会社で使用する印鑑の種類
会社で使用する印鑑にはいくつかの種類があり、総称して「法人印鑑」と呼びます。
まずは、主な法人印鑑の種類として以下5種類を紹介します。
- 代表者印（会社実印／法人実印）
- 銀行印（会社銀行印／法人銀行印）
- 角印（会社印／社印）
- 会社認印
- ゴム印（住所印）
代表者印（会社実印／法人実印）
「代表者印」は、法人登記の際に法務局に届け出る印鑑で、「会社実印」や「法人実印」とも呼ばれます。
個人における実印と同様、会社にとって代表者印は非常に大切な印鑑であり、公的機関での手続きや契約書などの重要な場面で使用します。
代表者印の形状は丸型で印面は二重円となっており、内枠（内側）に役職名（「代表取締役印」「代表者印」など）、外枠（外側）には会社名が刻まれます。
法人印鑑のなかでももっとも重要な印鑑であり、紛失や盗難、無断使用などが起こらないよう厳重な管理が求められます。
銀行印（会社銀行印／法人銀行印）
「銀行印」は、法人の銀行口座を開設する際に金融機関に届け出る印鑑で、「会社銀行印」や「法人銀行印」とも呼ばれます。
預金の引き出しや手形の発行、融資の手続きなど、お金に関する重要な取引の際に使用します。
一般的に、銀行印は丸形の形状で、印面の内枠には「銀行之印」、外枠には会社名が刻まれています。
代表者印と同様、紛失などが発生しないよう管理には細心の注意が必要です。
先述した代表者印と銀行印を兼用することも可能ですが、紛失や盗難が発生した際のリスクを軽減するために、別の印鑑を作成して使い分けることをおすすめします。
角印（会社印／社印）
「角印」は、法務局や金融機関に届け出る必要がない認印の一種で、「会社角印」や「会社印」、さらに省略して「社印」と呼ばれることもあります。
その名の通り形状は四角形で、印面には会社名のみが刻印されています。
請求書や見積書などの社外文書のほか、通知書類などの社内文書にも角印は用いられます。
認印ではありますが、社外文書・社内文書を問わず使用する場面が多いことから、紛失や盗難が起こらないよう適切に管理する必要があります。
会社認印
「会社認印」は、角印と同様に認印の一種で、法務局や金融機関への届け出が必要ない印鑑です。
一般的に、会社認印は丸形の形状で、印面には社名や代表者印が刻印されます。
書留・郵便物の受け取りや重要度の低い社内文書への押印など、日常的に使用するのに適しており、インク浸透印などの三文判で問題ありません。
ゴム印（住所印）
「ゴム印」も認印の一種であり、「住所印」とも呼ばれます。
形状は長方形が一般的で、印面には会社名や住所、郵便番号などが刻印されているのが特徴です。
ゴム印を用いることで、封筒や書面に会社情報を都度記入する手間を省くことができるため、封入封緘などで会社情報を記載する機会が多い場合には作成することをおすすめします。
代表者印（会社実印）の登録方法
会社で使う印鑑のなかでも、代表者印（会社実印）はとくに重要な印鑑であり、法務局に届け出て印鑑登録を行う必要があるとお伝えしました。
次は、代表者印の印鑑登録を行う手順をご紹介します。
法務局で印鑑登録する場合
まずは一般的なケースとして、法務局で印鑑登録をする場合の手順を確認していきましょう。
- 印鑑届書に必要事項を記入
- 印鑑届書の提出
- 印鑑カードの交付申請
1.印鑑届書に必要事項を記入
基本的に、代表者印の印鑑登録は、会社設立時の法人登記申請とあわせて行います。
法人登記のための申請書及び添付書類とは別に、印鑑登録のための「印鑑（改印）届書」を準備しましょう。
印鑑届書の記入で必要なものは以下の通りです。
- 届出印（登録する代表者印）
- 印鑑提出者本人の実印
- 印鑑提出者本人の印鑑証明書（発行後3ヶ月以内）
届出印（登録する代表者印）に関する情報として、以下の内容を記入します。
- 届出印（登録する代表者印）の印影（朱肉の跡）
- 会社の商号・名称
- 本店・主たる事業所
- 印鑑提出者の資格（代表取締役・取締役・代表理事・理事など）
- 印鑑提出者の氏名
- 印鑑提出者の生年月日
- 法人番号等
続いて、届出人（印鑑提出者本人もしくは代理人）に関する情報として、以下の内容を記入します。
- 届出人の住所
- 届出人の氏名
- 届出人の実印の印影（代理人の場合、認印でも可）
なお、印鑑提出者本人ではなく代理人が提出する場合には、委任状の欄に以下の情報を記入する必要があります。
- 代理人の住所
- 代理人の氏名
- 権限委任の年月日
- 印鑑提出者の住所
- 印鑑提出者の氏名
- 印鑑提出者の実印
2.印鑑届書の提出
印鑑届書に必要事項を記入したら、印鑑提出者本人の印鑑証明書を添付して法務局に提出します。
提出先は会社の本店・事業所のエリアを管轄する法務局となるため、管轄の法務局がわからない場合には法務局HP「管轄のご案内：法務局」から確認しておきましょう。
窓口で印鑑届書と添付書類を提出し、受理されれば印鑑登録の手続きは完了となります。
3.印鑑カードの交付申請
印鑑登録が完了したら、印鑑カードの交付申請もあわせて行うことをおすすめします。
印鑑カードは、「印鑑証明書」を発行する際に必要になるもので、重要な取引では実印と一緒に印鑑証明書の提出も求められます。
「印鑑カード交付申請書」の記入項目は印鑑届出書の項目とほぼ同じなので、印鑑登録の手続きと同時に申請を済ませておきましょう。
オンラインで登記申請した場合
通常、会社を設立する際には法務局で法人登記を行う必要がありますが、2021年（令和3年）2月15日の商業登記法改定により、オンラインで法人登記申請ができるようになりました。
そして、オンラインで法人登記申請を行った場合に限り、印鑑登録の届け出は任意となります。
ただし、金融機関で融資を受ける際や土地や物件を取得する際など、会社運営に関わる重要な取引の場面では印鑑証明書の提出が求められることがあります。
重要な取引で円滑に印鑑証明書を提出できるように、任意であっても印鑑登録をしておくことをおすすめします。
なお、オンラインで法人登記申請した場合、印鑑登録もオンライン申請することが可能です。
印鑑にまつわるよくある疑問
ここまでは、会社で使用する主な印鑑の種類や、代表者印を印鑑登録する際の手順について紹介してきました。
次は、印鑑にまつわるよくある疑問をいくつかご紹介します。
法的効力の違いは？
法人印鑑にはいくつかの種類がありますが、その法的効力の違いについて気になる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
じつは、印鑑の種類によって法的効力の差はありません。
たとえば、代表者印（会社実印）を押した契約書であっても、認印を押した契約書であっても、契約自体の効力は変わらないのです。
ただし、訴訟などのトラブルに発展した場合、法務局で印鑑登録している代表者印のほうが、「会社の合意のもと契約を締結した」という点を証明しやすくなります。
押印と捺印の違いは？
「押印（おういん）」とは「記名押印」の略で、自筆以外の方法で名前が記された文書に印鑑を押す行為を指します。ただし、「印鑑を押して印影（朱肉の跡）をつける行為全般」を指して押印と呼ぶケースも多々あります。
一方の「捺印（なついん）」は「署名捺印」の略で、自筆で名前を記すとともに印鑑を押す行為を指します。
つまり、「署名の有無」が押印と捺印の大きな違いだと言えます。
割印とは？
「割印（わりいん）」とは、2部以上の文書にまたがるように印鑑を押す方法を指します。
主に契約書などで用いられ、文書間の関連性や同一性の証明や、改ざんを防止する役割があります。
契印とは？
「契印（けいいん／ちぎりいん）」は、2ページ以上の文書で構成された契約書において、両ページの見開き部分をまたぐように印鑑を押す方法です。
文書の連続性を証明し、ページの改ざんや、一部の抜き取りや差し替えを防止する役割を果たします。
捨印とは？
「捨印（すていん）」とは、訂正箇所が見つかった場合に備え、文書の余白部分にあらかじめ印鑑を押しておく方法です。
捨印を施しておくことで、文書内に訂正箇所が見つかった際に「訂正印」として利用することができ、本人以外の代理人でも訂正することが可能になります。
捨印を利用して文書を訂正する場合、訂正したい文字を二重線で消したうえで正しい文字に書き換え、捨印の近くに削除および追加した文字数を記入します。
ただし、本人以外によって勝手に文書を訂正されてしまう可能性があるため注意が必要です。
消印とは？
「消印（けしいん）」とは、文書に貼付した切手や収入印紙と書面の境目をまたがるように印鑑を押す方法です。
切手や収入印紙が使用済みであることを示し、再利用を防ぐ役割があります。
なお、印鑑が手元にない場合にはボールペンなどで署名する方法でも問題ありません。
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近年、印鑑を使用する業務あるいは印鑑そのものを電子化する動き、いわゆる「脱印鑑（脱ハンコ）」に取り組む企業が増えつつあります。
印鑑を使った業務を電子化し、脱印鑑を推進することで、以下のようにさまざまなメリットが期待できます。
- ペーパーレス促進・コスト削減
- 業務効率化・生産性向上
- テレワークへの対応
- セキュリティ・コンプライアンスの強化
など
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「invoiceAgent 電子取引」は、企業間取引文書の電子化を実現するソリューションです。
請求書や領収書などのPDFデータをアップロードするだけで帳票を送受信することができ、簡易承認フロー機能と画像イメージ付加機能が備わっているので、書面と印鑑による社内承認をシステム上で再現可能です。
また、書面でのやり取りを希望する取引先には、オプションの郵送サービスを利用できます。
電子取引と同様、PDFファイルをアップロードするだけで入稿・封入封緘・郵送まで行えるので、電子と郵送を両立したハイブリッド運用を実現可能です。
これらの特徴により、企業間取引における脱印鑑を促進することができます。
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印鑑を使った署名捺印に代わり、電子署名とタイムスタンプを付与することで書面契約と同等の効力を担保します。
また、契約者双方の社内承認には、電子印鑑・署名テキスト・手書き文字の3種類を利用できます。
これらの特徴により、契約業務における脱印鑑を促進可能です。
まとめ
今回は、会社が使う印鑑の種類や印鑑登録の方法、印鑑にまつわるよくある疑問について解説しました。
会社で使用する印鑑にはいくつかの種類があり、重要度に応じて用途を使い分けることが大切です。
また、近年はペーパーレス促進や業務効率化、テレワークへの対応といった観点から、脱印鑑に着手する企業が増えつつあります。
今回ご紹介した情報も参考に、「invoiceAgent」で脱印鑑の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
