リース）
国内トップクラスの総合リース会社として知られる三井住友ファイナンス＆リース株式会社は、「invoiceAgent」の導入により請求書などの紙帳票を電子配信に切り替えました。
同社では従来、毎月の請求書や支払通知書を印刷し郵送していましたが、郵送によるタイムラグや印刷・発送コストが課題となっていました。
そうしたなか、コロナ禍に入り全社的にリモート―ワークを推進する一方で、請求書の発行・郵送業務があることで出社しなければならない状況が発生していました。
これらの課題を解消するため、紙帳票を電子配信する仕組みの構築を決断。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を視野に入れつつ、金融機関としてのセキュリティ担保を考慮した結果、「invoiceAgent」の導入に至りました。
既存の帳票をPDF出力に変えるのみで自動仕分け・配信まで行うことが可能になり、取引先にはメールで通知が届き、専用サイトからダウンロードできる仕組みが整いました。
今後、一部の請求書については約5万社、その他の対外帳票も含めると約40万社以上の取引先に「invoiceAgent」の適用範囲を拡大する可能性もあり、従来の発送業務委託費と郵送料金のコストを最大で年間1億円削減することを目標としています。
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まとめ
今回は、電子取引の基礎知識やメリット、電子取引における電子帳簿保存法への対応方法についてご紹介しました。
電子取引には、取引の効率化・迅速化やコスト削減、テレワークの促進など、さまざまなメリットがあります。
ただし、電子取引に切り替えるのであれば、電子帳簿保存法への対応が不可欠です。
電子取引への切り替えを検討しているのであれば、電子帳簿保存法に対応する電子取引ソリューション「invoiceAgent 電子取引」の導入をぜひ検討してみてください。
