BIツール導入のメリット
まずは、BIツールを導入することで得られるメリットについて確認しておきましょう。
BIツール導入の主なメリットとして、以下の2点を挙げることができます。
BIツール導入の主なメリット
- 分析・レポーティングの効率化
- 意思決定の精度向上・迅速化
それでは、各メリットについて見ていきましょう。
分析・レポーティングの効率化
BIツール導入によるメリットとして、分析・レポーティングの効率化を挙げることができます。
BIツールは、社内にあるさまざまなデータを自動で集計・可視化することが可能です。
そのため、手作業によるデータ集計やグラフ整形の負担を削減でき、データ更新のたびに反映しなおす手間も発生しません。
また、人的ミスによる作業の巻き戻しが発生しにくいという点もBIツールの利点と言えるでしょう。
意思決定の精度向上・迅速化
市場における競争力を高めていくには、意思決定の精度やスピード感が求められます。
しかし、エクセル（Excel）などを使った手作業でのデータ分析・レポーティングはリアルタイム性に欠け、迅速かつ精度の高い意思決定につなげるのが困難です。
BIツールの導入によって、データの裏に潜む課題や傾向を正確かつ速やかに把握することが可能になり、意思決定の精度向上および迅速化につなげることができます。
BIツール導入までの5ステップ
次は、BIツール導入時の流れについて見ていきましょう。
BIツールの導入は大きく以下の5ステップに分けることができます。
BIツール導入の5ステップ
- 導入の目的・ゴールを設定する
- 推進チームをつくる
- データを準備する
- ダッシュボードを作成する
- リリースしブラッシュアップを重ねる
では、各ステップで行うことについて詳しく見ていきましょう。
1. 導入の目的・ゴールを明確化する
BIツール導入の最初のステップは、導入の目的・ゴールを設定することです。
BIツール導入の目的が明確でなければ、必要なデータを揃えることも、効果的な分析を行うこともできません。
導入完了までのステップを円滑に進めるためにも、そして導入後に活用していくためにも、まずは「何を達成したいのか」「何の課題を解消したいのか」という目的を明確にしましょう。
- 全国各地にある営業所の売り上げをスピーディーに集計・分析したい
- 販売管理システム、見込管理システム、会計システムなど、社内に分散するデータを集約して分析を行いたい
- 各部門のKPIをリアルタイムで可視化し、PDCAサイクルを加速させたい
など、自社が抱える課題に応じて、具体的な目標・ゴールを設定するのがポイントです。
2.推進チームをつくる
BIツール導入の目的が定まったら、導入を推進するためのチームを組成します。
以下は、BIツール導入時の構築側・利用者側の主な役割です。
【構築側】
- 決裁者…BIツール導入に関する決裁、および社内への啓蒙を行う
- 推進責任者…利用者側の推進リーダーと連携し、BIツール導入プロジェクトを主導する
- 構築担当者…ダッシュボードを作成し、運用を行う
【利用者側】
- 推進リーダー…利用者側の意見をとりまとめ、開発側の推進責任者へと伝える
- 利用者…実際にBIツールを利用予定の立場であり、現場視点の意見・要望を伝える
BIツール導入では、ダッシュボードを作成する担当者に作業が一任されてしまいがちです。
しかし、導入準備および導入後の運用を円滑に行うためには、上記のように構築側・利用者側がそれぞれの役割を把握し、連携を取りながら準備を進めることがポイントになります。
3.データを準備する
次のステップはデータの準備です。
ステップ1で設定した目的・ゴールを達成するために必要なデータをリストアップ・収集し、BIツールで利用できる状態を整えるフェーズです。
BIツールを利用予定の部門とデータを保有する部門が異なる場合は少なくありません。そのような場合は、事前に部門間で連携・確認を行い、データをスムーズに提供できる体制を整えておく必要があります。
BIツール導入後、円滑に運用を行うために、事前にデータの準備を進めておきましょう。
4.ダッシュボードを作成する
4つ目のステップはダッシュボード作成です。
準備したデータやシステムをBIツールと連携し、ダッシュボードを作成していきます。
この際、実際にBIツールを利用する部門の意見を可能な限り反映することが大切です。
ダッシュボードが現場の業務に即していないと、「扱いづらい」「必要な要件を満たしていない」といったリリース後の不満につながり、定着を妨げてしまいます。
そのため、利用者側の推進リーダーからしっかりと意見・要望を吸い上げるとともに、業務の全体像を把握する人物がダッシュボード設計に携わることが好ましいです。ダッシュボード作成を外部委託する場合は信頼できるパートナーに依頼し、追加修正を見越して予算を確保しましょう。
5.リリースしブラッシュアップを重ねる
ダッシュボードが完成したら、いよいよリリースです。
活用を促進するために、利用者に向けて告知を行い、説明会や勉強会を実施しましょう。
また、ダッシュボードはリリースして終わりではありません。
運用のなかで定期的に利用者の声を集め、ダッシュボードの使い勝手や改善要望などの意見を収集しましょう。
集まったフィードバックをもとにブラッシュアップを続けることで、使い勝手が改善し、効果的な分析・レポーティングにつなげることが可能になります。
ブラッシュアップをしながら社内での構築担当者・利用者を共に増やしていくことで、さらに定着化していくでしょう。
BIツール導入でよくある失敗事例
次に、BIツール導入でよくある失敗事例を2つご紹介します。
BIツール導入でよくある失敗
- 分析に必要なデータを用意できなかった
- 導入したものの社内で定着しなかった
これらの失敗はなぜ起こってしまうのでしょうか。
失敗例1：分析に必要なデータを用意できなかった
BIツール導入でよくある失敗例のひとつが、「導入したものの分析に必要なデータを用意できなかった」というパターンです。
たとえば、実際にBIツールを利用する現場部門と、データを保有する情報システム部門との連携が不十分だったために、BIツール導入後にデータを取り込むことができなかった、といったケースが該当します。
これは、BIツールの利用部門とデータを保有する部門が異なる場合に起こりがちな失敗であり、回避するためには事前に部門間の連携を行い、データを利用できる状態にしておく必要があります。
失敗例2：導入したものの、社内で定着しなかった
BIツール導入のよくある失敗として「BIツールを導入したものの、社内で活用されない、定着しない」といったパターンも挙げることができます。
これは、ダッシュボードを制作した担当者が現場業務の全体像を把握していない場合や、ダッシュボード作成を外部業者に丸投げしてしまった場合に起こりがちな失敗です。
また、BIツール導入の背景や目的、得られるメリットについて、現場への周知が不十分だった場合も、社内での定着が進まない要因となります。
BIツール導入を成功に導くポイント
ここまでは、BIツール導入の基本的な流れと、よくある失敗事例をご紹介しました。
では、BIツール導入を成功に導くためには、どういったポイントを意識すればよいのでしょうか。
主なポイントとして、以下の4点を挙げることができます。
BIツール導入を成功に導くポイント
- 目的の明確化が成功のカギ
- ツールに必要な機能・提供環境があるか確認する
- 複数部門で連携しながら導入を進める
- 導入後のサポートの有無・充実度を把握する
各ポイントについて詳しく見ていきましょう。
目的の明確化が成功のカギ
BIツールの導入でとくに重要なポイントが、先述の「導入のステップ1」でご紹介した目的の明確化です。
自社が抱える課題を整理して目的を明確化することで、そこから逆算して必要なデータや関係する部署部門、適切な分析・レポーティング方法を効率的に洗い出すことが可能になります。
また、目的が明確になることで、現場部門もBIツール導入の意義やメリットを理解しやすくなります。
導入準備を円滑に進めるためにも、そしてBIツールの必要性を周知し社内に定着させるためにも、BIツール導入の目的は必ず明確にしておきましょう。
ツールに必要な機能・提供環境があるか確認
ひとくちにBIツールと言ってもさまざまな製品が存在し、得意とする用途や機能面、提供環境などの特徴が異なります。
以下に挙げるポイントは、BIツール選定時に最低限確認しておくべきポイントです。
【BIツール選定で必ずチェックしたいポイント】
- 自社に合った提供環境か（オンプレミス型／クラウド型）
- 自社の業種や利用目的にあったテンプレートは用意されているか
- 自社で扱うデータソースに対応しているか
- 外部サービスやシステムとの連携は可能か
これらが満たされていない、あるいは自社に合っていない場合、導入後の活用がままならないケースも考えらるため注意が必要です。
複数部門で連携しながら導入を進める
複数部門での連携もまた、BIツール導入における重要なポイントです。
BIツール導入を主導するチームと利用部門が連携しながら準備を進めなければ、導入後の活用が上手くいかない可能性が高まります。
また、失敗事例で挙げたパターンのように、データを準備できない、提供できないといった事態に陥る可能性も考えられます。
このような失敗を回避するためにも、BIツール導入・運用に関わる複数部門で連携を取り合いながら導入準備を進めていきましょう。
サポート有無・充実度も重要なポイント
BIツールを導入したとしても、活用・運用することができなければ意味がありません。
そこで重要になるのが、BIツール提供会社（ベンダー）のサポート有無や充実度です。
以下のようなサポートが用意されていれば、導入・運用にあたって疑問やトラブルが発生した際も安心です。
【チェックするべきサポート】
- 日本語でのカスタマーサポート
- 操作方法を学べるオンライントレーニング
- ユーザー参加型のコミュニティ
国産BIツール『MotionBoard』が選ばれる理由とは？
ウイングアーク１ｓｔが提供する『MotionBoard』は、業種・業界を問わず2,000社以上で利用されている国産BIツールです。
MotionBoardの大きな特徴として、以下の2点を挙げることができます。
MotionBoardが選ばれる理由
- 成功ノウハウを結集した豊富なテンプレート
- 国産ツールの強みを活かした充実のサポート
では、MotionBoardが多くの企業に選ばれる理由について、詳しくご紹介していきます。
成功ノウハウを結集した豊富なテンプレート
MotionBoardが多くの企業に選ばれる理由のひとつが、豊富なテンプレートです。
MotionBoardには、業界・業種に応じて活用いただけるテンプレートを数多く用意しています。これらのテンプレートには、これまでに蓄積された成功事例のノウハウはもちろん、各業界に精通する専門家のノウハウも詰め込まれています。
そのため、高度な専門知識を持っていない担当者の方でも、効果的なデータ分析・レポーティングを行うことができます。
国産ツールの強みを活かした充実のサポート
国産ツールの強みを活かした充実のサポート体制もまた、MotionBoardが選ばれる理由のひとつです。
日本語対応の相談窓口はもちろん、専任のCSM（カスタマーサクセスマネージャー）による対面サポートが標準で含まれているほか、有償の「オンボーディングプログラム」もご用意しています。
さらに、ウイングアーク１ｓｔではユーザーコミュニティ「nest」の運営も行っています。操作方法や活用アイデアに関する情報・ノウハウをユーザー同士で相談・共有することができます。
このような充実のサポート体制で、導入から運用までしっかりと伴走し、社内での定着・活用を徹底的に支援しています。
まとめ
今回は、BIツール導入の流れや、失敗事例から学ぶ成功のポイントについてご紹介しました。
BIツールは適切に導入・活用することで、業務の効率化や意思決定の精度向上に大きな効果が期待できます。
今回ご紹介した情報も参考に、BIツール導入に着手してみてはいかがでしょうか。
記事内でご紹介したBIツール「MotionBoard」には、契約前にご利用いただけるデモサイトがございます。
体験可能な60種類のダッシュボードをご用意しているので、BIツールの導入を検討している方はぜひお試しください。
