郵便料金の値上げについて徹底解説！郵送コストを削減する方法も紹介！

郵便料金の値上げに関する省令案が発表

冒頭でも触れた通り、2023年12月18日、総務省は郵便料金の値上げに関する省令案を発表しました。
まずは、値上げの内容や検討される背景、施行時期について確認していきましょう。

値上げの内容

この省令案では、第一種郵便物のうち25グラム以下の定形郵便物の上限料金を、従来の84円から110円に改正する方針が示されました。

このほか、50グラム以下の定形郵便物についても現行の94円から110円に、はがきについても現行の63円から85円に引き上げられる見通しとなっており、レターパックや速達についても値上げが検討されています。

値上げが検討される背景

今回、郵便料金の値上げが検討されている背景には、郵便事業の苦境があります。
デジタル化が進む現代、国内郵便件数は2001年度の262億通をピークに減少が続き、2022年度は144億通まで減少。
日本郵便株式会社の発表によれば、2022年度（令和4年度）の郵便事業における営業損益は211億円の赤字となっています。
（参照元：郵便事業の収支の状況（2022年度） - 日本郵便）
これは、2007年の民営化以降はじめての赤字であり、2023年度（令和5年度）には919億円の赤字となる見通しです。

こうした背景もあり、郵便事業の安定的な提供を継続することを目的に、今回の郵便料金値上げに関する省令案が発表されたという経緯になっています。

郵便料金改正の施行時期

2023年12月18日の省令案発表後、2023年12月19日から2024年1月22日までの間、省令案に対する意見の公募が行われました。
今後は寄せられた意見や情報通信行政・郵政行政審議会への諮問に対する答申を踏まえ、郵便料金値上げに関する改正が行われる予定となっています。

郵便料金の値上げ時期は2024年秋ごろとされており、値上げが実施されれば消費税率の引き上げ時を除き30年ぶりの値上げとなります。

郵便料金値上げによる事業者への影響

次は、郵便料金の改正後、企業においてはどのような影響が想定されるのかを確認していきましょう。

事業活動では、さまざまな帳票が扱われ、なかには契約書や請求書、見積書といった対外的な文書も数多く含まれます。
また、複数拠点を展開している企業であれば、拠点間で社内文書のやり取りが発生するケースもあるでしょう。
これらの帳票を書面に印刷して郵送する運用を行っている場合、今回の郵便料金値上げにより郵送コストは増加し、とくに取引先が多い企業においてはその影響も大きくなるでしょう。

たとえば月間1,000通の定形郵便物（25グラム以下）を郵送する企業の場合、月間で26,000円、年間で312,000円もの差額が現状の郵便料金に上乗せされることになります。

※25グラム以下の定型郵便物

1通あたり26円分の値上げと聞くと、大したことではないと考える方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、郵送件数が増えるほどその負担は大きくなり、年間の差額で見るとかなりのコストアップだと言えるでしょう。

郵送コストを削減する方法

書類の郵送コストを削減したいと考えるなら、郵便で送付していた書類の電子化および電子配信が有効です。

これまで郵送していた帳票を電子データとして配信することで、郵便料金はもちろん、印刷用の用紙代や封筒代がかかりません。
また、帳票の種類や内容によっては収入印紙の貼付が必要ですが、電子データとして発行・配信する場合には収入印紙の貼付も不要になります。
さらに、発行した帳票の写しも電子データとして保存しておくことができるので、保管スペースやキャビネットなどの保管コストも削減することができるでしょう。

このように、帳票を電子データとして配信することにより、郵便料金だけでなくさまざまなコストを削減することが可能です。

帳票データの送受信なら「invoiceAgent 電子取引」

次は、帳票データの送受信を実現する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント 電子取引）」をご紹介します。

PDFファイルをアップロードするだけで配信可能

「invoiceAgent 電子取引」は、帳票データの送受信を実現する電子取引ソリューションです。
既存の帳票フォーマットはそのままに、PDFファイルとして出力した帳票データを「invoiceAgent」にアップロードするだけで取引先にWeb配信することが可能。
連続帳票として出力される場合も、自動でPDFファイルの分割・振り分けを実行し、適切な宛先に配信することができます。
取引先から発行される帳票データも「invoiceAgent」を介して受け取ることができ、複数の取引先とのやり取りを「invoiceAgent」に集約することができます。

Web配信と郵送のハイブリッド運用も可能

帳票を郵送ではなく電子データとして配信する方法が普及しつつある一方で、まだまだ紙文化が根強い企業も少なくありません。
そのため、取引先によっては引き続き郵送でのやりとりを希望することも考えられます。

「invoiceAgent 電子取引」は、オプションの郵送サービスを提供しているので、Web配信と郵送のハイブリッド運用が可能です。
Web配信と同様、PDFファイルをアップロードするだけで入稿・封入封緘・郵送まで行えるので、まずは一部の取引先からWeb配信を始めたいという場合にもおすすめです。

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応にも効果的

「invoiceAgent」は、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアに与えられる「JIIMA認証」を取得しています。
また、デジタルインボイスの規格である「Peppol」経由のデータ送受信に対応しているほか、受領した適格請求書のデータ化や適格請求書発行事業者の登録確認も行うことができます。
そのため、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応をサポートするという面でも「invoiceAgent」は有用です。

「invoiceAgent」で郵送コストの削減を果たした企業事例

最後に、「invoiceAgent」を導入して郵送コストの削減を達成した企業事例をご紹介します。

請求・支払業務のデジタルシフトによりコスト削減（三井住友ファイナンス＆リース）

国内トップクラスの総合リース会社である三井住友ファイナンス＆リース株式会社は、「invoiceAgent」を導入して請求・支払業務のデジタルシフトを推進しました。

同社では従来、リース契約者への請求業務と、メーカー・販売会社への支払業務を紙ベースで行っており、帳票を印刷して個別に郵送する運用方法を採用していました。
しかし、郵送によるタイムラグや大量の帳票印刷・郵送コストも課題となっており、コロナ禍では紙帳票の発行・郵送業務がリモートワークを妨げる要因に。

そこで同社は、これらの問題を解決するためにシステム導入を検討開始。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応、そして金融機関としての厳格なセキュリティ担保などを要件にシステム選定を行った結果、「invoiceAgent」の導入に至りました。

第一弾として支払通知書、第二弾として一部の請求書を対象にWeb配信を開始。帳票データの出力方法を紙ではなくPDFに変更するだけで、自動仕分け・配信まで行うことが可能になりました。
将来的には支払通知書や請求書以外の対外帳票にも適用範囲を広げ、従来発生していた発送業務委託費と郵送料金のコストを最大で年間1億円削減することを目標に掲げています。

▼事例詳細はこちら
三井住友ファイナンス＆リース株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

請求関連書類の一括送付を実現し業務負荷・コストを削減（クリアコンサルティング）

税務顧問をはじめ、企業のあらゆる状況に応じる多彩なサービスを提供する税理士法人クリアコンサルティングは、請求書発行業務の負担軽減を図り「invoiceAgent」を導入しました。

以前より、会計システムに付属する機能で税務顧問報酬の請求書発行を電子化していた同社。しかし、税務顧問報酬のほかに社会保険関係の手続きや給与計算といった業務を代行した場合には請求書に加えて請求明細・事務所通信を添付しなければならず、会計システム付属の機能では電子化することができずにいました。

毎月150から200件にものぼる封入封緘・郵送作業は負担が大きく、作業に慣れている担当者が1人のみでリスク管理の観点でも課題に。
この課題を解消するため、請求書発行作業の効率化および電子化、そして誰もが担当できる仕組みを検討開始。
請求書・請求明細・事務所通信の3点をまとめて送付することができ、既存の会計システムを継続利用できることなどを要件にシステム選定を行った結果、「invoiceAgent」の導入に至りました。

導入後、請求書の送付作業が大幅に効率化したとともに、作業内容が簡素化されたことで属人性も解消。印刷・郵送コストの削減にもつながっており、「invoiceAgent」の導入で大きな成果を得ています。

▼事例詳細はこちら
税理士法人クリアコンサルティングのinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、2023年12月に発表された郵便料金値上げに関する省令案の概要や、ビジネスへの影響、郵送コストを削減する方法について解説しました。

この値上げにより、郵送による書類のやり取りを行っている企業はコスト増加が見込まれます。また、紙ベースでの帳票運用は業務効率の面でも多くの課題が存在します。

現在、紙ベースで帳票を運用しているという場合には、「invoiceAgent」で帳票の送受信を電子化することを検討してみてはいかがでしょうか。