文書管理とは？必要性やルール、効率化に役立つシステムを紹介！

文書管理とは？

文書管理とは、文書のライフサイクルを適切に管理・運用することを指します。

企業が扱う文書には、作成・伝達・保存・破棄という一連のライフサイクルが存在します。

例として、請求書のライフサイクルを見てみましょう。

1. 代金の支払いを求める請求書を受注者が作成
2. 請求書を発注者（取引先）に送付して請求情報を伝達
3. 受注者は請求書の控えを、発注者は請求書の原本を保存
4. 保存期間を過ぎた請求書を破棄

このような文書のライフサイクルを適切に管理できていない場合、必要な文書を見つけられないケースや誤って破棄してしまうケース、改ざんや情報漏えいなどの不正が発生してしまうケースも考えられます。

文書管理の必要性とは？

次は、企業における文書管理の必要性を以下2つの観点から説明していきます。

• ガバナンスの観点
• 業務効率化の観点

ガバナンスの観点

まずは文書管理の重要性をガバナンスの観点から確認していきましょう。

企業が扱う文書には、取引内容の情報や顧客情報、自社の経営状況に関する情報など、多くの機密情報が含まれます。

文書管理がずさんだと、持ち出しや紛失による情報漏えいや、改ざんなどの不正が発生するリスクが高まってしまいます。

また、取引に関するトラブルが発生した際に、客観的な証拠として文書を利用できない可能性もあります。

文書管理を適切に行うことは、上記のような不正行為やトラブルを防止し、ガバナンスを担保するうえで非常に重要だと言えるでしょう。

業務効率化の観点

次に、業務効率化の観点で文書管理の重要性を確認していきましょう。

文書管理が仕組み化されていない場合、さまざまな場面で業務の効率性が低下してしまいます。

たとえば、担当者によって文書の形式がバラバラになっている場合、項目の抜け漏れや誤入力などのミスが発生しやすく、差し戻しや修正で業務が停滞したり、業務システムへの入力作業が煩雑になってしまうケースが考えられます。

また、文書の仕分けや整理のルールが明確化されていない場合、作業が属人化して業務効率が低下したり、監査や問い合わせの際に必要な文書が見つからないといった状況に陥りがちです。

このような事態を回避して業務を効率的に遂行するためにも、文書管理の仕組み化は重要だと言えるでしょう。

文書管理に関するルール

次は、文書管理で遵守するべきルールとして、文書の保存期間と保存方法を確認していきましょう。

文書の保存期間

企業で扱う文書は、その種類によって保存期間が異なります。

保存期間別に主な文書を確認していきましょう。

永久保存が推奨される文書

• 定款
• 株主名簿・新株予約権原簿・端株原簿・社債原簿・株券喪失登録簿
• 登記・訴訟に関する文書
• 官公署への許認可関係の届出文書および重要文書

など

これらの文書は法律上では保存の義務はありません。しかし、文書の重要度から考えて永久保存が必要とされています。

10年間の保存が定められている文書

• 株主総会議事録
• 決算書類
• 貸借対照表・損益計算書などの計算文書および附属明細書
• 総勘定元帳・各種補助簿などの会計帳簿

など

7年間の保存が定められている文書

• 取引に関する帳簿（仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳など）
• 決算に関連して作成された書類
• 取引に関わる証憑（請求書・注文書・見積書など）

など

保存期間が定められていない文書

法律によって保存期間が定められていない文書については、自社で保存期間を判断する必要があります。

以下の観点から保存期間を決定して管理しましょう。

• 業務遂行の観点での必要性
• 訴訟時の立証の観点での必要性
• 会社の歴史の観点での必要性

文書の保存方法

取引に関わる文書は、紙媒体での保存が原則とされています。

ただし、電子帳簿保存法やe-文書法の要件を満たすことで、対象の文書を電子データとして保存することも可能です。

次は、紙媒体での保存方法と電子データでの保存方法について、それぞれ確認していきましょう。

紙媒体での保存方法

紙媒体の文書を保存する場合、文書の種類や作成日、取引先などで分類したうえでファイリングし、キャビネットなどに収納する方法が一般的です。

必要な書類を速やかに取り出せるように、「何の文書か」「いつ作成した文書か」などの情報をラベリングしておきましょう。

また、社外への持ち出しや改ざんを防ぐためにも、鍵付きのキャビネットで保管するなどの対策が必要です。さらに、一部の従業員のみが閲覧可能な文書は、保管場所を別途用意するなどの工夫が求められます。

電子データでの保存方法

電子データとして保存する場合には、電子帳簿保存法やe-文書法の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の全部または一部について、電子データとして保存することを認める法律です。

電子帳簿保存法には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つの保存区分があり、「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの保存要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてお読みください。

e-文書法とは、各種法令で保存が義務付けられている文書について電子データでの保存を認める法律で、電子帳簿保存法よりも対象文書が広範にわたります。

e-文書法では「見読性の確保」「完全性の確保」「機密性の確保」「検索性の確保」という4つの基本要件が定められており、文書の種類に応じて管轄省庁の省令や規則、ガイドラインで規定された要件を満たす必要があります。

e-文書法について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてお読みください。

文書管理の流れ

次に、文書管理の大まかな流れについて確認していきましょう。
紙媒体・電子データを問わず、文書管理は以下のような流れで行うのが一般的です。

1. 文書管理のルールを策定・周知する
2. 作成・受領した文書の分類を行う
3. ファイリングして保存する
4. 保存期間を満たした文書を廃棄する

各ステップについて詳しく確認していきましょう。

1.文書管理のルールを策定・周知する

まず、文書管理のルールを策定します。
ルールが適用される文書の種類や保存の方法、保存期間や廃棄方法、そして運用ルールから逸脱した場合の対処などを決定し、社内に周知します。

2.作成・受領した文書の分類を行う

次に、自社で作成したり取引先などから受領した文書の分類を行います。
分類方法としては、大きく以下の2パターンが存在します。

• ワリツケ式：文書管理を管轄する部門がトップダウンで指示を出し、「大分類＞中分類＞小分類」のように大きな分類から細分化して整理する方式。
• ツミアゲ式：「小分類＞中分類＞大分類」のように、小さなまとまりを積み上げて整理する方式。
  
  

3.ファイリングして保存する

文書をファイリングして保存します。
紙文書の場合、分類ごとにまとめた書類をファイルやバインダーに入れてキャビネットなどに格納し、電子データの場合には分類に応じて適切な階層のフォルダに格納しましょう。
適切な格納場所に保存することで、後から文書を確認する際に速やかに当該文書を探し出すことができます。

4.保存期間を満たした文書を廃棄する

法令あるいは社内ルールで定められた保存期間を満たした文書は、適切な方法で廃棄します。
保存期間を過ぎた文書を廃棄せずに保存していると、保管スペースやサーバーの容量を圧迫する要因となってしまいます。また、文書に含まれる個人情報や業務上の機密情報の漏洩リスクを防ぐためにも、保存期間が過ぎた文書は速やかに廃棄しましょう。

文書管理システムを利用するメリット

文書管理の効率化などを目的に、文書管理システムを導入する企業が増えつつあります。

文書管理システムとは、電子化した文書データを一元管理するためのシステムで、導入することで以下のようにさまざまなメリットが期待できます。

では、文書管理システムを利用するメリットを詳しく確認していきましょう。

文書管理の効率化

文書管理システムを利用する最大のメリットが、文書管理に関わる業務の効率化です。

紙媒体の文書管理では、目視や手作業による仕分けやファイリング、業務システムへの入力、取引先への郵送準備など、人手による作業が多く発生します。

人手による作業はミスが起こりやすく、業務効率の低下や負担増加を招きます。

文書管理システムを利用することで、文書の作成・伝達・保存・廃棄というライフサイクルをシステム上で一元管理することが可能になり、業務効率化が期待できます。

また、会計システムや顧客管理システムなどと連携することで、さらなる業務効率化を図ることができるでしょう。

監査・問い合わせ対応の負担軽減

文書管理システムを利用することのメリットとして、監査・問い合わせ対応の負担軽減も挙げることができます。

紙文書の場合、大量の書類のなかから必要な文書を探し出すのは大きな負担となってしまいます。

一方、文書管理システムでは、文書データが自社サーバーやクラウド上に保存され、取引先名や取引年月日、取引金額などで検索することが可能です。

必要な文書を速やかに参照・提示することができ、監査や問い合わせ対応の工数を大幅に削減することができるでしょう。

内部統制の強化

文書管理システムを利用することで、内部統制の強化にもつながります。

紙文書の場合、どれだけ物理的なセキュリティ対策を講じても、文書の改ざんや第三者による持ち出しなどの不正リスクを払しょくするのは困難です。

一方、文書管理システムであれば、保存している文書データが物理的に破損・紛失してしまうリスクを回避することができます。

また、文書ごとに個別で閲覧権限を設定したり、タイムスタンプや証跡管理機能によって改ざんを防止・検知することも可能です。

これらの特徴・機能によって、紙媒体での文書管理よりも強固な内部統制を整えることができるでしょう。

テレワークの促進

文書管理システムの利用は、テレワークの促進にも有効です。

紙媒体で文書管理を行っている場合、書面の印刷や押印、仕分け・ファイリング、取引先への郵送準備といった作業は、基本的にはオフィスにいなければ行うことができません。

一方、文書管理システムを導入していれば、インターネットを介してPCなどのデバイス上で作業を完結することが可能です。

そのため、文書を扱う機会が多いバックオフィス部門であっても、テレワークを促進することができます。

文書にまつわるコスト削減

文書管理システムのメリットとして、文書にまつわるコストの削減効果も挙げられます。

紙媒体の文書管理では、以下のようなコストが発生します。

• 紙代・インク代などの印刷コスト
• 取引先や別拠点に郵送するコスト
• 収入印紙のコスト

など

文書管理システムを導入して、文書を電子データとして管理している場合、上記のようなコストを削減することができます。

また、業務効率化の効果によって作業工数を削減することができれば、人的コストの節約にもつなげることができるでしょう。

データ活用やDXの推進

データ活用やDXの推進という面でも、文書管理システムの活用は効果的です。

紙媒体で文書管理を行っている場合、文書内の情報をデータとして扱うことができないため、情報資産としての活用ハードルは高いと言えます。

一方、文書管理システムで文書データを運用している場合、文書内の情報をそのままテキストデータとして扱うことができ、分析に利用したり、他システムと連携して業務の効率化・自動化を図ることが可能です。

データ分析基盤およびDX推進基盤の構築という意味でも、文書管理システムの導入は有効な施策だと言えるでしょう。

文書管理システム選びのポイント

次に、文書管理システムを選定する際のポイントとして、以下の3点について解説していきます。

• JIIMA認証を取得しているサービス
• 文書のライフサイクルに関連する機能の充実度
• 文書データの送受信もあわせて電子化できるか

それぞれ詳しく見ていきましょう。

JIIMA認証を取得しているサービス

文書管理システムを選ぶ際は、JIIMA認証を取得しているかどうかに注目してみましょう。

先述した通り、国税関係帳簿書類を電子データとして保存するには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
JIIMA認証は、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアに与えられる認証で、JIIMA認証を管理している日本文書情報マネジメント協会の公式サイトで認証製品の一覧を確認することが可能です。
JIIMA認証製品を導入せずに電子帳簿保存法に対応することも可能ですが、体制整備や運用ルールを徹底する負担が大きいため、特別な事情がないのであればJIIMA認証を取得している文書管理システムを選ぶことをおすすめします。

文書のライフサイクルに関連する機能の充実度

文書管理システムを選ぶ際は、文書のライフサイクルに関連する機能の充実度を確認してみましょう。
先述の通り、文書管理とは文書のライフサイクルを適切に管理することであり、ガバナンスと業務効率という2つの観点で機能を確認することが大切です。

機能面の主なポイントとして、以下の点に注目してみるとよいでしょう。

• 他システムで作成したデータも管理できるか
• 社内ルールに沿って文書データを仕分け・保存できるか
• 保存した文書データはさまざまな条件で検索できるか
• 閲覧権限の細かな設定や、閲覧や編集・削除の履歴は管理できるか
• 保存期間が過ぎた文書を速やかに削除できるか

など

文書データの送受信もあわせて電子化可能か

文書管理システムを選ぶうえで重要なポイントとして、文書データの送受信もあわせて電子化できるかどうかという点も挙げることができます。

ウイングアーク１ｓｔが2023年4月に行った調査では、電子帳票の保管・管理と受け取りで異なるツールを利用している人のうち、じつに90.8%の人が「業務効率が悪い」と実感しているほか、76.6％（前年比120.4％）が情報漏洩リスクの高まりを懸念しているという結果が示されています。
この調査結果から、業務効率化の効果を高めたいと考えるのであれば、文書の保管・管理だけでなく送受信に関しても一貫して電子化できるシステムを選ぶことが大切だと言えるでしょう。

▼調査の詳細はこちら
「企業間取引の電子化に関する実態調査」を実施 | ウイングアーク１ｓｔコーポレートサイト

文書管理の効率化を実現する「invoiceAgent 文書管理」

次は、文書管理の効率化を実現する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 文書管理（インボイスエージェント 文書管理）」をご紹介します。

「invoiceAgent 文書管理」は、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアに与えられる「JIIMA認証」を取得しています。

「invoiceAgent」製品や他システムで出力・作成した文書データをまとめて取り込み、設定したルールに基づき自動で仕分け・保存を行います。
複数条件の組み合わせにも対応する高度な検索機能が備わっているので、保存した文書データを速やかに参照・出力することが可能です。
また、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんなどの不正を検知・防止する証跡管理機能も備わっています。
これらの特徴・機能により、文書の効率的なライフサイクルマネジメントを実現可能です。

さらに「invoiceAgent」は、文書管理以外にも以下のような製品をラインナップしています。

• invoiceAgent 電子取引…企業間取引文書の送受信を電子化するソリューション
• invoiceAgent 電子契約…契約における一連の手続きを電子化するソリューション
• invoiceAgent AI OCR…紙媒体で受領・保管している文書をデータ化するソリューション

「invoiceAgent」シリーズを連携することで、文書にまつわる幅広い業務を電子化することができるでしょう。

「invoiceAgent 文書管理」の活用事例

最後に、「invoiceAgent 文書管理」の活用事例を紹介します。

増え続ける帳票の管理を効率化（コアコンセプト・テクノロジー）

DX支援サービスおよびIT人材調達支援サービスを提供する株式会社コアコンセプト・テクノロジーは、「invoiceAgent」の導入により増え続ける帳票の管理を効率化することに成功しました。

かねてより同社では、請求・検収・発注などの対外的な業務、および会計・勤怠・経費精算などの社内業務をクラウド製品の組み合わせにより電子化していました。しかし、基幹システムとSaaSの連携がスムーズではないことに加え、電帳法に対応しているものの検索のユーザビリティが優れていないなどの課題を感じていました。
今後、ビジネスの拡大とともに電子帳票が増えていくことが予想され、基幹システムの刷新を構想開始。全面的にクラウドを採用する方針は維持しつつ、同社にとって最適な組み合わせを検討しました。

その結果、電子帳票に関する機能についてはウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent」シリーズおよび「SVF Cloud」を採用することを決定。ワークフローに関しては、「invoiceAgent」との親和性が高い「X-point Cloud」の導入を決めました。
現在（2023年9月時点）、次期基幹システムの構築が進められており、今後のビジネス拡大を見越すと月間1,000件以上、年間約2万件の電子帳票をinvoiceAgent上で管理する見通しとなっています。

▼事例詳細はこちら
株式会社コアコンセプト・テクノロジーのinvoiceAgent導入事例をもっと見る

グループ全体で改正電帳法に対応（住友不動産）

住友グループの総合不動産会社である住友不動産株式会社は、「invoiceAgent 文書管理」の活用により、グループを含む全社的な改正電帳法への対応を実現しました。

不動産業界は紙のやり取りが多く、事業規模の大きさから取引量も多い同社では、業務効率化のためにペーパーレス化を進めることが大きな課題となっていました。

そうしたなか、コロナ禍に突入しても紙ベースの業務プロセスのために経理部門の在宅勤務が進まないという問題や、電帳法の改正が決まったこともあり、ペーパーレス化の仕組みの検討を開始。
取引先から受領する請求書から電子保存を始めたいという方針や、AI OCRを利用できる点、そして導入実績の豊富さが決め手となり、「invoiceAgent 文書管理」の導入に至りました。

改正電帳法に対応する仕組みを全社規模で構築し、現在ではグループ全体で約700名が「invoiceAgent 文書管理」を利用。
年間約3万枚規模の請求書の電子保存に対応する見通しで、今後のさらなるペーパーレス化にも意欲を見せています。

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改正電帳法への対応に加え、業務効率化とコスト削減を実現（丸木医科器械）

医療機関向けの専門商社である丸木医科器械株式会社は、「invoiceAgent 文書管理」で社外から受け取る帳票類と社内業務で発生する文書の電子保管を実現しました。

同社では従来、取引先とのやりとりはFAXをはじめとする紙ベースで行っており、年間40万枚にものぼる帳票を受領するほか、社内業務で発生する各種書類も膨大な量となっていました。

そうしたなか、コロナ禍に突入して電子取引促進の機運が高まったこと、そして電帳法改正により電子保存要件が緩和されたことを受け、受領する帳票も含めたペーパーレス化および電帳法対応に向けたプロジェクトを開始。
コストを抑えてOCR機能を利用できる点と文書管理まで行える点が決め手となり、「invoiceAgent 文書管理」の導入を決定しました。

外部から送られてくる帳票をスキャン・OCR処理して「invoiceAgent」に取り込み、中間アプリを介して販売管理システムとデータ連携する仕組みを構築。
改正電帳法への対応に加え、保管コストや印刷コストの削減、そして月に約17時間の工数削減に成功しています。

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住宅ローン関連の重要書類を一元管理することに成功（ソニー銀行）

インターネット銀行として質の高い金融サービスを提供しているソニー銀行株式会社は、「invoiceAgent 文書管理」を導入し、住宅ローン関連の重要書類の一元管理を実現しました。

同社の住宅ローンサービスでは、本審査において各種書類の提出を顧客に求めており、郵送・メール添付・FAXという3つの提出方法を採用していました。
しかし、書類の送付から結果のお知らせまでに3～5週間を要しており、サービス強化の観点で期間短縮が課題となっていました。業務フローを見直した結果、書類の受付・管理・事前確認に1～2週間を要しており、ボトルネックとなっていることが判明。
事前確認を含む書類の管理に要する時間を短縮するため、従来の提出方法に「専用サイトへのアップロード」を加えるとともに、各径路で送られてくる書類を一元管理する仕組みの構築にも着手しました。

さまざまなサービスを比較検討した結果、同社は顧客管理に利用しているSalesforceとの親和性が高く、実績も豊富な「invoiceAgent 文書管理」の導入を決断。
導入後、「Salesforce」の「Service Cloud」を中心に顧客情報と文書管理が一元化され、オペレーション負荷の軽減を実現。現在、同社では「invoiceAgent 文書管理」の導入効果を測定している最中ですが、現状でもかなりの時間短縮が実現しているという感触を得ています。

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ソニー銀行株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

文書管理および情報活用におけるセキュリティが飛躍的に向上（松井製作所）

プラスチック成形に関わる機器の開発・製造・販売を手掛ける株式会社松井製作所は、「invoiceAgent 文書管理」を導入して、設計図面や技術情報などの文書管理に役立てています。

同社では以前、設計図面や技術情報などを紙文書で扱っており、印刷・郵送によって国内外の拠点と情報共有していました。

しかし、印刷・郵送の負担や情報共有のタイムラグ、閲覧権限などのセキュリティ面で課題を感じていました。

そこで同社は、「invoiceAgent 文書管理」を導入して新たな情報共有の仕組みを構築。

世界中の各拠点から速やかに情報へとアクセスできるようになり、情報共有にかかっていた工数とコストの削減を実現しました。

さらに、アクセス権限の厳格なコントロールも可能になり、情報管理におけるガバナンス・セキュリティの強化にも効果を実感しています。

▼事例詳細はこちら
株式会社松井製作所のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、文書管理の必要性やルール、文書管理システムを利用するメリットなどをご紹介しました。

適切に文書管理を行うことは、ガバナンスや業務効率の観点で必要不可欠です。

そして、文書管理システムを利用することで、ガバナンスの強化や業務効率化をはじめとした、さまざまなメリットが期待できます。

文書管理に課題を感じている企業や文書管理システムの導入を考えている企業は、今回ご紹介した「invoiceAgent 文書管理」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。