Excelレポートの集計作業の課題
レポート集計はとにかく手間と時間がかかります。
まずは、顧客や社内の各部署、システムから出力したデータなど、様々なExcelフォーマットから収集したデータを集計しなければなりません。このとき、コピー＆ペースト作業のミスにより、誤った数字が集計されてしまったり、作業の手戻りが発生したりすることもあります。
また、上司から「こういう数字も欲しい」と後から言われ、作成した集計方法を何度も変更した経験がある方もいるのではないでしょうか？変更によって、過去の設定が崩れて集計がうまくいかなくなってしまうこともあります。
その他にも、前の担当者が作成していた集計フォーマットの使い方が分からず、うまく使えないようなことも。結局、一から新しく集計フォーマットを作成しなければならず、担当者が異動のたびに作業が発生しているという企業もあるでしょう。
Excelは便利なツールではありますが、このように手間や時間がかかってしまうことに課題があります。
Excelレポートの集計作業を効率化する方法
それでは、Excelレポートの集計作業を効率的に行うためにはどのような方法が考えられるのでしょうか。以下では、Excelレポートの集計作業を効率化する主な方法を紹介します。
フォーマット統一化
集計においてよくあるのが、入力者によって入力内容や入力ルールが異なるという問題です。たとえば入力フォーマットの金額欄に単位の指定がなければ、入力する方によっては「XXX,XXX円」「XXX千円」のように様々な形式で入力されてしまいます。
自部署で実施するアンケート調査など、入力フォーマットをあらかじめ設定できる場合はフォーマットを統一化することで集計時の手間を削減することができます。具体的には以下のような取り組みが考えられるでしょう。
- Excelの入力規則を利用することで、想定していないデータを入力できないようにする。
- 入力するセルに色を付けたり、記入例を添付することで入力者に分かりやすいようにする。
- 数式などを利用して、入力するセルを最小化する。
- 入力方法に関する凡例を付与する。
このように、入力フォーマットを工夫することで入力内容のブレを少なくできます。結果として、集計時の作業負荷を減らすことができるでしょう。
ピポットテーブル・マクロの活用
Excelには集計を容易にするための様々な機能が用意されています。たとえば、以下のような機能が活用できます。
ピボットテーブル：
ピボットテーブルは、スピーディにデータを集計し可視化する機能です。ワンクリックで合計を平均値に変えるなど、様々な集計方法に簡単に対応することができます。
Excel VBA：
スキルが必要ではありますが、Excel VBAの活用は集計作業を大きく効率化します。Excel VBAを活用することで、コピー&ペーストや集計範囲選択の自動化、関数の実行、ピポットテーブルの作成・更新などを自動化できます。
情シス部門がある企業では、情シス部門にVBAを組み込んだフォーマットを作成してもらうように依頼することもできるでしょう。データ取得元がすべてExcelなら、ワンクリックで複数のファイルから可変データを取得して集計、レポート作成まで自動化することも可能です。
Excelの限界
一方で、このような効率化策を行ったとしても、そもそもExcelでは解決できない課題もあります。Excelはどのような点に限界があるのでしょうか。
リアルタイムでの集計が困難
Excelにより収集したデータを集計するためには、一定の作業時間が必要となります。このため、どうしても作業回数が限られ、たとえば販売実績集計など月次単位でレポートを作成している企業も多いのではないでしょうか。
集計作業を行っている間にも、現場の数字は変わっていきます。販売実績を集計する場合も、集計に1週間かかっては最新の数字を確認することができないでしょう。
ビジネスが高速化する中で、リアルタイムの数字を確認できないことは企業にとって大きなディスアドバンテージとなりえます。
複雑な機能を使いこなす難しさ
ピボットテーブルやVBAは、使いこなせれば集計作業を効率化できる大きな武器となります。一方で、これらを使いこなすのはかなり難しいのも現実です。
たとえば、Excel VBAは簡易的なプログラミングのため、難易度が高いといえます。情シス部門などITに精通した方であれば使いこなせますが、一般社員にはハードルが高いといえます。
ITの専門ではない方にとっては、なかなか難しい効率化の手法といえるでしょう。
大量のデータを扱う難しさ
大量のデータをExcelで扱おうとすると、システムが不安定となったり長い時間がかかったりという問題が発生します。また、Excelの仕様上扱えるデータ量にも制限があります。
大量のデータを分析しようとする際には、Excelでは対応が難しいといえるでしょう。
レポート作業を効率化できるBIツールとは？
このように、Excelによる集計作業には限界があります。そこで検討したいのが、データの集計にBIツールを活用するという選択肢です。
BIツールとは、様々なデータを集計・分析するために利用できるツールです。BIツールのポイントは「誰でも使える」という点にあります。プログラミングなどの専門知識は必要ありません。BIツールの活用により、様々な条件を指定した集計やグラフなどによる可視化を簡単に実現できます。
具体的には、BIツールを導入することにより以下のようなことを実現可能です。
- ダッシュボードやレポート機能により、一度集計ルールを設定すれば自動で最新のデータを閲覧できる。
- リアルタイムにデータを集計・可視化し、内容を確認できる。
- 利用にあたって複雑なプログラミングを行う必要はなく、エンジニアでなくても構築しやすい。
- 大量のデータを集計・分析する際にも、高速に処理を行うことができる。
当社では、直感的な操作で誰でも利用できるBIツール「MotionBoard（モーションボード）」を提供しています。
MotionBoardでは、社内に散在する様々なデータと接続し、意思決定に必要な情報を集約、ダッシュボードでリアルタイムに情報を閲覧することができます。
ご興味のある方は是非お問い合わせください。
まとめ
この記事では、Excelでの集計作業の効率化方法と共に、Excelの限界とBIツールの活用についてご紹介しました。Excelの加工やレポーティング、グラフの加工に費やす時間を、BIを使うことにより極力効率化・削減しつつ、企画や業務改善など本質的な取り組みに時間を使えるようにすることがポイントです。
また、データのリアルタイム性という観点も意識が必要です。リアルタイムな鮮度の高いデータを全社の誰もが見られる環境に置くことで、共通理解をもってスピーディな意思決定・ネクストアクションにつなげることができます。
MotionBoardの導入により、これらの取り組みの支援が可能です。Excelでの集計作業に課題感を感じられている方は、ぜひご検討ください。
