支払管理とは？
支払管理とは、取引先への支払金額や支払期日などを管理する業務のことで、「買掛金管理」とも言います。
冒頭でも触れたように、企業間取引は掛取引で行われることが多く、未払いの取引について支払いが完了するまで適切に管理する必要があります。
また、支払管理を適切に行うことは、支払いに関するトラブルを防止するとともに、会社のお金の動きを管理して経営状況を正確に把握するためにも必要な業務だと言えます。
支払管理の基本的な流れ
支払管理は、基本的に以下のような流れで行われます。
- 請求書の受領・確認
- 支払管理表（支払予定表）の入力
- 支払先への振込作業
- 記帳・消込作業
まずは、支払管理業務の一連の流れを確認していきましょう。
1.請求書の受領・確認
取引先から受領した請求書を確認し、金額や支払方法、振込期限などを確認します。
当該取引に関連する見積書や注文書（発注書）の内容と照らし合わせ、請求内容に誤りがないかを確認しましょう。
もしも内容に間違いがあった場合、請求書の修正・再発行が必要になるため、請求書が手元に届いたら速やかに内容を確認することが大切です。
2.支払管理表（支払予定表）の入力
請求書の内容に間違いがないことを確認できたら、支払管理表（支払予定表）に情報を入力していきます。
支払管理表を作成・入力しておくことで、複数の取引先への支払予定を一元管理することが可能です。
主な入力項目としては、「支払予定日」「支払先」「勘定科目」「支払方法」「支払金額」「支払手数料」「支払完了のチェック」などが挙げられます。
入力ミスがあった場合、支払いの遅延や漏れ、間違った金額を振り込んでしまう恐れがあるため、請求書に記載されている内容を確認しながら慎重に入力していきましょう。
3.支払先への振込作業
支払管理表に記載されている支払先情報や金額、振込期日などを基に、順次振込作業を行います。
金融機関で振込処理を行う従来の方法のほか、近年は自動振込やオンライン操作で振込処理を行う方法が主流になりつつあります。
いずれの方法でも、支払先や金額、振込日などのミスが発生しないように注意が必要です。
4.記帳・消込作業
振込作業が完了したら、出金伝票に取引内容を記帳します。
「出金日」「支払先」「勘定科目」「摘要」「支払金額」などを出金伝票に転記しましょう。
出金伝票への記帳が完了したら、消込作業を行います。
消込とは、過去の取引と出金が一致しているかどうかを確認する作業で、出金のたびに未払いの買掛残高を更新していきます。
財務状況を適切に管理・把握するためにも、忘れずに消込作業を行いましょう。
支払管理のよくある課題
企業にとって重要な業務である支払管理ですが、紙ベースで支払管理を行っていることで、以下のような課題を抱えている企業は少なくありません。
- タイトなスケジュール
- ヒューマンエラーのリスク
- テレワークを導入できない
次は、紙ベースの支払管理業務でよくある課題について確認していきましょう。
タイトなスケジュール
支払管理業務でよくある課題として挙げられるのが、そのスケジュール感です。
支払管理業務は会社のキャッシュフローに直結するため、遅れが許されない業務だと言えます。
一方で、支払管理業務には支払先への振込期日や、支払内容を確定させるための締め日があることから、支払管理業務はタイトなスケジュールになりがちです。
また、請求書の回収が遅れたり、記載内容のミスで再発行が必要になったりした場合には、より切迫したスケジュールのなかで処理を進めなければなりません。
ヒューマンエラーのリスク
支払管理業務でよくある課題のひとつが、ヒューマンエラーのリスクです。
書面で請求書を受領している場合、請求内容を手入力で支払管理表に転記する必要があります。
先述したタイトなスケジュールのなかで請求処理を行わなければならず、受領する請求書の数が多くなるほど、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーのリスクが高まってしまうでしょう。
テレワークを導入できない
支払管理業務がネックとなって、テレワークを導入できないという課題も挙げられます。
支払管理業務では、請求書の受け取りや、書面を確認しながら支払管理表に入力する作業、出金伝票への記帳作業などが発生します。
また、請求書は一定期間の保存が義務付けられているため、ファイリングした上でキャビネットや書庫などに保管しておく必要があります。
これらの紙ベースの作業があることで、支払管理業務を担当する部門はテレワークを導入できないケースや、テレワークを導入していてもやむを得ず出社せざるを得ないケースが少なくありません。
請求書受領の電子化が支払管理の効率化の鍵
支払管理を効率化する鍵となるのが、受領する請求書の電子化です。
請求書を電子データとして扱うことで、紙ベースの支払管理でありがちな課題を解消し、効率的に請求・支払い関連業務を遂行することが可能になります。
次は、請求書受領を電子化することのメリットについて詳しく確認していきましょう。
支払管理業務の迅速化
請求書受領を電子化することで、支払管理業務の迅速化につなげることが可能です。
従来の紙ベースでの請求書受領では、取引先が発行した請求書が手元に届くまでに数日のタイムラグがあり、記載内容にミスがあった場合にはさらに時間が掛かってしまいます。
一方、請求書受領を電子化した場合、発行した請求書データをタイムリーに受領することができ、再発行が必要なケースでも該当箇所を修正して速やかに送り直してもらうことが可能です。
そのため、支払管理業務でありがちなタイトなスケジュールが解消され、余裕を持って支払管理業務を行うことができるでしょう。
ヒューマンエラーの防止
請求書受領の電子化は、ヒューマンエラーの防止という面でも効果的です。
書面で請求書を受領している場合、請求内容を確認しながら手入力で支払管理表に転記する必要があります。
一方、請求書を電子データとして受領する場合、請求書の内容をテキストデータとして扱うことができ、コピー&ペーストで入力することが可能です。
また、RPAツールやシステム連携によって、請求内容の入力作業を自動化することもできるでしょう。
そのため、目視と手入力による作業よりも支払管理業務の正確性を高めることが可能です。
テレワークへの対応
請求書の受領を電子化することは、テレワークへの対応にも有効です。
先述した通り、支払管理業務ではオフィスにいなければ作業を完結できないケースが少なくありません。
一方、請求書の受領を電子化することで、ノートPCなどのデバイス上で請求書を確認でき、仕分け・保存も行えます。
また、支払管理表や出金伝票の運用も電子化していれば、支払管理における一連の業務をデバイス上で完結することができるでしょう。
支払管理業務の効率化に「invoiceAgent」
ここまで、請求書受領を電子化することが支払管理を効率化する鍵だとお伝えしました。
次は、請求書受領の電子化を実現し、支払管理を効率化するソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント 電子取引）」をご紹介します。
請求書の送受信を電子化
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書をはじめとした企業間取引文書の送受信を電子化するソリューションです。
自社・取引先ともに、「invoiceAgent 電子取引」にPDFファイルをアップロードするだけで請求書などの帳票データを送受信することができます。
既存の帳票フォーマットを変更する必要がなく、シンプルな操作性なので、自社の利用部門や取引先に負担を抑えつつ電子取引に移行することが可能です。
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
請求書を電子データとして保存するためには、電子帳簿保存法（通称：電帳法）の要件を満たす必要がありますが、「invoiceAgent 電子取引」ならスムーズに対応可能です。
「invoiceAgent 電子取引」は、電帳法の法的要件を満たしている証である「JIIMA認証」を取得しており、電帳法対応で必要な機能を備えています。
また、2023年10月から開始予定の適格請求書等保存方式（通称：インボイス制度）への対応としても有効です。
デジタルインボイス（電子化した適格請求書）の標準仕様である「Peppol」経由のネットワーク送受に対応しているほか、「invoiceAgent 電子取引」上で適格請求書発行事業者の登録番号を照合することにも対応予定です。
システム連携で業務効率化を加速
「invoiceAgent」シリーズには、「invoiceAgent 電子取引」のほか、文書データの一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」、契約業務の電子化を実現する「invoiceAgent 電子契約」、紙文書のデータ化を実現する「invoiceAgent AI OCR」があり、スムーズに連携することができます。
また、専用アダプターやWeb APIを用いることで外部システムやクラウドサービスとも連携可能です。
「invoiceAgent」シリーズや他システム・サービスと連携することで、業務効率化を促進することができるでしょう。
「invoiceAgent」で請求書受領を電子化した事例
グループ全体で「デジタル経営」の推進に取り組む西武ホールディングス株式会社は、「invoiceAgent」を導入したことで、取引先から受領する請求書を電子化することに成功しました。
同社では、2019年にERPパッケージ「Biz∫」を導入して会計システムの刷新に取り組んできましたが、当時は電子帳簿保存法の対応ハードルが高く、受領する請求書の電子化については先送りとなっていました。
しかし、コロナ禍に入りテレワークの必要性が増したほか、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたことをきっかけに、受領する請求書の電子化に着手することを決定。
すでに導入しているERPパッケージと連携可能で、取引先の負担を抑えつつ電子化できる点などが決め手となり、「invoiceAgent」の導入に至りました。
取引先にPDFファイルをアップロードしてもらうだけで請求書を受領でき、受領した請求書データをBiz∫で起票された会計伝票に紐づけることで、従来よりもスムーズに作業を行うことが可能に。
現在、グループ23社に「invoiceAgent」を展開しており、最終的にはグループ40社への展開を予定するなど、グループ全体のデジタル経営推進に「invoiceAgent」を役立てています。
▼事例詳細はこちら
株式会社西武ホールディングスのinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、企業にとって重要な支払管理業務に焦点を当て、その概要やよくある課題、業務効率化のポイントについてご紹介しました。
支払管理業務は会社のお金に直結する業務であることから、効率性だけでなく正確性が求められます。
そして、支払管理の効率化・正確性向上を図るのであれば、請求書の電子化が有効です。
支払管理業務に課題を感じている企業は、記事内でご紹介した「invoiceAgent」で請求書受領を電子化することを検討してみてはいかがでしょうか。
