請求書の郵送代行とは？メリットやおすすめのサービスを紹介！

請求書の郵送代行サービスとは？

請求書の郵送代行サービスとは、なにかと手間が掛かる請求書の郵送作業を代行してくれるサービスのこと。
依頼者に代わって、請求書の封入封緘や宛名書き、発送を行ってくれるだけでなく、請求データを基に請求書の作成・発行も行ってくれるクラウドサービスも登場しています。

請求書の発行業務は、それ自体が会社に利益をもたらす業務ではなく、本来であれば多くの工数を割くべき業務ではありません。
その一方で、請求書発行にまつわる一連の業務は人手による作業を多く含むため、件数が増えるほど効率が低下したりミスが起きたりするリスクが高まり、結果として多くの工数を要してしまうケースが多々あります。

請求書の郵送代行サービスを利用することで、後述する生産性向上やミスの防止といったメリットが期待できます。

請求書の郵送代行を利用するメリット

次は、請求書の郵送代行サービスを利用することのメリットとして、以下の2点について詳しく確認していきましょう。

生産性の向上

請求書の郵送代行を利用することで、生産性の向上につながります。

先述した通り、請求書発行という行為そのものは、利益の創出につながらない、いわゆるノンコア業務に該当します。
郵送代行サービスを利用することで、これまで請求書発行業務に割いていたリソースを、より付加価値が高いコア業務に充てることが可能になり、結果として生産性の向上につなげることができるでしょう。

ヒューマンエラーの防止

請求書の郵送代行サービスを利用することで、ヒューマンエラーを防止することが可能です。

請求書の発行・郵送は、月末月初などの締め日付近に行うケースが多く、タイトなスケジュールのなかで作業をこなさなければなりません。
しかし、発行・郵送する請求書の件数が多いと、封入封緘での入れ間違いや送り先の間違い、あるいは発送忘れや二重送付といったミスが起こる可能性が高まります。
請求書の郵送代行サービスであれば、社内で起こりうるヒューマンエラーのリスクを抑えて、迅速・確実に請求書を送付することができるでしょう。

請求書の電子化もあわせて検討すべき理由

請求書の郵送代行サービスを利用するメリットについてお伝えしましたが、より多くの効果を得たいと考えるのであれば、請求業務の電子化に着手することをおすすめします。

次は、請求業務を電子化することのメリットとして、以下の4点を紹介します。

請求書に関わる一連の業務が効率化

請求書発行という一連の業務は、郵送作業以外にも多くの作業で成り立っています。
請求業務を電子化することで、請求書の作成・発行から郵送までの一連の流れをデバイス上で完結することが可能になり、業務の効率性や正確性を高めることが可能です。
また、請求情報をデータとして扱えるため、基幹システムへの入力作業も効率化・自動化することができるでしょう。

とくに、2023年10月のインボイス制度開始後、請求関連業務は今まで以上に煩雑化することが予想されています。
インボイス制度開始後の業務負担を軽減する意味でも、請求業務の電子化に取り組むべきだと言えるでしょう。

企業間取引の迅速化

紙の請求書を郵送する場合、発送から相手の手元に届くまでに数日間のタイムラグが生じてしまいます。記載ミスなどで再発行が必要になれば、さらに多くの日数がかかってしまうでしょう。
しかし、請求・支払関連業務は締め日の関係でスケジュールがタイトになりがちで、郵送によるタイムラグがネックとなるケースは少なくありません。

請求業務を電子化していれば、発行した請求書をリアルタイムに取引先に配信することができます。
万が一再発行が必要になっても、該当箇所を修正したうえですぐに再送することができるので、紙ベースの請求業務よりも取引を迅速化することができるでしょう。

コストの削減

紙ベースの請求書発行業務を電子化することで、コストを削減することができます。

郵送代行サービスを利用している場合も含め、請求書を紙ベースで運用していると、書面の印刷コストや郵送コスト、発行した請求書の控えを保存しておくための設備コストなどが発生します。
一方、請求書発行業務を電子化することで、上記のコストが不要になるだけでなく、先述した業務効率化の効果によって人的コストも抑えることが可能です。

なお、総務省は2023年12月に定形郵便物やはがきの郵便料金を値上げする方針案を発表し、2024年秋ごろには郵便料金の改正が実施される見通しとなっています。
電子化を進めて書面の郵送件数を減らすことができれば、郵送サービスの利用料金も節約することができるでしょう。

テレワークの促進

請求業務の電子化は、テレワーク促進にも有効です。

紙ベースの請求業務では、書面の印刷や押印、封入封緘、請求書控えのファイリングなど、オフィスでなければ行えない作業が多々発生してしまいます。
そのため、テレワークを導入できない、あるいはテレワーク中でも出社せざるを得ないという状況に陥りがちです。
請求業務を電子化することで、上記の作業をデバイス上で完結でき、テレワークでも業務を遂行できる環境を整えることができるでしょう。

電子・郵送のハイブリッド運用を実現する「invoiceAgent 電子取引」

請求書の郵送代行サービスを利用することで一定の効果を得ることができますが、請求業務の抜本的な改善を図るのであれば電子化が不可欠です。
次は、請求業務の電子化を実現するソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント 電子取引）」をご紹介します。

PDFをアップロードするだけでWeb配信を実現

「invoiceAgent 電子取引」は、企業間取引文書の送受信を電子化する電子取引ソリューションです。

請求書のPDFファイルをアップロードするだけで取引先にWeb配信することができ、取引先から発行される関連帳票も「invoiceAgent 電子取引」上で受け取ることができます。
また、PDF出力する前のCSVファイルを所定のフォルダにアップロードすることで、自動でPDFファイルに変換して配信することも可能です。
さらに、既存の請求書フォーマットを変更する必要がないため、現場の混乱を防ぎつつスムーズに請求書発行業務を電子化できるでしょう。

Web配信と郵送のハイブリッド運用を実現可能

請求書のWeb配信化を進めるにあたって、すべての取引先がWeb配信への切り替えに同意してくれるとは限りません。
書面での受け取りを希望する取引先に対しては、これまで通り郵送対応を継続するなどの配慮が必要になります。

「invoiceAgent 電子取引」にはオプションの郵送サービスがあり、Web配信と同じようにPDFファイルを「invoiceAgent 電子取引」にアップロードするだけで、対象書類の入稿・封入封緘・郵送まで実行します。
郵送サービスを利用することで、取引先の負担に配慮しつつWeb配信と郵送のハイブリッド運用を簡単に実現することができるでしょう。

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を支援

請求書を電子化する場合、電子帳簿保存法への対応が必要になります。
「invoiceAgent 電子取引」は、電子帳簿保存法の電子取引要件に対応する「JIIMA認証」サービスです。
そのため、請求書などの文書を送る側も受け取る側も、電子帳簿保存法への対応に役立てることができます。

また、「invoiceAgent 電子取引」はインボイス制度への対応という面でも有効です。
デジタルインボイス（電子化された適格請求書）の標準仕様である「Peppol」経由のデータ送受が可能で、紙で受領した適格請求書のデータ化や、適格請求書発行事業者の登録確認も行えます。

「invoiceAgent」で請求書発行業務を効率化した事例

最後に、「invoiceAgent」を活用して請求書発行業務を効率化した事例をご紹介します。

約40時間かかっていた工数が半減（エムオーテックス）

「LanScopeシリーズ」をはじめとしたソフトウェア開発・販売を手掛けるエムオーテックス株式会社は、「invoiceAgent」の導入により請求書発行業務をWeb配信化しました。

同社では従来、紙ベースで請求書発行業務を行っており、担当者2人がかりで月間40時間程の工数を要していました。
その後、一部の取引先を対象に請求書のメール送付を開始したものの、メールの本文や宛先、添付ファイルのダブルチェックが必要になり、紙ベースの請求書発行以上に工数がかかってしまいました。

そこで同社は、紙ベースの請求書発行をWeb配信に切り替えるため、「invoiceAgent」の導入を決定。
売上管理に利用しているSalesforceから出力した請求書PDFをアップロードするだけで、取引先ごとに自動で振り分けることができ、請求書発行業務の工数が大幅に削減されました。
また、書面での受け取りを希望する取引先に対しては、郵送サービスを利用することで対応しました。
担当者2人がかりで40時間かかっていた工数が約半分まで削減され、在宅でも請求書発行業務を行える環境が整うなど、大きな効果を実感しています。

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エムオーテックス株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

印刷・封入・投函の工数を3分の1に削減（フェリシモ）

ファッション・雑貨等の通信販売事業を展開する株式会社フェリシモは、「invoiceAgent」を導入して受領書兼請求書のやり取りを電子配信に切り替えました。

同社は約600社の仕入先を抱えており、各社に対して納品内容を記した受領書を郵送し、押印のうえ返送してもらうことで請求書に代える運用体制を取っていました。
しかし、受領書兼請求書を出力・郵送する業務には1.5日程度を要しており、ときには残業や休日出勤も発生していました。また、コロナ禍に入りリモートワークが広がり始めると、紙ではなくメールで送ってほしいという要望が増え始め個別対応の負担が増加。

そこで同社は受領書兼請求書をWeb配信する仕組みを検討開始。
複数サービスを比較検討して結果、PDFで出力するだけで配信できる点や、約600件という配信件数でも導入しやすい費用感、将来的に他業務にも展開できる点などを評価し、「invoiceAgent」の導入を決めました。

導入後、出社することなく受領書兼請求書をWeb配信することが可能になり、1.5日かかっていた印刷・郵送作業の工数が3分の1まで削減。郵送費だけでなく紙や封筒も不要になったことで月間10万円程度のコストカットにもつながっています。

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請求書の自動発行・Web配信を実現（アスノシステム）

「会議室.COM」をはじめとしたサイト運営事業を手掛けるアスノシステム株式会社は、ウイングアーク１ｓｔが提供する「SVF Cloud」と「invoiceAgent」の導入により請求書の自動発行およびWeb配信を実現しました。

同社のメディアサービス部では、2016年にSalesforceを導入して案件管理の一元化を実現していました。一方、請求書や見積書の作成についてはエクセルやパワーポイントを利用して担当者が手作業で行っており、作業の煩雑化や業務負担の大きさが課題となっていました。

そこで同社は、Salesforceのデータから請求書や見積書を直接発行できるシステムを検討開始。Salesforceとの親和性が高く、帳票の追加も柔軟に対応できる「SVF Cloud」を導入しました。

さらに同社は、請求書のWeb配信化にも着手し「invoiceAgent」を導入。郵送件数が従来の3分の1まで減少し、作業時間も3分の1まで短縮するなど大きな効果を得ています。

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まとめ

今回は、請求書の郵送代行に焦点を当てて、サービス内容や利用するメリット、請求業務の電子化に着手すべき理由を解説してきました。

請求書の郵送代行は、上手に活用することで生産性の向上やヒューマンエラーの防止といったメリットを得ることができます。

しかし、請求関連業務をより効率化したいと考えるのであれば、請求業務の電子化にも取り組むべきだといえます。

今回ご紹介した情報も参考に、電子と郵送のハイブリッド運用を実現可能な「invoiceAgent」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。