請求書の控え（写し）とは？
請求書の控え（写し）とは、取引先に送付する請求書原本とは別に、発行者側が手元に保管しておくものを指し、請求書原本のコピーとも言い換えることができます。
請求書や請求書控えは法的に発行が義務付けられている書類ではなく、発行せずに取引を進めることも可能です。
しかし、請求書および請求書控えを発行することにより、取引があったという客観的事実を残すことができます。
たとえば、もしも取引先から請求金額が誤っていると指摘があった場合、手元の請求書控えで速やかに金額を確認することが可能です。
請求書控えの保存期間・保存方法
法的に請求書および請求書控えの発行義務がないとお伝えしましたが、発行した場合には保存義務が生じます。
また、2023年10月からのインボイス制度開始後は、適格請求書発行事業者に対して、適格請求書（インボイス）の控えの作成および保存が義務付けられます。
次は、請求書控えの保存期間と保存方法について確認していきましょう。
請求書控えの保存期間
請求書原本と同様、請求書の控えに関しても税法によって一定期間の保存が義務付けられています。
法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間の保存が原則です。
なお、この保存期間は事業年度の確定申告の提出期限の翌日から起算します。
請求書控えの保存方法
請求書控えは書面での保存が原則とされています。
ただし、電子帳簿保存法の要件を満たしている場合、電子データとして保存することが認められています。
電子帳簿保存法が制定された当初は満たすべき要件のハードルが高く、帳票の電子保存に切り替える企業は多くはありませんでした。
しかし、近年の法改正により電子帳簿保存法の要件緩和が行われ、帳票を電子保存するハードルが下がりつつあります。
そして、帳票の電子化には後述する多くのメリットがあることや、インボイス制度開始後に請求関連業務の煩雑化が予想されていることから、帳票の電子化に着手する企業が増えてきています。
請求業務を電子化するべき理由
近年は請求書や請求書控えをデータ化し、請求関連業務の電子化を図る企業が増えつつあります。
次は、請求業務を電子化するべき理由について見ていきましょう。
企業間取引の効率化
請求業務の電子化は、企業間取引の効率化につながります。
従来の紙ベースの請求業務では、作成した請求書および控えを印刷して封入封緘し、郵送する作業が発生します。
取引先の手元に届くまでに数日間のタイムラグが発生するだけでなく、請求内容に誤りがあった場合には、改めて請求書および控えを作成・印刷して郵送する必要があるため、さらに多くの時間が掛かってしまいます。
請求業務を電子化していれば、印刷せずにデータのまま取引先に配信することができ、タイムラグが発生しません。
また、もしも請求内容に誤りがあった場合も、すぐに該当箇所を修正して再送することができます。
そのため、紙ベースの請求業務よりもスピーディーに取引を進めることが可能です。
文書管理の負担・コスト削減
請求業務を電子化することは、請求書控えの管理を効率化することにもつながります。
先述の通り、請求書控えを発行した場合には一定期間の保存が必要です。
紙ベースで請求書控えを保存する場合、取引先や取引年月日ごとに仕分け・ファイリングを行う手間が掛かってしまいます。
また、取引先や社内から過去の請求内容について問い合わせがあった際、大量の書類の中から当該の請求書控えを探し出すのに苦労してしまうでしょう。
請求書控えを電子データとして管理していれば、PC等のデバイス上で仕分けを完了することができ、取引先名や取引年月日などの条件でファイルを速やかに検索することも可能です。
また、印刷用の用紙やインク、保管のためのファイルやキャビネット、スペースを必要としないため、コスト削減にもつなげることができるでしょう。
インボイス制度での負担軽減にも有効
インボイス制度開始後の負担軽減にも、請求業務の電子化は有効です。
先に触れた通り、インボイス制度の開始後、適格請求書発行事業者には適格請求書（インボイス）控えの作成と保存が義務付けられます。
また、従来よりも請求書に記載すべき事項が増え、登録番号の確認なども必要になることから、今まで以上に請求業務が煩雑化することが予想されています。
インボイス制度開始後の負担を軽減するためにも、請求業務の電子化に着手する企業が増えつつあるのです。
とくに、デジタルインボイスの標準規格である「Peppol」に対応する形で請求書を電子化することで、インボイスのやり取りや管理を効率化することが可能です。
請求業務の電子化なら「invoiceAgent」
次は、請求業務の電子化を実現する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」を紹介します。
請求書データの送受信なら「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書などの企業間取引文書の送受信を電子化するソリューションです。
PDFファイルをアップロードするだけで取引先との間で帳票データを送受信することができ、複数の取引先とのやり取りを「invoiceAgent 電子取引」上で完結することができます。
また、請求情報がまとまったCSVファイルを所定のフォルダにアップロードすることで、PDFファイルを自動生成することも可能です。
さらに、郵送サービスもご利用いただけるので、郵送とWeb配信のハイブリッド運用にも対応することができます。
帳票データの一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、請求書や請求書控えを含む帳票データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent」でデータ化した文書はもちろん、他システムで作成・出力した文書もまとめて取り込み、あらかじめ設定してあるルールに基づき自動で仕分け・保存を実行します。
高度な検索機能を備えているので、さまざまな条件で保存文書を検索・参照することができ、必要に応じて出力することも可能です。
また、保存期間に応じた自動削除機能や証跡管理機能も搭載しているので、文書のライフサイクルを効率的かつ安全に管理することができます。
紙の請求書控えをデータ化するなら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、取引先から受け取った請求書や自社で発行した請求書の控えなど、紙媒体で保存している書類のデータ化を実現するソリューションです。
高精度な5つのOCR／AI OCRエンジンを搭載しており、読み取り文書の種類や様式に応じて適切なOCR／AI OCRエンジンを選択したり、ひとつの文書に複数のOCR／AI OCR処理を施したりすることができます。
また、読み取り文書の傾きや歪みを自動補正する機能も備わっているので、活字・手書きを問わず文字認識率の低下を防ぎつつスムーズにデータ化を進めることが可能です。
「invoiceAgent」で請求業務の電子化を実現した事例
最後に、「invoiceAgent」で請求業務の電子化を実現した企業事例をご紹介します。
請求書発行業務を紙からWeb配信に切り替え（エムオーテックス）
「LanScopeシリーズ」をはじめとしたソフトウェア開発・販売を手掛けているエムオーテックス株式会社は、「invoiceAgent」の導入により請求書発行をWeb配信に切り替えました。
同社では従来、紙ベースで請求書を発行しており、担当者2人で印刷・検印や封入封緘、郵送作業を行っていました。
しかし、担当者2人がかりで約40時間という工数がかかっており、人的作業のためミスが発生する可能性もありました。
そうしたなか、コロナ禍に入り一部の取引先に対してPDFとメールでの請求書送付を試みたものの、送付先や添付ファイルの確認などの紙運用以上の工数がかかってしまい、送付ミスのリスクも課題として残っていました。
そこで同社は、「invoiceAgent」により請求書発行をWeb配信に切り替えることを決断。
請求書発行作業にかかっていた工数が半減し、出社しなくても業務を遂行できる体制が整いました。
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エムオーテックス株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
請求・支払業務のデジタルシフトを推進（三井住友ファイナンス＆リース）
国内トップクラスの総合リース会社である三井住友ファイナンス＆リース株式会社は、「invoiceAgent」を利用して請求・支払業務のデジタルシフトを推進しました。
同社ではリース契約者向けの請求業務と、メーカー・販売会社向けの支払業務を紙ベースで行っていました。
しかし、紙ベースでの請求支払業務は郵送によるタイムラグや印刷・発送コストが大きく、リモート―ワークを推進するなかで出社しなければならない要因にもなっていました。
そこで同社は、これらの課題を解消するためにシステム導入の検討を開始。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を視野に入れつつ、金融機関としてのセキュリティ担保を考慮した結果、「invoiceAgent」の導入に至りました。
支払通知書の電子化からスタートし、次にリース契約者向けの請求書の一部を電子化。
将来的には、請求書やその他の対外帳票について約40万社の取引先に展開する可能性もあり、従来の発送業務委託費と郵送料金のコストを最大年間1億円削減することを目標としています。
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三井住友ファイナンス＆リース株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、請求書の控えに焦点を当てて、その役割や保存期間や保存方法、管理を効率化するポイントを解説してきました。
2023年10月のインボイス制度開始後、適格請求書発行事業者は適格請求書（インボイス）の控えを作成・保存することが義務化されます。
また、インボイス制度開始後は請求関連業務が今まで以上に煩雑化することから、業務負担の軽減を図る上でも請求書および控えの電子化は重要だと言えます。
現在、紙で請求書および請求書控えを扱っているのであれば、記事内でご紹介した「invoiceAgent」で請求関連業務の電子化に着手してみてはいかがでしょうか。
