データ分析の基本的な手順を3ステップで解説
まずは、データ分析の基本的な手順を確認していきましょう。
データ分析の手順は、大きく以下の3ステップに分けられます。
- データを集める
- 分析を行う
- レポーティングして分析結果を伝える
1.データを集める
データ分析の第一歩は、データを集めるところから始まります。
データは出所や特性に応じて、大きく以下の2つに分けられます。
プライマリーデータ（一次データ）とは、自社が独自に保有するデータや新たに調査・取得するデータのことです。
必要なデータを理想的な形で収集しやすいという点で優れていますが、その反面「調査範囲は自社の手がおよぶ範囲に限られる」や「即時にデータを収集することができない」といった欠点もあります。
セカンダリーデータ（二次データ）は、調査機関や公的機関などの第三者によって収集・公開されているデータのことです。
無償あるいは安価で利用できるケースが多く、調査・収集にかかるコストや時間を抑えることが可能です。ただし、公開されているデータは必ずしも自社のデータ分析に適した形になっているとは限りません。
以上のようなプライマリーデータ・セカンダリーデータの特性から、データ収集は以下のような手順で進めるのが一般的です。
- 事前に必要なデータを明確化
- 目的に合ったセカンダリーデータを収集
- セカンダリーデータだけでは不足する情報を精査
- 不足情報をプライマリーデータとして調査・収集
2.分析を行う
必要なデータを収集したら、いよいよ分析に取り掛かります。
エクセルであれば、収集したデータをファイルに取り込み、「分析ツール」機能などを用いて分析を行うのが一般的です。
エクセルの分析ツールでは、主に以下のような分析手法が用意されています。
- 相関
- 分散分析
- 基本統計量
- ヒストグラム
- 移動平均
- 回帰分析 など
手軽に分析を行える一方で、エクセルの分析ツール機能には以下のような欠点が存在します。
- あらかじめ用意されている分析手法以外は使えない
- データ量が多いと処理速度が低下・フリーズしてしまう
- データ更新のたびに同じ作業を行う必要がある
また、ピボットテーブル・マクロ・関数といった機能を駆使すれば、データの分類や集計、反復操作の自動化が可能ですが、いずれも専門的な知識が必要であり、業務が属人化しやすい点に注意が必要です。
3.レポーティングして分析結果を伝える
データ分析によって得られた結果は、分かりやすい形でレポーティングすることが大切です。
エクセルの場合、マクロ機能を駆使してレポーティングの仕組みを構築することで、データから作成されたグラフ・表を含むレポートを自動で出力できます。
ただし、社内にエクセルに関する高度なスキルを持つ人材が必要であり、一度作成したとしてもメンテナンスの負担が大きくなってしまいがちです。
また、ネット上からレポート用のテンプレートを取得し、手動でレポート作成を行っているケースもありますが、作成に多くの労力を要するほか、入力ミスによって誤った内容のレポートになってしまう恐れもあります。
上記のように、分析データのレポート作成には多くの労力・工数がかかるため、実際にレポート化するまでに多くの日数を要するなど、スピード感が課題となるケースもあります。
エクセルでデータ分析する上での課題
前述の通り、エクセル（Excel）を使ってデータの分析・レポーティングを行うことは可能ですが、用途によっては非効率なケースもあります。
エクセルを使ったデータ分析・レポート作成における主な課題について詳しく見ていきましょう。
異なる種類のデータ統合
エクセルが不得意とすることのひとつに、異なる種類のデータ統合が挙げられます。
エクセルは、取り込めるデータのファイル形式に一定の制限があります。
そのため、収集したデータのファイル形式がエクセルでサポートされていない場合、事前にファイル形式を変換して書き出したり、ワークシートに手入力したりといった対応が必要になります。
また、部署部門や担当者ごとに異なるフォーマットを使用していたり、異なるバージョンを使用していたりといったケースは少なくありません。そのような場合、バラバラのフォーマットを手作業で統一する手間が発生し、大きな負担となってしまいます。
大容量データの処理
エクセルは、大容量データの処理も不得意としています。
エクセルでの作業中に動作が重くなり、業務が滞ってしまった経験がある方は多いのではないでしょうか。
エクセルの1ワークシートで扱えるデータ量は、104万8,576 行×1万6,384 列が上限であり、これ以上のデータは同一のワークシートで扱えません。一見すると十分にも思えますが、ビッグデータの収集においては不十分になる可能性も大いにあります。
また、扱うデータ量が増えるほど処理に時間がかかるため、動作が重くなったりフリーズしたりして作業効率が低下しがちです。
このような特徴から、エクセルは大量かつ多様なデータの集計・分析には不向きだと言えるでしょう。
情報のリアルタイム更新
収集したデータを分析・レポーティングして意思決定に役立てるためには、最新の情報を用いることが重要です。
しかし、エクセルは更新した情報をリアルタイムに反映したり、複数人で同時に編集したりといった使い方に適していません。
そのため、データを更新するたびに分析・レポーティングをしなおす手間がかかってしまい、場合によっては参照すべき最新データの所在が分からなくなってしまうケースも考えられます。
エクセルの不得意をカバーするBIツール
あらためて、エクセルが適している用途と不向きな用途を整理してみましょう。
上記のように、エクセルは「異なる種類のデータ統合」や「大容量データの処理」、「情報のリアルタイム更新」などを不得意としています。
近年、このようなエクセルの課題点を解決する手段として、BIツールの活用が注目を集めています。
BIツールとは、「ビジネスインテリジェンスツール（Business Intelligence Tool）」の略で、大量かつ多様なデータの分析・レポーティングを得意とするツールのこと。ウイングアーク１ｓｔが提供する「MotionBoard」もBIツールの一つです。
次は、BIツールで解消できる、データ分析・レポート作成におけるエクセルの課題点を見ていきましょう。
あらゆる種類のデータに対応
BIツールはさまざまなファイル形式に対応しています。
そのため、エクセルのデータはもちろん、その他形式で収集・蓄積されたデータまで、社内に点在するあらゆるデータを横断して速やかに集計・分析を行うことが可能です。
集めたデータを適切なファイル形式へと変換・統合する手間を軽減し、手入力による情報の重複・抜け漏れといったミスを防ぐことができるため、効率的にデータ集計・分析を行うことができるでしょう。
大容量データをスムーズに処理
大量なデータ処理を前提として設計されているBIツールは、エクセルでは対応できない大容量データをスムーズに処理することが可能です。
大規模なデータを処理する場合、BIツールとエクセルでは作業効率に大きな差があらわれるため、大量のデータを扱うのであればBIツールの活用が好ましいでしょう。
リアルタイムにレポートを更新可能
BIツールはあらゆるデータを自動で集計し、リアルタイムにレポートへと反映させることが可能です。
データの更新やレポーティングを頻繁に行うのであれば、BIツールを導入することで作業工数を大幅に削減することができるでしょう。
脱エクセルではなく適材適所の使い分けが重要
エクセル（Excel）が不得意とする作業はBIツールで補えることを解説しましたが、必ずしも「脱エクセル」が必要なわけではありません。
なぜなら、エクセルとBIツールはそれぞれ得意とする領域が異なるツールであり、ツール自体に優劣があるわけではないためです。
重要なのは、エクセルによる作業を完全に排除するのではなく、目的に応じて適材適所を意識したツールの使い分けを行い業務効率を改善することです。
データソースとしてのエクセル活用
前述した通り、エクセルは膨大な量のデータを処理するには不向きです。
IoTの浸透などによってビッグデータ活用が重要視されつつある昨今、エクセルで多様かつ大量のデータを処理することは限界があるでしょう。
また、データ更新のたびに作業が発生し、リアルタイムな反映が難しいという点からも、更新頻度の高いデータのレポーティングにエクセルを利用するのは非効率的だと言えます。
一方で、エクセルは新たにプライマリーデータ（一次データ）を収集する際、必要な項目に応じて自由に表形式を作成して入力することが可能です。
集計・加工前のデータ収集に関わる人数が多く、各人のスキルが違う場合には、誰もが操作に慣れ親しんでいるエクセルの方が効率的に作業を行える場合もあるでしょう。
また、これまでにエクセルで収集・蓄積してきた過去データがある場合、今後もエクセルでデータを収集することで管理が容易になるケースもあります。
このような観点から、エクセルはあくまでデータソースとして活用するのが適切だと考えられます。
レポーティング・情報共有としてのBIツール活用
エクセルが不得意とする大量かつ多様なデータの処理およびレポーティング業務は、BIツールを活用することで業務を効率化することができます。
BIツールであれば、エクセルを含むさまざまな形式のデータソースを集約し、リアルタイムに可視化することができます。あらかじめ指定したタイミングでのレポート出力も可能で、メールやチャットツールによる自動配信も設定可能です。
また、データの種類や用途に応じた多彩な表現が可能なので、より直感的に分析結果を伝えることができるでしょう。
まとめ
今回は、エクセル（Excel）によるデータ分析・レポート作成の課題点や、BIツールと使い分けることのメリットについてご紹介してきました。
従来、データの管理・分析にはエクセルが広く使われていましたが、企業が扱うデータの多様化・大容量化に伴い、エクセルでは快適に処理を行えないケースも珍しくなくなってきました。
今回ご紹介したように、収集したデータの分析・レポーティングを効率的に行い、精度の高い意思決定を下すには、適材適所を意識してエクセルとBIツールを使い分けることが有効です。
ウイングアーク１ｓｔが提供する、データの可視化に特化した「MotionBoard」は、エクセルでのデータ分析・レポート作成にまつわる課題解決に役立つBIツールです。
MotionBoardは各種データベースやクラウドサービスと連携し、リアルタイムに情報を反映させつつ指定した形式でのレポーティングを実行できます。
今まで通り、使い慣れたエクセルでデータ収集・入力を行えるため、ツール導入による負担を抑えることが可能です。もちろん、エクセルで収集したデータと他のデータソースを組み合わせてデータ分析をすることもできます。
体験デモもご用意しているので、エクセルによるデータ分析・レポート作成に課題を感じている場合は、ぜひこちらからお試しください。
