RPAの基礎知識
まずはRPAの基礎知識として、RPAの意味や、混同されがちなマクロやAIとの違い、自動化レベルに応じた3段階のクラスをご紹介します。
RPAとは？
RPAは、「Robotics Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字を取った言葉で、日本語では「ロボットによる業務自動化」と訳されるほか、「仮想知的労働者（デジタルレイバー）」と呼称されるケースもあります。
RPAを簡単に説明すると、従来は人間がPC上で行っていた作業を、ソフトウェアロボットによって自動化する技術です。
たとえば、データ入力や照合作業、集計、加工といった定型作業を、あらかじめ設定したルールに基づいて自動化することが可能です。現在は主にバックオフィス部門の定型業務の効率化・工数削減に役立てられています。
マクロやAIとの違い
RPAとしばしば混同されがちな技術に、マクロやAIが挙げられます。
それぞれ、RPAとの違いや関係性について確認していきましょう。
RPAとマクロの違い
マクロはExcelなど特定のアプリケーションで指定した動きを実行するプログラムで、定型作業を自動化できる点がRPAと共通しています。
しかしマクロの場合、自動化できる作業範囲が限定されたり、設定にはVBAに関する一定の知識・スキルが求められるほか、大量データの処理速度も決して速いとは言えません。
一方、RPAは他システムと柔軟に連携することができ、専門的なプログラミングスキルを必要としないだけでなく、ビッグデータであっても高速で処理することが可能です。
RPAとAIの違い
AI（Artificial Intelligence／人工知能）は、従来は人間にしか行えなかった知的な作業や判断をコンピュータ上で再現する技術を指します。
膨大なデータから法則性を学習し、人間の頭脳のように自主的に判断を行うことができます。
ただし、AIはあくまで判断基準を学習する知能であり、他のITシステムやツールに組み込んで応用するケースが一般的です。
後述するRPAのレベルでも触れますが、AIとRPAの組み合わせにより非定型作業の処理パターンを学習・自動化する「EPA（Enhanced Process Automation）」という技術も登場しています。
RPAのクラス
総務省は、自動化できる業務範囲によってRPAを3段階のクラスに分類しています。
| クラス | 自動化できる業務 |
|---|---|
| クラス1 RPA（Robotic Process Automation） | 情報の取得や検証、入力といった定型作業の自動化 |
| クラス2 EPA（Enhanced Process Automation） | RPAとAIの組み合わせにより、非構造化データの読み取りなど一部非定型作業を自動化 |
| クラス3 CA（Cognitive Automation） | プロセスの分析や改善、意思決定までを自律的に行う高度な自動化 |
現在普及が進んでいるRPAの多くはクラス1に該当し、事前に人間の手で設定したルール（シナリオ）に沿って定型作業を自動化します。
クラス2は、AIとの組み合わせにより判断基準を自ら学習し、非構造化データの読み取りなど一部の非定型作業を自動化することが可能になります。
クラス3は、深層学習（ディープラーニング）や自然言語処理などの技術により、業務プロセスの分析や改善、意思決定などを自律的に行う高度な自動化を指し、近い将来実用化されると考えられています。
（参照：総務省｜情報通信統計データベース｜RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上））
民間企業・自治体におけるRPA導入状況
RPAは、民間企業だけでなく自治体でも徐々に普及が進んでいます。
次は、RPAの普及状況についてご紹介します。
民間企業におけるRPAの導入状況
ICT分野専門の市場調査コンサルティング会社である株式会社ＭＭ総研は、国内企業2,000社を対象としたRPA利用状況（2021年1月時点）に関するWebアンケート調査を実施し、結果を公表しています。
この調査結果によると、年商50億円以上の企業では37％がRPAを導入済みと回答、準備中・検討中の回答も含めると65％の企業がRPAの導入・活用に前向きな姿勢を見せていることが示されています。
一方、年商50億円未満の企業ではRPAを導入している企業の割合が10％であり、準備中・検討中の回答をあわせても35％に留まっています。年商50億円以上の企業と比べて導入率に大きな差が見られたものの、今後RPAの認知やユースケースが広まることで、年商50億円未満の企業においても導入率が大きく伸びる可能性があると示されています。
（出典元：RPA導入企業が活用を本格化、AI-OCR導入も約2割 ≪ プレスリリース | 株式会社ＭＭ総研）
自治体におけるRPAの導入状況
株式会社ＭＭ総研は、自治体におけるRPAの利用状況（2021年5月時点）に関する調査結果も公表しています。
5万人以上の住民を擁する自治体510団体を対象としたこの調査では、すでにRPAを導入している自治体が67％、準備中・検討中と回答した25％の自治体も含めると、約92％の自治体がRPAの導入・活用に前向きであることが示されています。
自治体におけるRPA導入率が先述した民間企業におけるRPA導入率を大きく上回っている背景には、総務省やデジタル庁が推進する「自治体DX推進計画」や総務省による「RPA導入補助事業」のほか、Excelなどを使った定型作業が多いなどの内部要因も絡んでいると推察されています。
（出典元：自治体のRPA導入率67％、デジタル庁と連動してDX進む ≪ プレスリリース | 株式会社ＭＭ総研）
RPAが必要とされる背景とは？
導入する企業や自治体が増えつつあるRPAですが、なぜ必要性が高まっているのでしょうか。
RPAが必要とされる背景には、以下3つの要因が関わっています。
- 生産年齢人口の減少
- 国内企業における労働生産性の低迷
- 働き方改革やDXの活発化
それぞれ詳しく確認していきましょう。
生産年齢人口の減少
RPAの必要性が高まっている理由のひとつに、日本国内における生産年齢（15歳以上65歳未満）人口の減少を挙げることができます。
少子高齢化が深刻化する日本では、生産年齢人口が1995年以降減少を続けています。
内閣府の発表によれば、2020年の生産年齢人口が7,406万人であるのに対し、2030年には6,875万人、2050年には5,276万人、2065年には4,529万人まで減少する見通しが示されています。
今後ますます労働力不足が深刻化していくなか、企業が少ない人員で生産力を維持・向上していくために、RPAを活用した業務の自動化が注目を集めているのです。
（参考：人口減少と少子高齢化｜内閣府）
国内企業における労働生産性の低迷
国内企業における労働生産性の低迷も、RPAの必要性が高まっている要因のひとつです。
公益社団法人 日本生産性本部が2021年12月に公表した「労働生産性の国際比較2021」という調査結果によれば、日本の一人当たり労働生産性はOECD加盟38カ国中28位であり、1970年以降もっとも低い順位であることが示されています。
グローバル化が急速に進む昨今、国際市場で日本企業が競争力を高めていくためには、RPAをはじめとしたデジタル技術の活用は不可欠だと言えるでしょう。
（出典：労働生産性の国際比較2021 | 調査研究・提言活動 | 公益財団法人日本生産性本部）
働き方改革やDXの活発化
生産年齢人口の減少、そして労働生産性の低迷といった社会課題を受けて、近年は働き方改革やDXの動きが活発化しています。
働き方改革の重要課題のひとつである「長時間労働の是正」を実現したり、アナログ業務から脱却してバックオフィスDXを推進する上でも、人間に代わって定型作業を行うRPAが注目を集めているのです。
RPAを活用するメリットとは？
次は、RPAを活用することで得られる主なメリットとして以下の3点をご紹介します。
- 業務の正確性向上
- 作業工数・コスト削減
- 生産性の向上
業務の正確性向上
RPAを活用するメリットのひとつが、業務の正確性向上です。
人の手や目視によって行われる作業には、どうしても誤入力や誤操作、確認漏れといったヒューマンエラーが発生してしまいます。
事前に指定したルールに基づき自動的に作業を行うRPAであれば、上記のような人的ミスのリスクを防止し、業務の正確性を高めることが可能です。
作業工数・コスト削減
RPAを活用するメリットとして、作業工数やコストの削減を挙げることができます。
決められたパターンで処理を行う定型業務の場合、人間が都度判断して処理するよりも、事前に設定したルールに基づいて自動的に処理するほうがはるかに効率的です。
また、人間は長時間作業を行っていると疲れが蓄積し、作業効率が低下しがちです。その点、RPAであれば高速かつ一定のペースで定型作業を処理することが可能であり、作業工数や人的コストを大幅に削減することができるでしょう。
生産性の向上
RPAの活用は、組織全体の生産性向上にもつながります。
RPAを活用することで、これまで定型作業に割かれていた工数をより付加価値の高いコア業務に充てたり、削減されたコストを新たなデジタル技術や人材獲得に投資することができます。
また、作業工数が削減されることで長時間労働が起こりにくくなり、従業員のパフォーマンスやモチベーションへの好影響も期待できるでしょう。
RPAを活用するなら文書の電子化が不可欠
RPAはPC上の作業を自動化することができますが、当然ながら紙やハンコを使ったアナログ業務を自動化することはできません。
そのため、RPAを最大限活用したいと考えるならば、文書の電子化が不可欠です。
OCR（光学的文字認識）などを利用して文書を電子化することで、活用が難しかった書面の情報をテキストデータとして扱うことが可能になり、RPAで自動化できる業務範囲の拡大につながります。
事実、すでにRPAを導入している自治体や民間企業では、OCRの導入が進みつつあります。
先述した株式会社ＭＭ総研の調査によれば、紙を使った業務が多い自治体では、すでに4割以上がOCR／AI-OCRを導入済みであると示されています。
また、RPAを導入済みの民間企業では、すでに15％がAI-OCRを導入しており、50％の企業が準備中・検討中と回答しています。
（出典元：RPA導入企業が活用を本格化、AI-OCR導入も約2割 ≪ プレスリリース | 株式会社ＭＭ総研）
（出典元：自治体のRPA導入率67％、デジタル庁と連動してDX進む ≪ プレスリリース | 株式会社ＭＭ総研）
RPAの効果を最大化する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」
次は、RPAの効果を最大限に引き出すソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent」の特徴をご紹介します。
「invoiceAgent」は、AI OCRによる文書の電子化から一元管理、取引先との送受信や電子契約などを実現する電子帳票プラットフォームです。
紙文書の電子データ化なら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙文書のデータ化を実現するソリューションです。
5つのOCR／AI OCRエンジンと自動画像補正機能により、紙の文書を高い精度でデータ化します。
手作業によるデータ入力や目視による確認の負担を削減でき、RPAと組み合わせることで業務システムへのデータ連携を自動化することも可能です。
電子文書を一元管理「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、データ化した帳票の仕分けや保管、検索といった文書管理の一元化を実現するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」や他システムで出力・作成した文書データの取り込み・仕分けを自動で行います。
保存したデータは高精度な検索機能で速やかに参照・出力することができ、保存期間に応じた自動削除機能や証跡管理機能も備わっているので、文書のライフサイクルを効率的に管理することができます。
電子帳票のWeb配信なら「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、企業間で交わされる請求書などの送受信を可能にするソリューションです。
データ化した帳票を専用のWebサイトにアップロードするだけで取引先に配信することができ、取引先で発行される関連帳票もWebサイト上で受け取ることができます。
また、郵送サービスを利用することで、書面でのやり取りを希望する取引先に配慮した郵送＆Webのハイブリッド運用を実現可能です。
契約業務の電子化を実現「invoiceAgent 電子契約」
invoiceAgent 電子契約は、商取引における契約の確認・署名・管理をクラウド上で完結する電子契約サービスです。
煩雑な契約作業のスピードアップを実現できるほか、ウイングアーク1ｓｔが立会人となってタイムスタンプ・電子署名を付与し、書面での契約と同等の法的効力を担保します。
RPAとinvoiceAgentを連携した事例
最後に、RPAと「invoiceAgent」の連携により業務効率化を実現した事例をご紹介します。
不動産の売買・仲介・賃貸管理を手掛ける武蔵コーポレーション株式会社は、RPAと「invoiceAgent」の組み合わせにより、請求書の事務処理を自動化する仕組みを構築しました。
「invoiceAgent」の導入以前、仲介業者から受領する紙の請求書の情報を、手作業で基幹システムや進捗管理システムと突合しており、大きな負担となっていました。
こうした事務処理の負担を解消するため、同社ではinvoiceAgentとRPAを活用して、請求書の事務処理を自動化する仕組みを構築します。
この仕組みにより、従来1件あたり15分～20分ほど費やしていた作業が5分程度まで短縮。年間1,000時間以上の工数削減効果が見込まれています。
▼事例詳細はこちら
武蔵コーポレーション株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、注目を集めるRPAに焦点を当て、その意味や注目を集める背景、活用のメリット、そしてRPAを最大限活用するためのソリューションをご紹介しました。
RPAは企業に多くのメリットをもたらし、働き方改革やDXの推進にも大いに役立てることが可能です。また、AIをはじめとした技術の発展により、今後ますますRPAの実用性は高まることでしょう。
RPAの導入を検討されている方は、今回ご紹介した情報も参考に文書の電子化にも着手してみてはいかがでしょうか。
