バックオフィスDXとは？
まずは、バックオフィスDXの意味合いについて確認していきましょう。
そもそもバックオフィスとは、顧客との直接的な関わりを持たない部門や職種を指し、経理や人事、総務、法務などが該当します。
フロントオフィスのパフォーマンスや経営の健全性を左右するため、組織全体を支える重要な部門だと言えます。
そしてDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して社会やビジネスを変革することを指します。
つまりバックオフィスDXとは、デジタル技術を活用してバックオフィス業務の変革を推進することだと言えます。
組織の根幹と言えるバックオフィス部門のDXを推進することにより、競争力の強化、ひいては組織全体の変革につながるとして近年注目を集めています。
バックオフィスDXが必要とされる理由
次は、バックオフィスDXの必要性が増している理由について確認していきましょう。
バックオフィス部門の人手不足
バックオフィスDXが必要とされる要因のひとつとして、深刻化する人手不足が挙げられます。
フロントオフィス部門と異なり、バックオフィス部門は直接的に利益を生み出すことがないために、積極的に人員補充が行われにくいという傾向があります。
そのため、少人数でバックオフィス業務を担当しているケースや、フロントオフィスの担当者がバックオフィス業務を兼任しているというケースも少なくありません。
少子高齢化により今後ますます人手不足が深刻化するとされているなか、限られた人員でバックオフィス業務を遂行していくためにも、デジタル技術の活用による業務の省力化・自動化は不可欠だと言えるでしょう。
労働生産性の低迷
人手不足だけでなく、労働生産性の低さも深刻な課題となっています。
たとえば、公益財団法人 日本生産性本部が公開している「労働生産性の国際比較2022」では、日本の時間当たり労働生産性はOECD加盟38ヶ国中27位、一人当たり労働生産性は38ヶ国中29位であると示されており、どちらもデータ取得可能な1970年以降もっとも低い順位です。
そして、日本の労働生産性が低迷している一因として、紙ベースのアナログ業務を挙げることができます。
バックオフィス部門では、帳票類や契約関連書類、各種申請書など、さまざまな文書を扱いますが、これらを紙ベースで運用していることで、作業工数の増加やヒューマンエラーが発生しやすくなり、生産性の低下につながっているケースが少なくありません。
生産性を高めて組織として競争力を強化していくためにも、DXを推進して紙ベースのアナログ業務から脱却することが大切だと言えるでしょう。
働き方改革の推進
バックオフィス部門の働き方改革推進という面でも、DXの取り組みは非常に重要です。
少人数でバックオフィス業務を担当している、あるいはフロントオフィスの担当者がバックオフィス業務を兼任しているといったケースでは、一人当たりの業務負担が大きく、長時間労働に陥りやすい状況と言えます。
また、書類を扱う機会が多いバックオフィス部門では、書類の印刷や押印、封入封緘といった紙ベースの業務が原因でテレワークを導入しづらいという課題もあります。
長時間労働の是正やテレワークの導入など、働き方改革を推進していくためにもデジタル技術の活用による業務効率化やペーパーレス化といったDX推進の取り組みが必要となっているのです。
インボイス制度の開始
2023年10月開始のインボイス制度（正式名称：適格請求書等保存方式）も、バックオフィスDXの必要性を高める要因のひとつです。
インボイス制度の開始後、請求書の様式変更に伴う確認事項の増加や仕分け作業の煩雑化が予想されており、経理をはじめとしたバックオフィス部門の負担増加が懸念されています。
インボイス制度の開始に伴う業務の負担増加・煩雑化に備えて、デジタルインボイス（電子化した適格請求書）への切り替えを含め、バックオフィス業務のデジタル化・DX推進に着手する企業が増えつつあるのです。
電子帳簿保存法の改正
改正電子帳簿保存法（改正電帳法）の存在もまた、バックオフィスDXの必要性が高まっている要因のひとつです。
2022年1月に施行された改正によって大幅な要件緩和が行われ、帳簿書類を電子保存するハードルは今まで以上に低くなりました。
その一方で、電子取引における「紙の保存に代える措置」が廃止されたことにより、これまで紙媒体に印刷して保存できた電子取引情報を、電子データのまま保存しなければならなくなりました。
つまり、帳簿書類の電子保存に取り組みやすくなったと同時に、電帳法対応の必要性も高まったと言えます。
この改正電帳法をきっかけに、バックオフィスDXの一環として帳簿書類の電子化を検討する企業が増えつつあるのです。
紙業務からの脱却がバックオフィスDX推進の鍵！
バックオフィスDXの必要性はわかりましたが、「具体的に何から取り組むべきかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
バックオフィスDXを効率的に進めるには、紙ベースの業務からの脱却が重要な鍵となります。
先述した通り、バックオフィス部門では文書を扱う機会が多く、それらの文書を紙ベースで運用していることで、業務負担の増加や生産性の低下、テレワークに対応できない、といった問題が発生しやすくなります。
反対に、文書の電子化・ペーパーレス化に取り組んで紙ベースの業務から脱却することで、以下のようにさまざまなメリットが期待できます。
- 業務効率化・作業工数削減
- ヒューマンエラーの防止
- セキュリティ・ガバナンスの強化
- 印刷コスト・人件費の削減
- テレワークの促進
など
さらに、これまで紙媒体で管理していた情報をデータとして扱うことが可能になり、データ活用の基盤を整えることができます。
これにより、ITシステム・ツールの導入や連携を行いやすくなり、業務のデジタル化、そしてバックオフィスDXを加速させることができるでしょう。
バックオフィスDXの推進なら「invoiceAgent」
バックオフィスDXを効果的に推進していくには、紙業務からの脱却が鍵となることをお伝えしました。
次は、文書の電子化・ペーパーレス化によって紙業務からの脱却を促進し、バックオフィスDXを実現するためのソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。
企業間取引の電子化なら「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書や領収書といった企業間取引文書の送受信を電子化するソリューションです。
PDFファイルを「invoiceAgent 電子取引」にアップロードするだけで文書をWeb配信でき、PDF化する前のCSVデータを所定のフォルダにアップロードすることでPDFに自動変換することも可能です。
デジタルインボイスの標準規格「Peppol」に対応する機能も備えているので、インボイス制度に向けた準備としても効果的です。
紙文書の電子化なら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、活字・手書きを問わず紙文書のデータ化を実現するソリューションです。
高精度な5つのOCR／AI OCRエンジンを搭載しており、読み取り文書の特徴に応じて使用するOCR／AI OCRエンジンを選択したり、複数のOCR／AI OCRエンジンによる処理を実行することも可能です。
また、読み取り文書の歪みや傾きを自動で補正する機能も備えており、認識率の低下を防ぎます。
文書データの一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、文書データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent」や他システムで作成・出力した文書データをまとめて取り込み、事前に設定したルールに基づき自動で仕分け・保存を実行します。
保存した文書データは、高度な検索機能によって速やかに参照・出力することができます。
さらに、保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんの防止・検知に役立つ証跡管理機能を備えているので、安全かつ効率的に文書データを一元管理することができるでしょう。
契約手続きの電子化なら「invoiceAgent 電子契約」
「invoiceAgent 電子契約」は、契約業務の電子化を実現するソリューションです。
契約書の作成から社内確認・承認作業、双方の署名による契約締結まで、面倒な契約手続きをクラウド上で完結することが可能です。
さらに、双方による電子署名が施された契約書に、ウイングアーク１ｓｔが立会人として電子署名とタイムスタンプを付与することで、書面の契約書と同程度の法的証拠力を担保します。
「invoiceAgent」でバックオフィスDXを推進した事例
最後に、「invoiceAgent」を導入してバックオフィスDXを推進した企業事例を見ていきましょう。
バックオフィスDXの第一歩として帳票を電子化（伊藤忠商事）
大手商社の伊藤忠商事株式会社は、「invoiceAgent」を活用して請求書のWeb配信システムを構築しました。
2018年から帳票基盤の見直しを進めてきた同社ですが、2020年の新型コロナウイルス感染症の流行拡大により、紙ベースの帳票運用の課題が顕在化します。
同社には約600課の営業部署が存在し、各営業部署の担当者がそれぞれ請求業務を行っています。
コロナ禍に突入して在宅勤務の必要性が高まるなか、各営業部署の担当者は請求業務を在宅で完結することができず、やむを得ず出社しなければならない状況が発生していました。
そこで同社は、「invoiceAgent」を導入して請求書をWeb配信する仕組みを構築することを決定。
2020年9月の導入決定から約半年という短期間で本格運用を開始し、在宅勤務でも請求業務に対応できる環境を実現しました。
さらに同社は、帳票の電子化をバックオフィスDXの第一歩と位置づけ、「invoiceAgent」のさらなる利用拡大を図っています。
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伊藤忠商事株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
経理領域のDX推進と改正電帳法への対応を実現（ポリプラスチックス）
高性能エンジニアリングプラスチック製品の製造・販売を手掛けるポリプラスチックス株式会社は、「invoiceAgent」の導入で経理領域のDX推進と改正電帳法への対応を実現しました。
同社ではかねてより全社的なDX推進活動として、さまざまなシステム・データベースで管理していた情報をSalesforceに集約する取り組みが進められていました。
経理領域においては、2022年1月施行の改正電帳法への対応、そして新たなワークフロー構築による経理部門のリモートワーク実現が課題となっていました。
そこで同社は、電帳法に対応する製品の証である「JIIMA認証」を取得しており、Salesforceとの親和性が高い「invoiceAgent」の導入を決定。
契約を結んだ2021年10月から約半年で開発を完了し、本格稼働を開始しました。
月に1千件の一般経費取引の請求プロセスを電子化することに成功し、業務工数の削減や検索性の向上、経理部門で最低週1回のリモートワークが可能になるなど、大きな効果を実感されています。
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ポリプラスチックス株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、重要性が高まるバックオフィスDXの概要や必要性、推進のポイントを解説しました。
人手不足への対応や生産性向上、働き方改革の推進など、バックオフィスDXに取り組むことで多くのメリットが期待できます。
そして、バックオフィスDXを効果的に推進していくには、文書の電子化が有効です。
バックオフィスDXに取り組みたいと考えている方は、今回ご紹介した「invoiceAgent」で文書を電子化するところから始めてみてはいかがでしょうか。
